Організація бухгалтерського діловодства

 

Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт:

- складання кореспонденції (листування);

- приймання листів, які надходять;

- відправлення листів адресатам (вихідних документів);

- реєстрація листів, що надходять і які відправляють;

- зберігання відпрацьованих документів у поточному архіві;

- передавання документів з поточного архіву до архіву постійно­
го зберігання.

Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної сис­теми діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну ро­боту всього облікового апарату, її злагодженість.

Особливо слід звертати увагу на такі моменти діловодства: хто, коли одержав той чи інший документ, кому направлено його для ви­конання, яке прийнято рішення.

У всіх господарствах встановлюють єдиний порядок приймання документації, яка надходить, її реєстрації, відправки документів своїм контрагентам, зберігання відпрацьованих документів, форму­вання папок-справ тощо.

Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура — перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів.

Загальну номенклатуру справ для господарства складає канцеля­рія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі і з бухгал­терією. У цій номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання.

Для всіх служб та підрозділів господарства у номенклатурі від­водиться певний код.

Змістовно розроблена номенклатура справ має велике значення для правильної організації діловодства в цілому, надає спрямовано­сті всій бухгалтерській роботі.

Наскільки важливим є діловодство для бухгалтерської роботи, свід­чить і те, що у багатьох зарубіжних країнах воно є частиною бух­галтерської служби. Дійсно, у багатьох господарствах кількість бухгал­терських документів значно перевищує половину всієї документації.

Аналогічно тому як план рахунків бухгалтерського обліку визна­чає систему поточного обліку, так номенклатура справ діловодства визначає систему документування, зберігання документів та усі пов'язані з ними справи.

В умовах використання персональних комп’ютерів (ПК) питання зберігання інформації на машиночитаному носії розглядають у трьох аспектах:

- зберігання інформації у період обробки на ПК;

- зберігання у міжрозрахунковий період;

- архівне зберігання.

Кожному машинному носію присвоюють порядковий інвентар­ний номер.

Основними вимогами до зберігання інформації у період обробки з допомогою ПК є забезпечення:

- контролю збереження інформації на машинному носії;

- відновлення інформації на машинному носії в разі зруйнування або перекручування її;

- захисту інформації від несанкціонованого доступу.

У міжрозрахунковий період у зберіганні інформації виділяють три операції: передавання на зберігання; зберігання; видавання ін­формації.

Надходження і видавання машинних носіїв здійснюються з реєс­трацією у журналі приймання-видавання машинних носіїв.

Архівне зберігання інформації має забезпечити:

- зберігання інформації;

- захист інформації від несанкціонованого доступу;

- облік надходження та вибуття інформації архівного збері­гання.

Архівному зберіганню підлягають машинні носії, що містять ін­формацію:

- первинну, відображену у вигляді первинних документів або машиночитаних їх копій;

- нормативно-довідкову;

- необхідну для контролю правильного автоматичного форму­вання вихідної інформації;

- вихідну, відображену у вигляді вихідних машинограм.

Архівному зберіганню підлягають і тексти програм. Строки збе­рігання машиночитаних документів встановлюються нормативно-методичними документами Головархіву.

Вибір та облік машиночитаних документів на архівне зберігання здійснюються згідно з Положенням про порядок вибору, приймання на архівне зберігання споживачам документів, створених засобами обчислювальної техніки. Архівне зберігання інформації на машин­них носіях може здійснюватися як у загальному архіві підприємст­ва, так і у спеціальних архівах бухгалтерії.

За умов використання ПК носієм зберігання інформації є магніт­ні диски або гнучкі магнітні диски.

Гарантійний строк зберігання документів на машинних носіях — 5 років.

Після закінчення строків зберігання документи, які не підляга­ють передаванню на державне архівне зберігання, знищують. Машиночитані документи підлягають дефектуванню і списанню. При цьому складають акт про анулювання машиночитаних документів і у карточці обліку носія роблять запис із зазначенням причини спи­сування машинного носія, номера акта про анулювання і дати його складання.