Тайм-менеджмент – междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает "управление временем". Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени.
Вильфредо Парето – известный итальянский экономист, сформулировал один из основных законов управления временем. Закон гласит: "Многочисленные второстепенные и легкие дела, требующие минимальных затрат времени, отнимают у нас в общей сложности 80% времени, а отдают нам лишь 20% полезных итогов".
В соответствии с этим законом день следует начинать с выполнения первоочередных вопросов и проблем, и только потом переходить ко второстепенным. Чтобы определить, какие задачи являются более важными, а какие можно решить потом, необходимо научиться расставлять приоритеты. Для этого можно воспользоваться матрицей одного из президентов США Д. Эйзенхауэра, которая распределяет все дела на четыре категории важности.
|
|
Так, задачи, требующие безотлагательного решения или находящиеся на пике критической ситуации, относятся к первой категории и должны выполняться в первую очередь.
Вопросы стратегического характера или личностного совершенствования важны, но их решение возможно в определенных временных границах и не предполагает немедленного выполнения, поэтому находятся по приоритету во второй категории.
Задачи, отнесенные к третьей категории, являются не очень важными, но срочными. Это, например, спонтанные поручения "выполнить какую-то работу сейчас и быстро", которая не относится к вашим прямым обязанностям. По возможности лучше от таких просьб отказаться или поручить кому-то еще.
Последняя категория – неважные и несрочные дела. От любых мелочей, отнимающих время (перекуры, разговоры ни о чем с коллегами или по телефону), нужно безжалостно избавляться.
Следующим шагом в расставлении приоритетов является установление очередности решения проблем и задач в каждой категории. При этом на первом месте должны оказаться самые трудные и важные задачи, что составляет около 15 % всех дел. Дела второй группы обычно составляют не более 20 % от суммы задач. Остальные 65 % вопросов должны находиться в третьей группе. По распределению времени на решение задач каждой категории должна получиться абсолютно противоположная картина: 65% имеющегося времени отдается на решение первоочередных задач, 20% времени – на выполнение задачам второй группы, а оставшееся время можно уделить решению остальных задач.