Є два основні способи відображення даних з БД для візуального огляду: 1) у вигляді таблиці; 2) у вигляді форми.
Форма подібна до бланка чи карточки. Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. Одна форма містить дані лише з одного запису.
У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм (в інших програмах, наприклад, MS Works навпаки).
Перехід до форм, окрім кращої візуалізації даних, дає низку додаткових можливостей. Виявляється, що на формі можна зручно розташувати:
• поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо;
• елементи керування: кнопки, перемикачі тощо.
• надписи: заголовки форми, рубрик (а також розрисувати форму чи задати фоновий рисунок-заставку: сутінки, глобус, хмари тощо);
• обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів;
• закладки (багатосторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках). Є декілька способів створення форм, а саме:
• автоматично за допомогою команди Автоформа;
• за допомогою майстра форм;
• вручну за допомогою конструктора форм;
• комбінованим способом. Наприклад, виконавши команду Автоформа ð
У стовпець, отримаємо форму, в якій усі поля з таблиці будуть розташовані в стовпець і вирівняні до лівого краю.
Користувач за допомогою конструктора може змінити розташування полів методом їх перетягування. Щоб перемістити об’єкт у вікні конструктора форми, треба його активізувати і вести над ним курсор, доки останній не набуде вигляду долоні. Після цього можна виконати переміщення методом перетягування.
Використання майстра форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць.
Початківцям створювати форму вручну не рекомендують. Спочатку варто створити форму командою Автоформа або Майстер форм, а пізніше зробити зміни у формі за допомогою конструктора форм.
Розглянемо можливості конструктора форм. Для конструювання форми використовують панель елементів керування з кнопками.
Щоб вставити елемент керування, його треба вибрати на панелі і клацнути на формі у точці вставляння.
За допомогою кнопки Запуск майстра можна вставити у форму в діалоговому режимі інші елементи: кнопки, перемикачі тощо.
З метою виконати обчислення над полями у формі створюють нове поле, наприклад з назвою Сума (для обчислення суми балів учня з усіх предметів), і задають йому значення у вигляді формули
=[Вища мат.]+[Інф]+[Фіз]+[НГ і МГ]+[Анг.мова].
Кутові дужки можна пускати.
Порядок роботи: