Технічне забезпечення менеджменту персоналу

Вирішення завдань менеджменту персоналу з мінімальними трудовими та вартісними витратами, із необхідною точністю і достовірністю та в установлені строки неможливе без застосування сучасних засобів обчислювальної техніки, оргтехніки та оперативної поліграфії.

Застосування сучасних технічних засобів дозволяє підвищити продуктивність праці лінійних, функціональних керівників і працівників кадрової служби, прискорити обробку кадрової інформації, підвищити якість і оперативність рішень в галузі менеджменту персоналу, а також культуру управлінської праці.

До технічних засобів менеджменту персоналу належить вся сукупність засобів, які застосовуються в процесі управлінської праці: від найпростіших пристроїв до сучасної електронно-обчислювальної техніки.

Технічні засоби умовно можна поділити на три групи:

- прості пристрої та знаряддя праці;

- організаційна техніка;

- обчислювальні машини.

До простих пристроїв і знарядь праці належать канцелярські прилади (ручки, олівці, лінійки, папір різного формату, ножиці, кнопки, скріпки тощо), засоби лічення (калькулятори), різні пристрої та прилади (дироколи, степлери), папки та швидкозшивачі, файли, які застосовують для полегшення управлінської праці. Повне та своєчасне забезпечення працівників, що виконують функції менеджменту персоналу, даними пристроями та знаряддями сприяє продуктивнішому використанню їхнього робочого часу.

Засоби оргтехніки включають великий перелік різних пристроїв, які поділяються на такі основні групи:

1) засоби складання документів;

2) засоби копіювання і розмноження документів;

3) засоби оброби документів;

4) засоби зберігання, пошуку і транспортування документів;

5) засоби і системи передачі та відтворення даних – засоби управлінського зв’язку.

До засобів складання документів відносяться:

1.Друкарські машини. В управлінні використовуються усі види друкарських машин, але перевагу слід віддавати електронним, які полегшують працю завдяки механізації деяких операцій та зниженню сили удару на клавіші.

2.Письмові автомати – пристрої, що за заданою програмою можуть обробляти тексти, змінюючи їхню форму і зміст. Мають змінне програмне забезпечення, оперативну і зовнішню пам’ять.

3.Диктофонна техніка використовується для запису розпоряджень, наказів, листів, виступів і наступного друкування текстових документів. Диктофонна техніка дає змогу уникнути непродуктивних витрат часу управлінських працівників на підготовку документів.

4.Комп’ютери, обладнані відеотермінальними пристроями, призначеними для показу на екрані текстів, які вводяться з клавіатури або спеціальних магнітних носіїв інформації.

Засоби копіювання та розмноження документів включають:

1.Репрографічні засоби (фотографічні, діазографічні засоби, засоби мікрокопіювання, електрографічне, термографічне копіювання), з допомогою яких відображають оригінали на поверхні матеріалу копії. На підприємствах широке розповсюдження отримали високошвидкісні апарати різних модифікацій типу “Ксерокс”, “Канон”, на яких можна здійснювати пряме малотиражне розмножування документів без виготовлення спеціальних форм.

2.Оперативна поліграфія (офсетний, трафаретний, гектографічний способи друку) - це засоби і методи оперативного розмноження документації за спрощеною поліграфічною технологією.

Засоби обробки документів призначені для канцелярських робіт й включають: фальцювальні, аркушепідбірні, сортувальні, різальні, штемпелювальні, адресувальні машини та пристрої, ламінатори, зшивачі, нуменатори, конвертовідкривачі, машини для знищення документів.

Засоби зберігання, пошуку і траспортування документів покликані забезпечити швидкий пошук і надійність зберігання документів. Службові документи розміщуються в столах, шафах, стелажах і сейфах. Для зберігання документів застосовуються папки-реєстратори, архівні папки, лотки для паперів. Для зберігання особистих і абеткових карток працівники відділу кадрів застосовують картотеки. Для транспортування документів може використовуватись повітряна (пневмо) пошта. Пневмопошта призначення для оперативного внутрішнього транспортування документів, вміщених у спеціальний патрон.

Засоби управління зв’язку – це пристрої для передачі та прийняття інформації, які охоплюють:

1.Засоби телефонного зв’язку. Застосування телефонних підсилювачів, пристроїв автоматичного набору телефонних номерів (автонабори), автоматичних телефонних відповідачів, секретарів-автоматів сприяє підвищенню ефективності використання телефонного зв’язку.

2.Засоби телеграфного, фототелеграфного та телеавтографного зв’язку: телеграфи, факси, факс-модеми.

3.Електронна пошта.

Обчислювальні машини застосовуються для механізації та автоматизації логічних і технічних операцій, розрахунків, вирішення облікових, аналітичних та інших завдань. Особливо перспективним для підвищення ефективності менеджменту персоналу є застосування електронних обчислювальних машин (ЕОМ).

Фінансове забезпечення менеджменту персоналу.

Фінансування діяльності в галузі персоналу відбувається за рахунок витрат на випуск продукції (послуг). При цьому витрати можуть бути як внутрішніми, так і зовнішніми.

До внутрішніх витрат відносяться: оплата праці та різні соціальні виплати, витрати на поліпшення умов праці, оснащення робочих місць, модернізацію обладнання, ремонт будівель і споруд виробничого, соціально-побутового та культурного призначення та ін.

Що стосується матеріального заохочення працівників, то джерелом коштів на оплату праці госпрозрахункових підприємств є частина доходу та інші кошти, одержані внаслідок їхньої господарської діяльності. Для установ і організацій, що фінансуються з бюджету – це кошти, які виділяються з відповідних бюджетів, а також частина доходу, одержаного внаслідок господарської діяльності та інших джерел.

Зовнішні витрати включають: оплата договірних зобов’язань з навчальними закладами, службами зайнятості, кадровими агентствами, центрами підготовки, витрати на рекламу та ін.

Керівництво багатьох підприємств, особливо це стосується вітчизняних підприємств, не розглядає діяльність в галузі персоналу як необхідну та головну. Тому за несприятливих кон’юнктур ринку витрати на підбір, розстановку, навчання працівників, створення сприятливих умов праці, стимулювання персоналу тощо скорочується в першу чергу.

В індустріально розвинених країнах світу діяльність в галузі персоналу розглядається як надприбуткова, а витрати на персонал – як інвестиції.

Тому на даному етапі розвитку нашої держави особливо актуальним є питання зміни світогляду, принципів і установок як керівників підприємств, організацій і установ, так і представників органів державної влади на персонал як об’єкт управління.