Характеристика комплексов кадровой документации

6.1. Структура кадровой информационно-документационной системы - это связанные информационным единством комплексы кадровой документации в организации:

· законодательные акты, нормативная и нормативно-справочная документация;

· плановая документация;

· организационно- правовая документация;

· персональная документация;

· договорная документация;

· распорядительная документация;

· учетная кадровая документация;

· документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

· отчетная и отчетно-справочная документация.

Комплексы документов, имеющие целевую принадлежность различным структурным подразделениям, а не только службе персонала. Например, систематизацией и контролем исполнения законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам занимается юридическая служба. Планы и отчеты по труду и кадрам составляют плановые отделы организации. Бухгалтерией обрабатывается и учитывается документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

 

6.2. Нормативная и нормативно-справочная документация. Издается различными ветвями власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права (Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д.). Субъекты Федерации издают свои нормативные документы, которые не противоречат нормам российского законодательства.

К группе документов Нормативная и нормативно – справочная документация федерального, отраслевого уровня, уровня субъекта РФ относятся:

· Конституция РФ;

· Трудовой кодекс РФ;

· Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;

· Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. № 173 – ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

· Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации;

· Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98 – ФЗ «О коммерческой тайне»;

· постановление Правительства РФ от16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;

· постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

· постановление Госкомстата России о т 05 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

· Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 – 93, утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1992 г. № 299;

· Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 – 2003, утвержден постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 г. № 65-СТ;

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536;

· Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (с изм. от 04.02.2015) "Об утверждении " (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)

· Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367 (ред. от 19.06.2012);

· Общероссийский классификатор специальностей по образованию, ОК 009-2003, утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003г. № 276-ст;

· Положение о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений" Приказ Росстата от 06.04.2012 № 107;

· Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. №37;

· Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ

и другие правовые и нормативно-справочные документы.

 

6.3. Плановая кадровая документация включает документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования организации кадрами, численного состава различных категорий рабочих, служащих, обслуживающего персонала, административно-управленческого персонала и т.д. Составление плановых документов (кем составляются и подписываются).

Программа - это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность. Например: Программа социального развития коллектива работников организации на 2002-2015 гг.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают: перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его заместителем.

К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штатная численность предприятия, Штатное расписание, График отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квали­фикационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.)- Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

 

6.4. Организационно- правовая документация – это комплекс документов по кадрам, регламентирующий порядок построения и функционирования системы управления работниками организации (Правила внутреннего трудового распорядка, Положения о структурных подразделениях организации, об отделе (управлении, службе) персонала, должностные инструкции, приказы о разграничении полномочий между руководителями, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации, анкетированию претендентов на занятие должности и др.).