Облково-довідковий апарат

Обліково-довідковий апарат (ОДА) створюється для забез­печення ефективності пошуку документів, одержання інфор­мації, необхідної при виконанні доручень і при здійсненні конт­ролю за виконанням.

Обов´язковими елементами ОДА є описи і номенклатури справ, каталоги архіву, картотеки.

Основу ОДА складає довідкова та контрольна картотеки, які ведуться канцелярією. Для цього використовується єдина реєстраційно-контрольна картка (див. додатки 8, 10).

Довідкова картотека формується з реєстраційно-конт­рольних карток, які вміщуються до картотеки одразу ж після за­несення на картку необхідних реєстраційних даних про доку­мент, і систематизується за кореспондентською та хронологіч­ною ознаками.

Контрольна картотека забезпечує здійснення контролю за виконанням документів, доручень, забезпечення оперативною інформацією про стан їх виконання.

Картки контрольної картотеки систематизуються за термі­нами із кореспондентською ознакою. Додатковою пошуковою ознакою в ній є вид документа.

Картотеки структурних підрозділів є складовими частина­ми єдиної контрольно-довідкової картотеки і передаються до архіву разом з відповідними справами і документами. На них базуються каталоги архіву.

На базі комп´ютерної мережі організації створюється інформаційно-пошукова система (ІПС), як складова частина систе­ми документаційного забезпечення.

Пошук необхідної інформації здійснюється за видом доку­мента, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконан­ня, змістом (заголовком) тощо.

ІПС забезпечує:

• реєстрацію документів;
• здійснення контролю за виконанням документів;
• формування інформаційно-пошукових масивів;
• зберігання необхідної інформації про документи;
• видача необхідних довідок як довільної, так і встановленої форми тощо.

Інформаційно-пошукові масиви формуються на основі інформації про документи, яка записується за відповідними формами в процесі обробки, проходження та виконання доку­ментів.