Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами. Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных документов.
Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат→Ячейки....
Рисунок 69 - Элементы диалогового окна «Формат ячеек»
В окне " Формат ячейки " (рис. 69) нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке " Выравнивание " в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:
· флажок " переносить по словам " – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);
· группа полей " Ориентация " – для расположения текста вертикально или с наклоном;
· поле " отступ " – для задания отступов слева (единица измерения - символ).
|
|
Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки, следует предварительно объединить эти ячейки. Пример показан на рисунке 70 (ячейки B2:D2).
Рисунок 70 - Объединение ячеек
По умолчанию для ячеек установлен режим " Общий ". Это означает, что Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Это может приводить к нежелательным результатам. Например, запись 02.03.03 может быть преобразована в 02.03.2003, поскольку Excel распознает ее как дату, а запись 02835 будет преобразована в 2835, поскольку Excel распознает ее как число. В обоих случаях, если необходимо точно воспроизвести данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек выбираются из списка на вкладке " Число " окна " Формат ячеек ".
Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов, принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами и не оформлять абзац как набор строк, расположенных в отдельных ячейках.
Замечание. Следует учитывать, что нажатие клавиши Enter приводит к завершению ввода текста в текущую ячейку, а не к переходу к новому абзацу. Для формирования нового абзаца в пределах текущей ячейки следует нажимать Alt+Enter.
Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:
· определить область листа, которую будет занимать текст и, либо "растянуть" ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи (второе применяется чаще);
· установить для выбранной области режим " переносить по словам ";
· ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;
· отрегулировать высоту области, содержащей текст.
Замечание. В отличие от Word, минимальная высота строки таблицы не ограничивается размером шрифта. Высоту строки можно уменьшить так, что часть текста будет скрыта или уменьшить до нуля.