Вся інформація зберігається на дисках у вигляді файлів.
Файл — логічно пов'язана сукупність даних, що має власне ім'я.
Ім'я файла складається із двох частин — власне імені та його розширення. Ім'я може містити будь-які символи (літери, цифри), крім спеціальних, прогалини, крапки, знаки підкреслення. Розширення визначає, в якій програмі було створено файл.
Наприклад,doc— документ Word, хls — таблиця Ехсеl, mdb — файл БД Ассеss тощо. Окрему групу становлять завантажувальні, або виконавчі, файли, які мають розширення ехе, соm, Ьаt і використовуються для завантаження (або виконання) програм.
Працюючи з файлами, можна застосовувати імена груп. Їх створюють за допомогою символів-шаблонів: * означає будь-яку кількість будь-яких символів,? — будь-який поодинокий символ. Наприклад, *.* означає вибір усіх файлів, А*, doс — вибір усіх документів Word, імена яких починаються з А.
Усі існуючі на диску файли для зручності групують за певною ознакою. Така група файлів має власне ім'я і називається папкою (або каталогом). У папці можуть бути вміщені інші папки, файли. Найвищий рівень — кореневий каталог (папка). Будь-яка папка не може містити файли з однаковим іменем.