2015-10-13
890
На любом предприятии создается, редактируется и хранится большое количество документов, как в бумажном, так и в электронном виде. При этом, как правило, единая система управления документами отсутствует, что приводит к дублированию информации, невозможности поиска (в приемлемые сроки) и, соответственно, повторного использования документов. Все это является причиной того, что опыт, накопленный на предприятии, не используется, а руководители различных уровней не обладают полной информацией и, следовательно, решения принимаются при недостатке информации необходимой для оперативного управления. Еще один из важных аспектов этой проблемы – безопасность, которую трудно обеспечить при отсутствии единой системы управления документами. В результате все это отражается на экономической эффективности предприятия.
Для решения таких проблем есть специализированный класс программного обеспечения – Системы Электронного Управления Документами. Lotus Document Manager относится к их числу.
Основные возможности и преимущества Lotus Document Manager:
1. Простота использования. Интуитивно понятный интерфейс и использование знакомых метафор (кабинет, шкаф, папка) позволяют быстро освоиться и приступить к работе. Возможность использования клиентского программного обеспечения привычного пользователю - Lotus Notes, Web-браузер, Windows Explorer, Microsoft Office или другое.
2. Организация совместной работы над документами. Технология распределенного редактирования документов Document Manager позволяет членам рабочих групп из разных географических мест работать с содержимым файловых кабинетов, обеспечивая при этом глобальную целостность документов среди всех реплик кабинетов.
3. Создание единого электронного архива предприятия. Отказ от локальных архивов позволит избежать дублирования информации и уменьшить суммарную стоимость владения.
4. Управление жизненным циклом. Удобное управление версиями документов любого типа – от электронной таблицы до видеоклипов.
5. Защита данных. Document Manager предоставляет проверенные временем, мощные средства защиты данных Domino.
6. Полнотекстовый поиск. Document Manager обеспечивает поиск по атрибутам и по контексту документов. Во время поиска учитывается уровень доступа пользователя.
