Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення, що міс­тить інформацію, «зафіксовану на матеріальному носії, ос­новною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі».

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомо­стей довідкового характеру. Оформляють їх на папері, фо­топлівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширенішим є текстовий документ, зміст якого — мов­на інформація, зафіксована будь-яким типом письма або пев­ною системою звукозаписування.

Документи поділяються на види за кількома ознаками.

1. За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телегра­ми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприєм­ствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються відповідно до єдиних вимог.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності. До особистих належать також і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи.

3. За місцем виникнення документи поділяють на внут­рішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх — документи, які є результатом спілкування установи з іншими установа­ми або організаціями.

4. За призначенням розрізняють документи організа­ційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.

5. За напрямком документи поділяють на вхідні й ви­хідні.

Вхідний — це службовий документ, що надійшов до установи.

Вихідний — це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні документи мають однакову форму і заповню­ються у певній послідовності й відповідно до обов'язкових правил (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкрет­ному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друку­ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

7. За термінами виконання документи є звичайні без­строкові, термінові й дуже термінові.

Звичайні безстрокові документи виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за спосо­бом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термі­нових належать документи з позначкою «дуже терміново».

8. За ступенем гласності документи поділяються на загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначку «Таємно». Розго­лошення змісту такого документа веде до кримінальної відпо­відальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування», який проставляють у правому верхньому куті першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

9. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії й виписки.

Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потреби завірений штампом і печаткою. Оригінал пер­шим набуває юридичної сили.

Копія — це точне знакове відтворення змісту оригіна­лу чи іншого документа. На копії документа вгорі праворуч обов'язково робиться помітка «Копія». Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах зав­жди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії нази­ваються відпуском.

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг) з нього.

Якщо документ загублено, видається його повторний при­мірник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

10. За складністю документи поділяються на прості (од­носкладові) і складні.

11. За термінами зберігання документи бувають постій­ного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

12. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними й відтвореними механічним способом.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі служ­бовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов'язаних службових документів, за­стосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.