Классификация документов

Организация потоков информации предполагает:

· Определение источников и потребителей информации в соответствие с функциями и задачами управления.

· Определение состава информации, периодичность ее циркуляции и форм представления

· Разработку документооборота

· Использование комплекса технических средств для организации потоков информации

· Установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Организация процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации предполагает:

· Разработку технологических процессов необходимыми техническими средствами

· Подбор, обучение кадров для обработки информации

· Распределение между подразделениями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребления.

Хранение информации или «память» организации является необходимой и сложной проблемой любой организации.

Хранение информации прежде всего означает обеспечение ее доступности в случае необходимости. При небольшом объеме работ можно положиться на память отдельных служащих или на архивы. Но даже в офисе из 3-4 человек необходимо использовать системные методы регистрации и хранения документов и бумаг, чтобы содержащаяся в них информация была доступна всем членам организации. При создании любой системы регистрации и хранения надо формировать ее так, чтобы

· Материал всегда был доступен

· Материал регистрировался, хранился и выдавался из архива с минимумом затрат.

Организация процессов хранения, обновления, переработки и передачи информации (которой занимается подсистема информационного обеспечения) включает 2 блока:

· Первый блок решает следующие задачи

20. Выявление, регистрацию, обработку и выдачу данных, характеризующих фактическое состояние процессов производства и управления

21. Определение отклонений фактически полученных данных о состоянии процессов производства и управления в соответствие со специальными функциями и задачами системы управления.

22. Распределение информации между руководителями, отдельными подразделениями и исполнителями в соответствие с их участием в решении задач системы управления.

Главным подразделением по данному блоку целесообразно назначать АСУ, ИВЦ и др. подразделения имеющие ЭВ технику.

· Второй блок решает следующие задачи:

· Обеспечение органов управления и специалистов предприятий научно – технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях в науке, технике, технологии и экономике.

· Обеспечение органов управления информацией о материалах поступающих в библиотеку и др. служб. Эта информация должна постоянно пополняться и обновляться.

В современных организациях существуют специальные информационные подразделения, основной целью которых является сбор информации из внутренних и внешних источников. Однако за сбор информации должен быть ответственен каждый член организации.

В управленческой деятельности сегодня идет поиск способов интенсивного и более эффективного использования информации. В то же время растут требования к информации, используемой в управлении.

К таким требованиям относятся:

· Оптимальность и полнота

· Объективность

· Точность и достоверность

· Своевременность

· Оперативность.

Социологические исследования свидетельствуют, что только 40% информации перерабатывается и используется в процессе управления.

Согласно опросу 250 тыс. работников 2 тыс. разных зарубежных кампаний обмен информацией является самой сложной проблемой управления. Руководитель любого уровня должен представлять суть информационного обмена и коммуникационного процесса, обладать хорошо развитым умением общаться устно и письменно, понимать как среда влияет на обмен информацией.

В связи с этим для руководителя очень важно умение слушать, убеждать, выступать перед людьми. Очень часто именно этого не хватает руководителям. Они зачастую полагают, что большинство людей думают так, как они. Успехи подчиненных они склонны объяснять внешними обстоятельствами, а неудачи – личными. Руководитель любого уровня должен знать. Что при общении с подчиненными возникает ошибка «неравных возможностей ролевого поведения». Суть его заключается в том, что общаясь с подчиненным руководитель всегда имеет определенное преимущество в выборе для себя способа взаимодействия, позволяющего сочетать строгий контроль с неформальностью поседения. Возможности же подчиненного в этой ситуации более ограничены. В результате создается ситуация, когда руководитель говоря с подчиненными апеллирует не к подлинным причинам каких-то неудач, а к тем, которые легче припоминаются и воображаются. Отсюда, принимаемые решения бывают некорректным даже ошибочным. Чтобы такого не происходило, при любом разговоре с подчиненными необходимо контролировать ситуацию и знать пять ступеней влияния на людей.

· Ступень – расположить к себе. Условия: наладить контакт, проявить внимание, симпатию, показать готовность к разговору.

· Ступень – заинтересовать т.е. представить выгодные стороны, пробудить и углубить интерес, определить взаимную заинтересованность.

· Ступень – убедить, для чего необходимы логика, аргументация. Обоснованность, деловитость.

· Ступень – воздействовать. Здесь необходимы активность и мотивированность.

· Ступень – завоевать. Для этого необходимы достоверная информация, непоколебимость, доверительные отношения. Последнее особенно важно в общении с подчиненными, чтобы нисходящая от руководителя информация воспринималась как можно более полно. Условиями доверительных отношений являются следующие обстоятельства:

10. Открытая демонстрация своих намерений. Частыми причинами недопонимания могут быть склонность некоторых руководителей не говорить того, о чем они действительно думают и чего хотят, чрезмерное желание говорить самим, а не слушать других людей.

11. Проявление теплоты, доброжелательности в отношениях друг с другом.

12. Компетентность руководителя.

13. Убедительное изложение информации.

Причины неумения слушать:

· Отставание слова от мысли

· Стремление навязать собеседнику желательный для него ответ.

· Неумение сиюминутную критику информации подчинить содержательному ее рассмотрению.

· Плохое понимание информации.

· Антипатия к говорящему

· «Cтатусная» самоуверенность руководителя, полагающего что он все знает, ему и так все понятно.