Сортування й пошук даних

Коли відкривається таблиця, Access виводить рядки в послідовності, обумовленій значенням первинного ключа. Якщо первинний ключ не визначений, то рядки виводяться в тій послідовності, у якій вони були внесені в таблицю. Якщо потрібно змінити їхній порядок, Access надає необхідні засоби.

Сортування даних. Для сортування даних у режимі таблиці існують кнопки на панелі інструментів, які дозволяють виконати швидке сортування рядків таблиці в порядку зростання або спадання значень якого-небудь стовпця. Сортування таблиці по декількох полях виконується за допомогою фільтра. Для цього потрібно виконати наступні дії:

¾ вибрати команду Запись→ Фильтр→ Расширенный фильтр. Відкриється вікно фільтра зі списком полів таблиці;

¾ відкрити список полів (маленька кнопка зі стрілкою внизу) і вибрати поле;

¾ клацнути по кнопці Сортировка в цьому ж стовпці бланка й вибрати порядок сортування (По возрастанию або По убыванию);

¾ такі ж дії проводяться з іншими полями, по яким буде здійснюватися сортування;

¾ щоб побачити відсортовану таблицю, потрібно натиснути кнопку Применитьфильтр.

Пошук даних. Щоб виконати пошук по одному полю, його потрібно виділити. Потім вибрати команду Правка→ Найти. У вікні діалогу в поле введення Образец вказати значення, яке потрібно знайти. Далі в цьому ж вікні встановити інші умови пошуку: з урахуванням регістра, з урахуванням формату полів, тільки в поточному полі та ін. Після цього потрібно натиснути кнопку Найти, якщо пошук здійснюється з початку таблиці, або Найти далее, якщо пошук здійснюється від поточного запису.

Фільтр по виділеному. Припустимо, що потрібно відібрати в таблиці всі записи, у яких є присутнім певне слово. У будь-якому із записів це слово потрібно виділити й натиснути кнопку Фильтр по виделенному. Після закінчення пошуку Access виведе всі записи, що містять це слово.

Простий фільтр. Фільтр по виділеному дозволяє відбирати записи, що задовольняють всі умови, однак часто потрібні записи, що задовольняють тільки деяким з умов. Після натискання кнопки Изменить фильтр на панелі інструментів Access виводить «запит за формою», що виглядає як вихідна таблиця з порожніми стовпцями. У кожному стовпці, зі списку, що розкривається, вводяться умови відбору й вибирається команда Применить фильтр на панелі інструментів.

Робота з даними за допомогою запиту на вибірку