Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою форм'ою, тобто відповідно до формуляра-зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, які на-. зиваються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель
побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити таїх розташування в організаційно-розпорядчих документах:
1) державний герб;
2) емблема організації чи підприємства;
3) зображення державних нагород;
4) код установи, організації, підприємства;
5) код форми документа;
6) назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника);
7) повна назва організації, установи чи підприємства — автора
документа;
8) назва структурного підрозділу;
9) індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;
10) назва виду документа;
11) дата;
12) індекс;
13) посилання на індекс та дату вхідного документа;
|
|
14) місце складання або видання;
15) гриф обмеження доступу до документа;
16) адресат;
17) гриф затвердження;
18) резолюція;
19) заголовок до тексту;
20) відмітка про контроль;
21) текст;
22) відмітка про наявність додатка:
23) підпис;
24) гриф узгодження;
25)візи;
26) печатка;
27) відмітка про засвідчення копій;
28) прізвище виконавця та номер його телефону;
29) відмітка про виконання документа й направлення його до справи;
30) відмітка про перенесення відомостей на машинний носій;
31) відмітка про надходження.
Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.
Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.