Современное общество часто характеризуют термином «информационное», имея в виду колоссальный объем функционирующей в мире информации: за последние 30 лет ее ежегодный прирост увеличился более чем в 15 раз.
Для характеристики объемов информации, с которой приходится работать в физкультурно-спортивных организациях, приведем лишь один пример: в 2000 г. в Государственный комитет Российской Федерации по физической культуре, спорту и туризму поступило более 7 тыс. входящих документов (3 253 правительственных документа и 3 812 документов из министерств, ведомств и общественных организаций); зарегистрировано 5 544 исходящих документа.
Информация (в самом общем виде) понимается как содержание связи между взаимодействующими объектами (обмен сигналами в животном и растительном мире; обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом и т.д.). Такое понимание позволяет сделать вывод о том, что проблема информации является общенаучной.
Сложность и многозначность феномена информации являются причинами существования в настоящее время значительного количества определений этого понятия, исследуемого представителями различных отраслей знания. В данном разделе учебного пособия внимание будет сосредоточено на кратком рассмотрении сущности информации с точки зрения менеджмента (управления).
С позиций теории понимание управленческой информации связано с упорядоченным отражением, с выражением некоего различия, разнообразия. Это означает, что характеристика управ-
ленческой информации должна включать как ее содержание, так и форму представления.
По содержанию управленческая информация представляет собой управляющее сообщение, направляемое субъектом управления на объект управления и обеспечивающее, таким образом, процесс управления. В процессе управления (менеджмента) информация решает две основные задачи: во-первых, служит особой формой связи внутри системы, а также обеспечивает связь системы с внешней средой и, во-вторых, является непосредственной причиной выбора системой определенного варианта своего поведения, основой для разработки управленческих решений.
Управленческая информация с практической точки зрения представляет собой разнообразные сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Наибольшую значимость имеет та управленческая информация, которая зафиксирована на каком-либо материальном носителе с необходимыми реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такую информацию (по форме представления) принято называть документированной. Однако в практике управления используется и недокументированная информация, получаемая, как правило, по каналам неформальных связей.
Управленческая информация обладает некоторыми специфическими особенностями: во-первых, она отражает свойства определенного материального объекта и потому имеет определенный источник возникновения; во-вторых, она обладает некоторыми свойствами материи, что позволяет получать, накоплять, уничтожать и передавать ее; в-третьих, при передаче информации ее количество в субъекте управления (передающей системе) остается неизменным, а в объекте управления (принимающей системе) обычно увеличивается; в-четвертых, информация представляет собой единственный вид ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощился, а постоянно увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые.
Сказанное позволяет характеризовать информацию как предмет, средство и продукт труда менеджера.
Подводя итоги сказанному, констатируем, что с точки зрения управления (менеджмента) информация представляет собой совокупность сведений о состоянии и изменении объекта управления (управляемой части системы) и субъекта управления (управляющей части системы), а также внешней среды, которая уменьшает степень неопределенности знаний о конкретном объекте.
Управленческую информацию, можно классифицировать по различным основаниям:
по форме отображения выделяют визуальную (визуальный ряд в виде текстов, таблиц, рисунков и т.п.), аудиальную (слуховой сигнал) и аудиовизуальную (совмещение визуального ряда и слухового сигнала) информацию;
по источникам информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю, входящую и исходящую;
по степени обработки выделяют первичную (поступающая на объект управления информация), производственную (переработанная на объекте управления первичная информация) и итоговую (результат переработки первичной информации, готовый к передаче) информацию;
по времени использования принято выделять постоянную (используется систематически на протяжении длительного времени) и временную (используется не систематически на ограниченном отрезке времени) информацию;
по возможности использования информация может быть аутентичной (соответствующей действительности, пригодной) и дефектной (не соответствующей действительности, непригодной) и др.