Обґрунтування потреби виділення бізнес-процесів організації

Отже, бізнес-процеси групують різні види діяльності компанії за результатом, важливим для кінцевого клієнта або партнера компанії. Бізнес-процеси показують послідовність і взаємозв'язки робіт, необхідні ресурси і умови виконання. Як ресурси розглядають сировину, фінанси, людей, устаткування, інформаційні системи і так далі. Бізнес-процеси можна оцінити з точки зору вартості їх для компанії і прибутку, який вони приносять. А куди ж поділися посадові функції і як бути з ними? Посадові функції нікуди не пропали, вони трансформувалися в конкретні роботи і операції і тим самим стають зрозумілішими своїм виконавцям: визначається їх час і контекст в загальній діяльності компанії, а також умови їх виконання.

У практиці зустрічається 5 цілей, для досягнення яких застосовується виділення і опис бізнес-процесів компанії:

1. Для регламентації діяльності компанії. Щоб досягти від співробітників розуміння свого місця, своєчасного завершення завдань і якісного виконання роботи необхідно описати їх діяльність і діяльність компанії в цілому. Ця необхідність виникає не відразу, а на певному етапі розвитку компанії. Для регламентації діяльності застосовуються два типи документів. По-перше, Положення про підрозділи і Посадові інструкції - ці документи служать для фіксації місця кожного співробітника і керівника в оргструктурі, а також містять повний перелік функцій кожного працівника. По-друге, Регламенти бізнес-процесів компанії і Технологічні інструкції. Ці документи фіксують порядок виконання робіт, відображають важливі моменти взаємодії окремих співробітників і підрозділів, містять правила, які виконують всі учасники процесу. За наявності регламентів бізнес-процесів положення про підрозділи і посадові інструкції виходять короткими і точними. У них укрупнено зазначаються функції підрозділу або співробітника компанії, а також бізнес-процеси, в яких вони беруть участь.

2. Для управління компанією. Управління компанією як сукупністю бізнес-процесів називається процесним підходом до управління. Цей підхід використовується в міжнародних стандартах системи менеджменту якості: ISO, TQM. Впровадження процесного підходу до управління дозволяє підприємству переходити у вищу лігу бізнесу, претендувати на партнерства з компаніями-лідерами, конкурувати на світовому ринку. Процесний підхід дозволяє перебудувати систему управління підприємством так, щоб на кожен ключовий бізнес-процес був визначений власник, який несе відповідальність за результат, маючи ресурси і повноваження для управління процесом. Управління бізнес-процесами здійснюється по циклу Демінга або циклу PDCA (плануй-роби-перевіряй-впливай/корегуй), при цьому кожен бізнес-процес має показники, по яких оцінюється хід процесу і його результати.

Рисунок 2.1. Цикл PDCA

3. Для оптимізації діяльності компанії. «Немає такої речі, яка б не могла бути покращена». Для проведення оптимізації необхідні три речі: цілі, об'єкт оптимізації і його показники. Які б не ставив топ-менеджер цілі оптимізації діяльності компанії, бізнес-процеси - це ідеальні об'єкти для проведення змін. Вони мають чіткі межі, показники, а головне - результат, який потрібний зовнішньому або внутрішньому клієнтові. Регулярно проводити оптимізацію бізнес-процесів для західного топ-менеджера вже стало «хорошими манерами» в бізнесі.

4. Для автоматизації діяльності компанії. Інформаційні технології - невід'ємна частина нашого життя, і більшість компаній мають різні інформаційні системи, що автоматизують їх діяльність. Програмісти народ одержимий, у них щире бажання заподіяти таку «користь», щоб всім стало добре, і вся рутинна робота виконувалася одним натисненням кнопки Enter на клавіатурі. Але перш, ніж інформаційна система запрацює, в неї треба закласти бізнес-модель компанії, тобто формалізовані алгоритми і закономірності діяльності, про які програмісти не знають. Тут на допомогу приходять бізнес-процеси, як універсальна мова менеджерів і програмістів. Крім того, формалізовані моделі бізнес-процесів компанії дозволяють топ-менеджерам закласти в інформаційну систему новий порядок і механізми, що розвивають компанію.

5. Для тиражування бізнесу. Якщо топ-менеджер хоче швидко і успішно відкривати філії або представництва, будувати мережеву компанію, то треба розробити типову «валізку», яка містить оргструктуру, схеми роботи, регламентуючі документи тощо. Наявність типової «бізнес-валізки» дозволяє швидко відкривати нові майданчики - це істотно полегшує процедуру розвитку компанії. Основною складовою цієї «валізки» є опис бізнес-процесів, як набір правил, норм, процедур, плюс графічне, динамічне представлення бізнесу. Опис бізнес-процесів допоможе перенести успішний досвід організації бізнесу з однієї компанії на іншу, і, звичайно, дозволить швидше налагодити роботу в новій філії або компанії.

В основному для опису і оптимізації бізнес-процесів запрошуються консультанти: вони мають досвід і уміють організувати таку роботу. Проте жоден консультант не в змозі описати бізнес-процеси компанії без участі менеджерів і ключових співробітників. Опис і оптимізація бізнес-процесів - це творчість, перш за все, самих співробітників компанії. Консультант може організувати проект, навчити методологіям і інструментам, необхідним для проведення проекту, розповісти про досвід інших компаній і узяти на себе особливо складну роботу по моделюванню бізнес-процесів.

Якщо говорити про проведення опису і оптимізації бізнес-процесів силами самої компанії, то описом бізнес-процесів може зайнятися відділ внутрішнього аудиту, відділ менеджменту якості і навіть відділ інформаційних технологій. Це залежить від рівня розвитку компанії, наявності сильних лідерів і корпоративної культури. Основна помилка проектів такого роду це те, що оптимізацію бізнес-процесів і впровадження змін доручають співробітникам компанії, які не мають відповідних повноважень. Успішно керувати проектом по опису і оптимізації бізнес-процесів компанії може тільки топ-менеджер. Часто в цій ролі виступає директор по розвитку.

Для опису і оптимізації бізнес-процесів в компанії створюється робоча група, в яку входять: «замовник», управлінці середньої ланки, ключові співробітники компанії і співробітники відділів, які займатимуться описом бізнес-процесів. Причому «замовник» - це той, кому реально в компанії необхідні «стрункі» і ефективні бізнес-процеси. В основному, «замовником» виступає один з топ-менеджерів або власників бізнесу. Дуже рідко ініціаторами опису і оптимізації бізнес-процесів виступають рядові співробітники компанії. Вони розуміють, що це треба, але не завжди хочуть змін в роботі.

Тривалість робіт по опису і оптимізації бізнес-процесів може скласти 6-8 місяців. Це залежить від досвіду і кваліфікації виконавців, інтенсивності робіт і виділених ресурсів (людських, фінансових). Якщо опис і оптимізація бізнес-процесів затягується на більший термін, то вони можуть втратити свою актуальність, а компанія - свої гроші, витрачені на ці роботи. Нижче представлена послідовність і сумарна тривалість робіт одного з проектів по опису і оптимізації бізнес-процесів (див. таблицю 2.1).

Таблиця 2.1.

Опис і оптимізацію бізнес-процесів не можливо зробити легко, швидко і без проблем. Часто в таких проектах виникають наступні складнощі:

- По-перше, це організація робіт. Не можна покладатися на те, що якийсь «стажист на півставки» сам пройде по компанії і все опише. Опис бізнес-процесів - це робота, в результаті якої співробітники компанії, а найголовніше топ-менеджери, переусвідомлюють свою діяльність, перебирають її «по кісточках» і вже сам цей момент дуже цінний. Опис і оптимізація бізнес-процесів повинні сприйматися як щось важливе для компанії в цілому, і відповідно вся компанія повинна залучатися до цього процесу разом з топ-менеджерами. Організовувати таку роботу треба як проект і по максимуму використовувати інструменти проектного менеджменту.

- По-друге, це, звичайно ж, опір персоналу. Хоча точніше це можна сформулювати як сумнів і перевірку. Співробітники компанії завжди сумніваються в результатах змін і перевіряють своїх лідерів на рішучість довести почате до кінця. Подолати це можна шляхом інформування, переконання і залучення рядових співробітників не тільки в процес впровадження змін, але і в розробку і планування змін. Слід дати їм «карти в руки», дозволити вплинути на зміну компанії на краще. Опис і оптимізація бізнес-процесів спрямовані на розвиток компанії, і не треба забувати, що це додаткова робота для більшості співробітників компанії. Якщо їх мотивують на цю роботу, то, поза сумнівом, можна отримати добрі результати.

- По-третє, це впровадження. Упровадити нові бізнес-процеси можна тільки «зверху»: якщо топ-менеджери компанії активно не підтримуватимуть зміни, то рядові співробітники тим більше. Крім плану впровадження змін необхідно визначити і спеціальні процедури по подальшому використанню бізнес-процесів:

– ознайомлення нових співробітників компанії з їх роботою при введенні в посаду;

– вирішення спірних питань про розподіл відповідальності в компанії і взаємодії підрозділів;

– актуалізація опису бізнес-процесів відповідно до реальності;

– постановка завдання для програмістів;

– періодичний аналіз і вдосконалення бізнес-процесів.

Якщо не будуть упроваджені ці процедури, то з такою працею отриманий опис бізнес-процесів буде нікому не потрібним.

Сьогодні, конкуренція змістилася з виробничих характеристик бізнесу на уміння передбачати і задовольняти потреби клієнтів. Що б вижити або навіть досягти успіху в умовах все більш жорсткої конкуренції, компаніям необхідно вийти за рамки функціонального принципу побудови своїх підрозділів і звернути увагу на процеси. Процесний погляд на компанію дозволяє поставити в у центр уваги клієнта і задоволення його потреб.