Роль информации в управлении

Любое управление невозможно без информации. Процесс управления (технология его осуществления) заключается в сборе информации об объекте управления и внешней среде (рынок, поставщики, потребители, конкуренты и т. д.), анализе и обработке этих данных и принятии управленческого решения. Поэтому важнейшим средством управления является информация.

Информация, используемая для принятия управленческих решений весьма разнообразна по своему содержанию, смысловой ценности, формам представления и отображения, требованиям точности, достоверности, оперативности отображения фактов, явлений, процессов, организацией хранения и характером обработки.

Оперативная информация отражает различные стороны деятельности объекта управления (организации, предприятия), содержит объемные характеристики функционирования объекта, выполняющих роль обратной связи, поступающей от объекта управления и показывающей достигнутые результаты, а также отклонения от нормативного функционирования объекта.

Нормативно-справочная информация с точки зрения содержания представляет собой экономические, технологические и трудовые нормативы, расчетные коэффициенты и т. д., значение которых в основных расчетах не изменяются.

Учетная информация используется для составления отчетности по работе организации и направляется вышестоящим организациям.

Учетная и плановая информация является основой всего процесса управления, включая регулирование, анализ, прогнозирование и другие функции. Окончательным итогом обработки информации является получение управленческих решений и отчетных данных. При этом первые из них поступают к объекту управления, а вторые к вышестоящим органам.

Руководитель любого уровня, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции и развитие и т. п. Все это требует организации информационного обслуживания (предоставление нужной информации в определенное время и место), создание информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

Элементарными неделимыми единицами экономической информации являются реквизиты, выражающие определенные свойства объекта. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименования работы и т. д.). Реквизиты-основания дают количественную характеристику явлений, выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т. д.). Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла не имеют, поэтому применяются только в сочетании друг с другом.

Своевременная и точная информация является наиважнейшим фактором, определяющим успех практически любого бизнеса. По некоторым оценкам специалистов, в случае раскрытия служебной информации средней фирмы она просуществовала бы всего несколько дней. В то же время своевременная информация может принести миллионную прибыль.

Таким образом, накопленная и систематизированная информация с соответствующими средствами ее хранения, накопления и просмотра становится объектом купли-продажи, получает оценку своей потребительной полезности в виде стоимости. Экономическая информация в сфере материального производства служит инструментом управления производством. Она подразделяется на ряд видов по функциям управления. С этих позиций она подразделяется на прогнозную, плановую, учетную и аналитическую. Плановая информация делится на информации перспективного, технико-экономического и оперативного планирования.