Условия профилактики организационных конфликтов

3. Распределение задач.

4. Передача компетенций.

5. Распределение ответственности и полномочий.

6. Соблюдение инстанций.

7. Обязательное информирование сотрудников.

8. Наличие соответствующих заместителей.

9. Контроль за выполнением приказов.

10. Согласование действий (координация).

11. Методическое руководство.

12. Штабные подразделен я.

13. Хорошие отношения с сотрудниками, ибо человек главное в организации.

Распределение и разделение задач между сотрудниками требует определенного профессионализма руководителя. Чем понятнее эти задачи, тем легче людям включаться в деятельность организации и меньше возникает разногласий. Для этого каждый руководитель должен ответить для себя на ряд вопросов:

· Понятно ли я распределяю задания для сотрудников?

· Понимают ли мои сотрудники эти задачи?

· Знают ли они как их работа связана с работой их коллег?

· Знакомы ли они с организационной структурой предприятия?

· Сознают ли работники что они являются частью одного большого целого?

Передача компетенции. Правильное и четкое разграничение компетенции руководителем дает ему возможность уделять больше времени собственным задачам и усиливает чувство ответственности у сотрудников. При этом полная ответственность все же лежит на руководителе, поэтому он постоянно должен себя спрашивать:

25. Достаточно ли полномочий предоставлено сотрудникам?

26. Предоставляю ли я сотрудникам достаточно возможностей принимать решения в пределах их компетенции, в максимальном объеме?

27. Используют ли сотрудники предоставленные им полномочия или их нужно смелее поощрять на принятие самостоятельных решений?

28. Требуется ли от меня решения проблем, с которыми в состоянии справится сами сотрудники?

29. Не противоречат ли мои приказы решениям какого – либо из сотрудников принятого им самостоятельно?

30. Понимают ли они в полной мере, какая большая ответственность возложена на меня лично?

31. Готов ли я полностью взять ответственность на себя, не прибегая к желанию все решать самому?

Распределение ответственности и полномочий и их соответствие для каждого работника. Если сотрудник, несмотря на имеющиеся у него в распоряжении средства, не в состоянии выполнить возложенную на него задачу, он обязан отказаться от ее выполнения. Руководитель должен спрашивать себя:

· В полном ли соответствии находятся полномочия и ответственность работников?

· Понятны ли эти отношения им?

Соблюдение инстанций предполагает строгую передачу приказов по инстанциям. Исключения могут быть сделаны в случае срочной необходимости, при этом поставив в известность инстанцию, которая не была уведомлена. Что касается менее важных приказов их можно передавать устно, непосредственно заинтересованному работнику, поставив в известность руководителя, но без передачи по инстанциям. Контрольными вопросами для руководителя должны стать следующие;

· Соблюдаю ли я сам правило передачи приказов, касающихся важных дел по инстанциям?

· Информирую ли я обойденную инстанцию. Если распоряжаюсь сразу на месте?

· Соблюдают ли это правило мои подчиненные?

· Не соблюдается ли во вверенной мне области оформление дел по инстанциям бюрократически и в менее значимых вопросах?

· Уменьшу ли я свою нагрузку, если разрешу своим подчиненным решать вопросы прямо, без прохождения инстанций?

Обязательное информирование сотрудников, чтобы каждый из них знал, что является самым главным на его участке работы. Контрольные вопросы для руководителя:

· Действительно ли мои сотрудники информированы обо всем, что касается их должности?

· Не является причиной низкой заинтересованности сотрудников их плохая информированность?

· В достаточной степени и правильно ли информируют меня мои сотрудники?

· Достаточно ли времени я уделяю для общения со своими сотрудниками?

· Умею ли я слушать и слышать своих сотрудников?

· Спокойно ли я их слушаю или не даю высказаться?

· Не отталкиваю ли я своих сотрудников тем, что срываю на них злость?

· Правильно ли и в достаточной ли мере я информирую своих вышестоящих руководителей?

· Является ли моя информация деловой и объективной?

Наличие соответствующих заместителей. В каждой должности важно иметь не только компетентного руководителя, но и соответствующего заместителя. Он не только должен полностью быть знаком с делом и хорошо информирован, но и должен быть готов в необходимой ситуации заменить руководителя на его посту. Контрольные вопросы:

25. Обеспечен ли мне заместитель?

26. Имеет ли мой заместитель достаточно полномочий на время моего замещения?

27. Информирую ли я его в полной мере?

28. Готовлю ли я из своих сотрудников будущие руководящие кадры?

Контроль за выполнением приказов является правом и обязанностью руководителя. Руководитель не может и не должен издавать приказ до тех пор, пока не удостоверится в возможности его выполнения. Контроль может быть заменен оперативной информацией руководителя, регулярные обсуждения вопросов с непосредственными исполнителями и возложение определенных конкретных функций на специализированные службы. Важной предпосылкой ограничения чрезмерного контроля является осознание личной ответственности каждым сотрудником. Контрольные вопросы:

18. Соблюдаю ли я контроль во вверенной мне области? Или наоборот не устали ли мои подчиненные от мелочного контроля?

19. Какие меры необходимо принять для контроля в моем отделе?

20. До какой степени мне удастся избавиться от чрезмерного контроля, если я добьюсь организованной подачи информации?

21. Понимают ли мои сотрудники необходимость организованного контроля?

22. Нахожу ли я понимание у своего начальника в вопросах о необходимости контроля?

23. Облегчаю ли я ему контроль регулярной подачей информации?

Согласование действий (координация) действий для обеспечения сотрудничества между работниками. Для этого необходимо наладить контакты между ними. Очень эффективным способом поддержания контактов являются умело организованные совещания, небольшие комиссии специалистов, создаваемые с целью решения возникающих проблем. Контрольные вопросы:

5. Поддерживаю ли я усилия своих сотрудников по улучшению сотрудничества в коллективе?

6. Всегда ли я и мои сотрудники готовы к обсуждению очередных проблем?

7. В достаточной ли мере я сотрудничаю с коллегами из других отделов?

8. Принимаю ли я во внимание возражения в каждой ситуации или ставлю всех перед свершившимся фактом?

9. Готов ли я к сотрудничеству на совещаниях?

10. Являются ли мои выступления всегда деловыми, коротким и защищающими интересы предприятия?

Методическое руководство. Обеспечивается путем передачи определенных задач, относящихся ко всей организации специализированным службам, которые получают точные полномочия и может самостоятельно принимать решения по повседневным вопросам (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Контрольные вопросы:

· Соблюдаю ли я точно оговоренные задачи и полномочия?

· Охотно ли я передаю часть своих полномочий другим службам?

· Облегчаю ли я работу этих служб тем, что вовремя им представляю необходимую информацию и провожу консультации?

· Поддерживаю ли я их своим отношением к подчиненным?

Штабные подразделения. Правильно организованная штабная служба и обеспечение открытого сотрудничества руководителями линейных и штабных подразделений.

Хорошие отношения с сотрудниками, ибо человек главное в организации, его важнейший ресурс. Руководитель обязан обеспечить хорошие отношения и сотрудничество между людьми. Организации должны содействовать развитию инициативы, активности, трудолюбия, решительности, заставлять сотрудников идти на риск, завязывать дружеские отношения. Контрольные вопросы;

21. Есть ли во вверенной мне организации механизм, предоставляющий свободу действий сотрудникам в рамках существующих правил?

22. Нет ли в организации излишней регламентации, которая ослабляет инициативу и творческую активность сотрудников?

23. Нет ли у сотрудников предубеждений против организационных правил только потому, что их не понимают?

24. Способствует ли взаимодействию сотрудников введенная организация труда?

Таким образом, не существует бесконфликтных организаций, однако руководитель знающий основные принципы развития конфликтов, формы и методы их разрешения, способы профилактики может свести их до минимума. Каждый сотрудник организации должен знать, что организация может функционировать только тогда, когда все члены соблюдают его основные правила. Вряд ли можно изменить своего начальника, но себя можно изменить всегда. Если каждые начнет с себя, тогда можно обеспечить совместную деятельность. Самый ценный капитал организации это заинтересованные сотрудники. Он не внесен в баланс организации, но от него зависит ее успех и руководители всячески должны поддерживать заинтересованных работников.

Практические рекомендации руководителям и подчиненным по предупреждению и разрешению конфликтных ситуаций:

Рекомендации руководителям

По предупреждению конфликтов с подчиненными:

ставьте ясные, конкретные и выполнимые задачи;

обеспечьте выполнение поставленной задачи подчиненному всем необходимым;

текущий контроль за исполнением распоряжения снижает вероятность возникновения конфликтов в связи с качеством и своевременностью выполнения указания;

не спешите с однозначным выводом качества деятельности подчиненного;

достигнутое подчиненным в службе оценивайте, исходя из начального положения дел и успехов других, а не только на основе поставленной задачи;

не делайте подчиненных "козлами отпущения" за свои управленческие ошибки;

не превращайте подчиненных в "громоотвод" ваших конфликтных отношений с вышестоящим руководством;

критикуя подчиненного, оценивайте поступок, а не личность;

будьте справедливы и честны: помните, что люди больше всего не любят несправедливости;

реже наказывайте и чаще помогайте исправлять допущенную подчиненным ошибку;

уважайте права подчиненного.