Наше понимание друг друга при телефонных беседах хуже, чем при непосредственной встрече. В результате нередко возникают недоразумения. Вот пример одного из них.
Директор фирмы позвонил из другого города: «Завтра приезжаю в 11 часов. Пришлите машину». Секретарь, принявшая звонок, предупредила шофера, чтобы в 11 вечера он встречал шефа.
Назавтра в 11 утра звонит директор и раздраженно спрашивает, почему его не встречают. Секретарь: «Иван Петрович, вы же всегда приезжали вечером, я и подумала, что в 11 вечера...»
Комментарии излишни.
Телефон усугубляет недостатки речи. Особенно неразборчиво передаются числа и числительные.
А теперь — о 10 телефонных «грехах». Назовем наиболее распространенные:
1) неопределенность цели разговора;
2) импровизация вместо подготовки к разговору;
3) неблагоприятное время для телефонного разговора;
4) долгий поиск номера абонента;
5) звонок без предварительной ^подготовки необходимых материалов;
6) не записаны предварительно ключевые слова, план разговора;
|
|
7) не называется цель разговора;
8) монологи вместо выслушивания ответов на поставленные вопросы;
9) отсутствует последующая запись делового разговора;
10) неконкретность договоренностей.
Иные звонят из-за растерянности, беспомощности, тщеславия, в поисках «отдушины», а иногда желая произвести впечатление занятости, избавиться от скуки и т.п. А вы?
Итак...
• Поставьте телефон в удобное место.
• Запомните советы, которые только что прочли.
• Сделайте так, чтобы с вами всегда можно было связаться.
Желаем успеха!
ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ
Мудр, кто знает нужное, а не многое.
Эсхил
Вопросы
1. Как пишется дата при отправке письма в Европу: а) месяц, день, год; б) день, месяц, год?
2. То же— при отправке письма в США.
3. Приняты ли в международной переписке сокращения написания дат типа 21.03.1996?
4. Где ставят исходящий номер на фирменных бланках при отправке письма за рубеж?
5. Какую дату ставят на письме: написания или отправления?
6. Где ставят точки в адресе и дате при отправке письма за рубеж?
7. Сколько интервалов отступают при Печатании с красной строки?
Ответы
1. При отправке письма в Европу дату пишут так: день, месяц, год. Например, 21 марта 1996.
2. Письмо в США датируется следующим образом: название месяца, число, год. Например: May 3, 1996.
3. В международной переписке не приняты сокращения в написании дат. Название месяца пишут полностью (словом).
4. Исходящий номер на корреспонденции за рубеж писать не принято. Поэтому его ставят только на копии пиеьма, остающейся у вас.
5. На письме ставят дату его отправления, а не написания.
6. При написании адреса и даты точки не ставят нигде.
7. При печатании с красной строки отступают 5 интервалов.