Тема 5. Документи, відвідувачі, конфлікти

 

Персонал підприємства – це як футбольна команда:

хлопці повинні грати як єдина команда,

а не як збіговисько яскравих особистостей.

Лі Якокка

 

 

Передача інформації в організації відбувається двома шляхами: а) безпосередньо – в усній формі; б) опосередковано – в письмовій формі. Останній вид інформації передається за допомогою документів. Майже всі документи проходять через менеджера і він повинен їх прочитати або написати, що забирає в нього значну частину робочого часу. Тому робота з документами є важливою складовою праці менеджера. Документами називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформлюються управлінські операції. Згідно з Державним стандартом України (ДСТУ "Діловодство і архівна справа. Терміни й визначення понять"), документ — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основна функція якого — зберігати й передавати її в просторі й часі. Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або ознайомчого характеру, який створюється з метою управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії. Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління і мають нормативно-правову силу, називають управлінською документацією. Управлінська документація включає різноманітні документи, необхідні для виконання функцій управління в організації.

У процесі управління документи виконують функції: 1) засобу організації роботи; 2) засобу видачі розпоряджень; 3) накопичення інформації та обміну нею; 4) звітності та контролю; 5) посвідчення здійснення дій. Згідно з цими функціями, з боку системи управління до документів висуваються вимоги щодо: форми подання інформації з погляду сприймання її людиною; змісту та форми його викладу; режимів розповсюдження та обробки (у тому числі за допомогою обчислювальної техніки); зберігання та пошуку.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікуються:

— залежно від використаного для фіксації матеріалу: документи на паперовій основі; документи на фото-й кіноплівці, магнітній стрічці; графічні (креслення, схеми, графіки, рисунки та ін.);

— за походженням: офіційні (службові), які створюються від імені організації; особисті (іменні), які створюються від імені особи поза її службовою діяльністю;

— за видами діяльності: загальні, з адміністративних питань; спеціалізовані, з комерційних питань; спеціалізовані, з фінансових питань; документи з особового складу;

— за найменуванням: накази, розпорядження, анкети, акти, договори, листи, звіти, доручення, характеристики, протоколи, стенограми та ін.;

— за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, документи колегіальних органів;

— за складністю: прості, складні;

— за напрямом: вхідні, вихідні; внутрішні;

— за терміном виконання: з визначеним терміном, з невизначеним терміном;

— за джерелом виникнення: первинні, вторинні;

— за формою: індивідуальні, типові, трафаретні;

— за формою гласності: для службового користування, таємні, цілком таємні;

— за технікою відтворення: рукописні, друковані, графічні, звукові, фото- та кінодокументи;

— за стадіями створення: чернетки, оригінали, копії;

— за терміном зберігання: постійного, тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років).

Правильна організація документообігу — основа успіху в управлінській діяльності. Документообіг в організації — це рух документів із моменту їх одержання чи створення до завершення використання або відправлення. Загальні правила документування управ­лінської діяльності викладені у "Примірній інструкції з діловодства". Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі в архів. Менеджер сам не займається діловодством — цим займаються діловод, канцелярія, чи секретар. Вони реєструють документи, передають їх виконавцям, контролюють проходження, отримують їх після виконання, опрацьовують відповідним чином, готують до відправлення або передають до архіву. Серед таких документів розрізняють: організаційні, інформаційні, особисті, офіційні документи, розпорядчі, а також документи колегіальних органів, кадрові, документи щодо виробничої діяльності та ін. Менеджер або бере участь у розробці таких документів, або організовує роботу, використовуючи їх.

Організаційні документи — це документи, які закріплюють функції, обов'язки та права організації протягом тривалого терміну. Усі організації у своїй діяльності, поряд із актами органів державної влади, керуються такими документами. Серед них виділяють:

— положення — це правовий акт, який встановлює основні правила, що регулюють життя та діяльність організації та її підрозділів. Вони поділяються на типові та індивідуальні, які розробляються самою організацією;

— статут — це один із установчих документів, що засвідчує правовий статус юридичної особи. Він розробляється і затверджується засновниками господарчих то­вариств, виробничих кооперативів та інших юридичних осіб. Статути поділяються на: типові, які розробляються для певних видів організацій і затверджуються вищими органами державної влади та управління або з'їздами; індивідуальні, які створюються для нової організації шляхом конкретизації типових статутів і затверджуються вищою установою, якій підпорядкована організація;

— посадову інструкцію — документ, який регламентує діяльність особи на певній посаді та вимоги до неї. Посадова інструкція — це практично єдиний регламентуючий (організаційно-розпорядчий) документ, що визначає завдання, на вирішення яких мають бути скеровані зусилля працівників. Вона є основою при доборі працівника на певну посаду, керуванні його діями, оцінюванні результатів його роботи. Посадові інструкції мають бути перетворені на інструмент, який би відповідав бізнес-процесам. Використання "процесних" посадових інструкцій зробить бізнес прозорішим, більш керованим, дасть змогу розвантажити менеджерів від рутинних справ, краще контролювати результати роботи, управляти інформаційними потоками, забезпечувати прийняття рішень базовою інформаційною підтримкою;

— правила — принципи, яких слід дотримуватися в організації (наприклад, етичний кодекс організації, режим роботи, правила безпеки, правила роботи в Інтернеті та ін.). Документи, які визначають основні правила, допомагають членам організації інтерпретувати і розуміти діяльність організації та події, які в ній відбуваються; дозволяють новим працівникам зрозуміти як потрібно працювати і поводитися в певній організації, забезпечують процес адаптації; сприяють формуванню іміджу організації як для працівників, так і для зовнішнього середовища.

Розпорядчі документи — це документи, за допомогою яких здійснюється управлінська діяльність. Вони зазвичай складаються менеджером або іншими особами за його дорученням. Розпорядчі документи поділяються на:

— накази або розпорядження із загальних питань основної діяльності. Вони видаються для виконання розпоряджень вищих органів (при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підведенні підсумків діяльності організації, затвердженні планів тощо), а також за ініціативою керівників для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації;

— накази з особового складу, які приймаються для оформлення призначень, переміщень, звільнень працівників, відряджень, відпусток, різних заохочень, нагород та стягнень;

— документи колегіальних органів. До них зараховують протоколи, в яких стисло фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей або виступів, ухвали з обговорених питань; стенограми, в яких дослівно передаються виступи, запитання, пропозиції, критичні зауваження учасників та висвітлюється перебіг обговорення. Менеджери самі не готують цих документів, але докладають чимало зусиль для їх втілення.

Документи щодо виробничо-господарської діяльності організації приймаються у різному вигляді, проте найважливішими з них є ті, які мають форму договорів. Менеджери беруть безпосередню участь у розробці таких документів та проведенні відповідної роботи, оскільки утвердження цих документів впливає на виробничу діяльність організації. Договір — це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов'язків між окремими громадянами й організаціями або між організаціями. Розрізняють кілька типів договорів, основні з них:

— договір поставки — це договір, згідно з яким організація-постачальник зобов'язується передати в певний термін організації-покупцеві у власність або оперативне управління певну продукцію, а організація-покупець зобов'язується прийняти продукцію до сплати за встановленою ціною;

— договір про майнову відповідальність — це договір, згідно з яким одна сторона — матеріально відповідальна особа — бере на себе повну матеріальну відповідальність за отримані матеріальні цінності та зобов'язується дотримуватись встановлених правил їх отримання, зберігання, відпускання і обліку, а інша сторона — організація, якій належать матеріальні цінності, зобов'язується створити нормальні умови праці і виробництва, що за­безпечить зберігання переданих матеріальних цінностей;

— господарський договір у посередницькій діяльності — це договір, що регламентує надання різного роду посередницьких послуг, залучення до виконання на договірній відплатній основі окремих фахівців і тимчасових колективів, а також ведення спільної діяльності.

Інформаційні документи — це документи, за допомогою яких передається, в тому числі й менеджером, інформація в організації. Серед них такі:

— доповідна записка — документ, що адресується керівникові певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, яка склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу. Вони поділяються на звітні, інформаційні, ініціативні;

— звіт — документ, який готує певна посадова особа або підрозділ відповідно до поставленого завдання;

— довідка — документ, що описує, встановлює факти, події. Вона може бути службового чи особистого характеру;

— пояснювальна записка — документ, який з'ясо­вує зміни певних положень основного документа або пояснює причини певного факту, вчинку, події або невиконання наказу;

— службовий лист (наприклад, лист-запит, лист-відповідь) — це один із способів обміну інформацією й оперативного управління різними процесами діяльності організації. Як правило, в таких листах висвітлюється лише одне оперативне питання. Головна мета таких листів — спонукати до конкретної дії, пояснити, переконати;

— супровідний лист та його різновиди — документи, які інформують адресата про направлення до нього доданих до листа документів (зі словами "направляємо", "повертаємо", "додаємо");

— телеграма, телефонограма, радіограма та ін.;

— діловий лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, що містять ділову інформацію та слугують засобом спілкування між організаціями, їх працівниками й іншими особами. Ділові листи можуть бути у формі запитів, повідомлень, претензій, рекламацій, підтверджень, прохань, нагадувань, уточнень запрошень, відповідей, роз'яснень, відгуків, вимог, рекомендацій, пропозицій тощо.

Особисті офіційні документи — це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги; передають повноваження іншій особі для отримання документів, грошей, товарів тощо-закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами. Менеджер працює з такими особистими офіційними документами:

— доручення — документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні дії. Такі документи бувають офіційні та особисті. Офіційні доручення поділяються на: а) разові — на виконання разової дії (наприклад, отримання товарно-матеріальних цінностей); б) спеціальні — на здійснення однотипних вчинків (наприклад, представництво в органах суду, здійснення транспортних, господарських, банківських операцій); в) загальні — надають право на здійснення операцій, пов'язаних із управлінням майном;

— заява — документ, в якому містяться пропозиції, прохання, побажання, скарги. Вона подається відповідному керівникові у довільній письмовій формі;

— посвідчення — документ, що свідчить про особу, її діяльність, повноваження, відрядження;

розписка — документ із підписом, що засвідчує отримання чого-небудь і є одним із видів письмових доказів;

— характеристика — систематизоване усне або письмове викладення найбільш важливих якостей та здатностей особи чи колективу.

Праця менеджера з документами — це його діяльність зі створення документів та організації роботи з ними. Також менеджер сприяє створенню умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів в організації. Менеджер приймає рішення, що саме роби­ти з документом і хто має це робити. Як правило, своє рішення на документі менеджер викладає у вигляді резолюції. Резолюція — це письмова вказівка керівника виконавцю про характер, строки виконання документа. Вона складається з таких обов'язкових елементів: прізвище виконавця чи виконавців, зміст доручення, термін виконання, підпис, дата.

Організаційні, розпорядчі, договірні документи, як правило, готуються за участю менеджера і групи компетентних осіб. Вони готують проект документа. Способом попереднього розгляду й оцінки проекту документа є погодження. Воно має забезпечувати правильне і всебічне вирішення питань, якість підготовленого документа, його доцільність, обґрунтованість, своєчасність, відповідність чинному законодавству і правовим актам, які визначають компетенцію організації. Погодження проектів документів здійснюється як структурними підрозділами і посадовими особами організації (внутрішнє погодження), так і непідвідомчими організаціями (зовнішнє погодження), які згідно з їхньою компетенцією безпосередньо стосуються питань, що порушують­ся в проекті документа. Погоджений проект підписується ініціатором його створення, як правило, керівником організації. Підпис на документі засвідчує його справжність (автентичність).

У процесі виробничої, громадської і творчої діяльності менеджера створюється комплекс документів, що становить його власний архів, тобто зібрання документів, які не належать до архівного фонду організації. До власного архіву менеджера, як правило, входять:

— копії окремих внутрішніх документів (наказів, актів, протоколів, довідок, службових і доповідних записок), а також копії деяких документів, підготовлених за вказівкою менеджера;

- копії окремих вихідних листів та інших документів, підписаних керівником та взятих ним під контроль;

- підготовчі документи до доповідей, довідок, службових записок;

- особисті документи (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи)

і документи власного походження (звернення, заяви, листи, анкети) та ін..;

- різні публікації, витяги і вирізки з періодичних видань;

- матеріали творчої діяльності менеджера (статті, рукописи, рисунки, креслення та ін.);

- відгуки, рецензії, висновки тощо;

- робочі блокноти, зошити із записами, зробленими під час відряджень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, нарадах;

- запрошення, проспекти та ін.

Ефективне використання власного архіву менеджера передбачає раціональну систематизацію документів, створення довідкового апарату до них, забезпечення їх зберігання. З цією метою документи власного архіву можна розділити за окремими темами. Патрік Форсіт рекомендує користуватися картотекою поточних документів із потрібними рубриками (поточні питання, перспективні питання, контрольні питання тощо). Проте дослідження показують, що більшість документів, які зберігаються в архівах менеджерів, практично ніколи не використовуються вдруге.

Кожному менеджеру (чим вищий рівень, тим більше) доводиться писати багато різної інформації та читати її, тому культура читання та писання є важливою складовою особистої праці менеджера. Як і усний виступ, будь-який діловий документ повинен складатися із трьох основних частин: вступу, основної частини та висновків. Вступ присвячується постановці проблеми (документ важко сприймається, якщо незрозумілими є завдання, які ставить перед собою автор). Основна частина має розкрити зміст проблеми (туту подається аргументація автора). Остання частина має містити висновки. Документ має бути добре структурованим і оформленим. Проведені дослідження показали, що люди марно витрачають багато часу, читаючи «неефективно» написані листи. Основні проблеми – це погано структурований контент, занадто довгий текст, граматичні помилки, важкість ідентифікації критично важливої інформації, відсутність вказівки, як саме потрібно реагувати на лист. Більшість респондентів заявили, що вони щодня витрачають майже годину на «розшифровку» погано написаних, сумбурних і незрозумілих поштових повідомлень. На їхню думку, 80% працівників мають потребу в поліпшенні навичок написання ділових паперів. Національна комісія із грамотності США оцінила, що погане писання завдало суттєвого фінансового збитку американським корпораціям. До того ж, слід пам’ятати, що в усній формі невдало висловлене слово може бути не досить помітним, а в письмовій формі воно акцентує на собі увагу і може викликати образу, через що виникають конфлікти.

Вміння писати є важливим професійним обов’язком менеджера, оскільки він готує документи, і таким вмінням йому слід оволодівати. Патрік Форсіт рекомендує таку методику швидкого і якісного складання документів:

- скласти перелік усіх думок, які потрібно включити в документ;

- розставити відмічені думки в потрібній послідовності;

- систематизувати думку у вигляді детального плану-конспекту, розставити в ньому заголовки та підзаголовки, свої зауваження;

- зробити чорновий варіант повного тексту документа відповідно до складеного плану-конспекту;

— відредагувати документ, надати йому закінченого вигляду (може доведеться цю операцію зробити двічі, а може кілька разів).

Джон Адаїр дає такі рекомендації щодо відпрацювання кожної стадії підготовки документа:

1) постановка мети — саме мета визначає зміст документа. Вона повинна бути добре зрозумілою тій людині, що буде читати документ. Саме її слід попередньо обдумати, перш ніж сідати писати документ. Німецький поет Йоганн Гете писав: "Якщо людина хоче писати ясним стилем, то спочатку хай доб'ється ясності в голові";

2) визначення порядку побудови документа — потрібно чітко визначитися зі вступом, основною частиною та висновками майбутнього документа;

3) вибір слів, шліфування тексту — потрібно подивитися, чи текст написано простою мовою, прибрати неточні слова, кліше, важкі для сприйняття звороти, все те, без чого можна обійтися (відомо, що Бернард Шоу якось написав листа і зробив там примітку: "Вибачте мені, що лист вийшов такий довгий. У мене не було часу, щоб зробити його коротким");

4) грамотний виклад матеріалу — помилки викличуть у читача подив та навіть роздратування, через що може бути втраченим зміст документа;

5) тон документа — потрібно прослідкувати, чи правильно він вибраний, чи точно передає ставлення до мети та змісту і чи адекватно сприйме його та людина, яка буде читати;

6) загальний стиль документа — на завершення слід прочитати документ уголос, прибрати повтори, супереч­ності, недоказовість, жаргонізми;

7) формат документа — документ повинен мати приємний вигляд, щоб його хотілося взяти в руки;

8) супровідні матеріали — потрібно переглянути їх ще раз і вирішити чи потрібні вони взагалі, чи не суперечать тексту, і який мають вигляд. У тексті потрібно дати на них посилання.

Щоб зекономити час на написання документів, зокрема при наборі тексту на комп'ютері, потрібно навчитися швидко друкувати. Якщо друкувати всліпу, то швидкість набору може становити 300 і навіть 500 знаків на хвилину. Навчитися це робити можна таким чином: спочатку опанувати на клавіатурі "сліпий" десятипальцевий метод (тобто друкувати, не дивлячись на клавіатуру), потім вдосконалювати техніку друкування (підвищення швидкості та якості). Сутність "сліпого" методу полягає в тому, що кожен палець знає свою букву на клавіатурі і знаходить її (як на піаніно кожен палець знає свою клавішу). Деякі спеціалісти стверджують, що, потренувавшись кілька годин, навчитися "сліпому" десятипальцевому методу можна, але швидкість друкування набувається вже у процесі використання цього методу (як у музикантів).

За сучасних умов велику роль відіграє обмін інформацією за допомогою електронної пошти. Згідно з проведеними дослідженнями дві третини менеджерів, які брали участь в опитуванні, щодня витрачають від однієї до трьох годин на написання та прочитання листів через електронну пошту. За допомогою системи електронного обміну звичайні ділові документи типу рахунків, транспортних накладних, замовлень на поставку перетворюються у стандартний формат і в електронному вигляді передаються партнерам. Вигода, яку отримують від використання електронного обміну даними, залежить від ступеня інтегрування комп'ютерів у різних підрозділах організації, від обсягу господарських операцій, що здійснюється через електронні канали. У довгостроковому плані такі вигоди зростають. Будь-який електронний документ повинен мати заголовок, текст та підпис. Адресація електронних листів визначається правилами, встановленими в електронній мережі. При обміні інформацією через Інтернет слід дотримуватися правил мережевого етикету.

Не менш важливо для менеджерів навчитися продуктивно читати документи. По-перше, це потрібно для виконання професійної діяльності і, по-друге, для саморозвитку. Але менеджерові для читання завжди бракує часу, особливо це стосується спеціальної, наукової та художньої літератури, якої з'являється все більше і більше. Згідно з проведеними дослідженнями, 74,9 % респондентів визнали, що вони читали б більше але не можуть собі цього дозволити через брак часу. Серед них: 45,8 % читають на рік 1—3 бізнес-книжки, 21,4 — 4— 6, 14,4 — 7—10 книжок; 67,5 % респондентів не читають книжок чи статей зовсім, але переглядають резюме або окремі розділи. Для того, щоб бути в курсі всього нового, що відбувається в галузі, в економічному та політичному житті країни, менеджер може підписатися на реферати, в яких подається короткий огляд матеріалів, статей, газет та книг.

Вміння читати — це активна розумова праця, яка вимагає багато часу і набуття певних особистих навичок. Недарма Йоганн Гете казав: "Люди і не думають, яких зусиль і часу потребує вміння читати. Я сам на це витратив 80 років життя і все ж не можу сказати, що досягнув мети". Для того, щоб оволодіти навичками швидко і продуктивно читати, потрібно: по-перше, читати вибірково; по-друге, оволодіти методикою швидкочитання. Спеціалісти рекомендують використовувати таку методику швидкого перегляду літератури та документів:

— швидко переглянути текст, щоб охопити його суть (і вирішити для себе питання: читати чи не читати?);

— переглянути зміст матеріалу: його назву, підзаголовки, ілюстрації, визначити мету, яку ставить перед собою автор;

— розглянути структурний план, вступ та висновки;

— вибрати ті частини, які зацікавили;

— прочитати вибрані частини;

— якщо матеріал містить інформацію, яка знадобиться в подальшій роботі, тоді доцільно коротко занотувати окремі положення (потрібно обов'язково вказати всі вихідні дані: автора, назву матеріалу, рік та місце видання, сторінку), щоб можна було завжди знайти цей матеріал.

Спеціалісти рекомендують кожний документ брати до рук лише один раз і відразу ж повністю його опрацьовувати. В такому випадку економиться майже 200 годин на рік. Цей спосіб Джон Адаїр називає ідеєю, оціненою в мільйон фунтів. Деякі папери можна відкласти для більш детального розгляду в інший, більш слушний, час. У кожного менеджера є місце, де відлежуються такі папери, поки він приймає рішення: цей документ потрібен зараз, пізніше або ніколи.

Звичайна людина читає зі швидкістю 200—250 слів на хвилину; випускник університету — 300—500 слів на хвилину, але деякі люди — понад 1000 слів. Відомо, що Наполеон читав зі швидкістю 2000 слів на хвилину, О. де Бальзак читав роман на 200 сторінок за ЗО хвилин, зі швидкістю 4000 слів на хвилину читав М. Горький. Відомий російський просвітитель М. Рубакін за життя прочитав понад 200 тисяч книжок (2750 на рік). Звичайно, ті люди, які швидко читають, мають велику ерудицію. Але й людина зі звичайними здібностями може збільшити швидкість читання в десятки разів. Невипадково, в американських університетах майбутніх менеджерів вчать швидкочитанню.

Як не парадоксально, але повільний темп читання, яким читає більшість людей, унаслідок недостатньої психологічної мобілізації людини, помітно погіршує якісні характеристики читання. При традиційному читанні коефіцієнт розуміння становить 60 %, а при швидкому — 80 %. Суть у тому, що читаючи звичайним, традиційним способом, людина приділяє однакову ува­гу всім словам тексту і через це не так чітко і повно розуміє його зміст. Той, хто читає швидко, слідкує за розвитком смислу тексту і тримає увагу, мобілізує пам'ять, що дає змогу мислити більш швидко. Внаслідок цього людина, яка швидко читає, глибше розуміє і засвоює текст.

Причини повільного читання такі: неефективність роботи зорових аналізаторів при читанні; мале поле зору, регресивний рух очей (повертання назад, до прочитаного); недостатня мобілізація уваги; інертний механізм діяльності мислення, відсутність смислового передбачення; погане розуміння лінгвістичної природи тексту, закономірностей його логіко-композиційного структурування; низький рівень володіння стратегією читання та науковою організацією інтелектуальної праці. Основна причина, що стримує інтенсивність читання, — це промовляння читачем тексту про себе. За хвилину людина звичайно промовляє 150— 200 слів (іноді 300), при цьому око читача довго затри­мується на одному слові, що уповільнює процес читання. При такій манері читання, людина швидше чує текст, аніж бачить. До того ж той, хто проговорює текст про себе, свою увагу прив'язує до читання слова, а не до думки, тобто при цьому недостатньо розвивається активне мислення.

Збільшити швидкість читання допомагає метод динамічного читання. Основа цього методу — подолання т. зв. фонічного бар'єра, блочне сприйняття тексту за відсутності зорової регресії. Завдяки цьому методу можна читати швидше в 4—6 разів. Методика швидкого читання така:

1) використовувати тільки зоровий канал сприйняття інформації (не проговорювати про себе слова);

2) дивитися на слово як на цілісний знак (наче бачити обличчя людини, не перебираючи її окремі риси);

3) сприймати відразу не окреме слово, а кілька слів (може й фразу);

4) рухатися поглядом не зліва направо, а зверху донизу посередині сторінки (наче проводячи умовну лінію і рухаючись по ній);

5) не допускати повернення назад для повторного читання, забезпечувати високу концентрацію уваги.

Люди, які володіють швидкочитанням, вважають, що воно дає змогу сприймати всю необхідну інформацію, знімає навантаження на нервову систему, підвищує можливості пам'яті, поліпшує самопочуття. При оволодінні навичками швидкого читання запам'ятовується в середньому до 80 % прочитаного тексту, при звичайному — до 20 %.

Недоліком швидкого читання є відсутність критичного підходу до прочитаного матеріалу, а це не сприяє генерації нових ідей. Для розвитку здібностей до творчого сприйняття інформації і генерації нових ідей рекомендують дискретне, або повільне, читання. Методика його складається з трьох частин:

1) розпізнавання — осмислене визначення місця матеріалу в системі раніше накопичених знань. При читанні використовуються різні позначки для поміток або запис матеріалу з використанням різних шрифтів, кольорів, ліній та ін.;

2) мінімізація — скорочення матеріалу, запис його своїми словами (не допускаючи викривлення змісту);

3) генерування ідей (найвідповідальніший етап) — процес висування нових ідей, нових підходів на основі прочитаного тексту.

Таким чином розвиваються творчі здібності. Французький філософ Р. Декарт любив, прочитавши перші сторінки книжки, закривати її і самостійно додумувати розвиток ідей, а потім порівнювати їх із висновками автора.

На характер читання безпосередньо впливає пам'ять людини. Пам'ять — це процес закріплення, зберігання та наступного відтворення людиною її попереднього досвіду. Враження, які отримує людина, відображаючи дійсність через свої органи чуття чи в процесі мислення, фіксуються в мозку і зберігаються в ньому у вигляді образів, уявлень про предмети та явища, що сприймалися раніше. Це великий дар природи, без якого важко уявити собі життя людини. За тривалістю утримання матеріалу пам'ять поділяють на ко­роткочасну, довготривалу та оперативну. Основні процеси пам'яті — запам'ятовування, зберігання, відтворення та забування. Є люди, які мають феноменальну пам'ять. Так, розповідають, що Александр Македонський пам'ятав імена всіх своїх воїнів; академік Іоффе знав напам'ять всю таблицю алгоритмів; Моцарту досить було один раз почути музичний твір, щоб його записати на папері та виконати, а Білл Гейтс пам'ятає сотні кодів створеного ним програмного продукту.

Менеджеру, який працює одночасно з великою групою людей і організовує виконання великих і малих завдань, потрібно пам'ятати чималу кількість телефонів, імен, подій. Пам'ять слід постійно тренувати. Ще з часів Піфагора до нас дійшла така порада: щоденно ранком і ввечері прокручувати в голові події минулого дня, згадуючи все до найменших дрібниць і давати оцін_ку своїм діям: це добре, а це погано. Якщо вистачить сумління робити це кожного дня, то пам'яті зможе позаздрити будь-який сучасний комп'ютер. Академік М.Амосов постійно наголошував: чим більше людина розвиває пам'ять (особливо в молодому віці), тим більше у неї розвивається здатність запам'ятовувати великий обсяг інформації.

Наскільки важливо вміти будь-якому менеджеру навчитися працювати з документами свідчить такий історичний приклад. У серпні 1940 р. Уїнстон Черчілль написав вимоги до своїх працівників щодо того, як писати та читати документи: "Щоб добре робити свою ро­боту, потрібно читати велику кількість паперів. Майже всі вони досить довгі. Це призводить до марнування часу, тоді як доводиться зберігати сили для пошуку головного. Тому я прошу своїх колег та їхній персонал слідкувати, щоб доповіді були короткими. В доповіді основні положення мають бути викладені у послідовності коротких і стиснутих абзаців. Якщо для доповіді потрібен детальний аналіз деяких складних даних або статистичної інформації, то вони мають наводитися в додатках. Часто найкращим є не повна доповідь, а пам'ятка, що складається тільки із заголовків, а їхній зміст можна за необхідності розкрити усно. Давайте відмовимося від фраз: "також важливо взяти до уваги такі міркування...", "слід звернути увагу на можливість врахування..." Більшість таких виразів є вода, яку можна опустити або замінити одним словом. Не потрібно відмовлятися від використання гумору, образних висловів, навіть якщо вони є розмовними. Може небагатослівні доповіді здадуться дещо шорсткими порівняно з гладкими бюрократичними, але вони значно зекономлять час, а стислий виклад допоможе ясності мислення".