Раздел 2. Технология менеджмента

2.1. Сущность организации как объекта управления

Вопросы, которые рассматриваются:

1. Понятие организации как объекта менеджмента.

2. Общие характеристики организации.

3. Формальные и неформальные организации: сущность, особенности существования.

4. Понятие трудового коллектива

 

1. Основным объектом менеджмента как процесса принятия управленческих решений является организация.

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей или группы целей. Выделяют 3 основных признака организации:

1. Наличие двух или более людей, осознающих себя частью этой организации.

2. Наличие общей цели, т.е. желаемого конечного результата,

3. Добровольность объединения членов организации, т.е. их осознанное намерение работать вместе для осуществления поставленных целей.

Основнымисоставляющими любой организации являются люди, которые работают в данной организации, цели, для достижения которых она была создана, управления, которое мобилизует и приводит в движение потенциал организации для достижения поставленных целей. Организация предполагает обмен личной независимости на достижение общей цели. Организовываться значит разрешить другим направлять ваше поведение. В качестве объекта менеджмента выступает не любая организация, а коммерческая организация или предприятие.

Жизнедеятельность любой организации состоит из 3 процессов:

1. Получение сырья или ресурсов из внешней среды (снабжение),

2. Преобразование сырья в продукт (производство),

3. Передача продукта во внешнюю среду (сбыт).

Т.о., организация представляет собой взаимодействие её членов по поводу преобразования полученных ресурсов в требуемый продукт. Организация характеризуется наличием ресурсов, зависимостью от внешней среды, зависимостью от внутренней среды, горизонтальным разделением труда (специализацией), вертикальным разделением труда (иерархией управления), создание подразделений (структурой), необходимостью управления.

2. Характеристики организации:

1) Ресурсы: в общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов, для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди, капитал, материалы, технология, информация.

2) Зависимость от внешней среды: любая организация зависима от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь. Термин внешняя среда включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурентов, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию и др.

3) Горизонтальное разделение труда – это разделение всей работы организации на составляющие ее компоненты.

4) Наличие подразделений: организации выполняют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных целей.

5) Вертикальное разделение труда: т.к. работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен ее координировать, чтобы она была успешной. Вертикальное разделение труда – это отделение работы по координированию от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

6) Необходимость управления: для того, чтобы организация могла добиваться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации.

3. Формальные и неформальные организации отличаются прежде всего за способом и целью образования

Группы людей, деятельность которых сознательно координируются и созданы руководством для достижения общей цели, называются формальными.

Формальное существования организации начинается, когда появляется согласованная и обще-определенная процедура «узаконивания плана деятельности» (поведения) организации. Руководство создает группу в связи с производственной необходимостью, когда осуществляет разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления).

Формальное организацию характеризует определенный порядок, зафиксированный в уставе, правилах, планах, нормах поведения, что позволяет сознательно координировать социальные взаимодействия для достижения конкретной общей й цели. Такая организация является формализованной структурой ролей и должностей и составляет систему формализованных организационных отношений, которые носят искусственный характер, поскольку специально задаются и целенаправлен в вводятся в социальную среду с целью организации человеческой деятельности, разделения и координации совместной работы работников. Поэтому формальная организация функционирует как запланированная и запрограммированная деятельность.

В организации имеется три типа формальных групп:

- группы руководителей (командные группы);

- производственные (рабочие) группы;

- комитеты.

Командная группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями (президент компании и вице-президенты).

Производственные (рабочие) группы состоят из лиц, вместе работающих над одним заданием (производственная бригада)

Комитеты - это особые виды групп, которым предоставлены полномочия для выполнения определенной задачи или комплекса задач (советы, комиссии, целевые группы и т.д.). Комитеты в организациях распространены повсеместно и создаются чаще всего для решения конфликтных ситуаций, генерации идей, рекомендации определенного плана действий и т.п. Бихевиористы рекомендуют создавать относительно небольшие комитеты, поскольку их размеры влияют на качество группового решения и возможности общения его членов. Комитеты могут иметь линейные и штабные полномочия. В управленческой практике применяются специальные и постоянные комитеты.

Специальный комитет - это временная группа, сформированная для достижения определенной цели или выявления определенной проблемы.

Постоянный комитет - постоянная группа внутри организации, имеющая конкретную цель (например, совет директоров).

Следует отметить, что формальной организации присущи такие черты, как рациональность, эффективность, безличность, однозначность, которые являются необходимыми условиями существования организации в целом. Однако при определенных условиях эти признаки формальной организации могут превращать ее в бюрократическую структуру, для которой характерна абсолютизация отдельных сторон, элементов организации, сведение их в самостоятельные ценности. Организация может терять содержательные цели своей деятельности и подчинять правила ее функционирования и деловые принципы задаче сохранения и укрепления организации как таковой. Именно отсюда возникают такие черты бюрократии, как формализм, бездушие, бюрократический произвол.

Неформальная организация является продуктом процессов самоорганизации и саморегулирования Таким образом, под неформальной организацией понимают организационные связи и процессы, не запланированные программой, возникают спонтанно, непредсказуемо.

Итак, группы людей, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие регулярно, называют неформальными Менеджеры должны уделять неформальным группам особое внимание, так как они могут стать доминирующими в организации, взаимно проникать в другие группы и существенно влиять на процесс управления.

Для изучения природы отношений и факторов, которые задействованы в процессе производства и влияют на производительность труда, американские ученые в г. Хоторн (США) на заводе чикагской компании «Вестен электрик» в период с 1924 по 1933 г провели серию экспериментов, известных как «Хоторнское исследование». По результатам ученые пришли к ряду выводов, что главным фактором, влияющим на повышение производительности труда, являются «человеческие отношения», и прежде всего неформальное положительное отношение к работникам как к живым людям, а не как дополнение к станкам и механизмам:

- удовлетворения базисных потребностей рабочих - ключ к повышению производительности труда;

- сильное влияние на результаты деятельности организаций имеют хорошие отношения подчиненных и руководителей;

- социальные и психологические факторы при достаточно хорошо организованной работы влияют на производительность труда больше, чем материальные, физические;

- любая организация является также социальной системой. Неформальные организации имеют много общего с формальными и одновременно существенно отличаются от них:

- ими руководят лидеры с целью выполнения определенных задач на основе конкретной иерархии;

- они используют в своей деятельности неписаные правила (нормы);

- применяют определенную систему вознаграждений, санкций;

- структура формальных организаций создается сознательно, а неформальных - в результате социального взаимодействия, формальная организация возникает преимущественно по решению руководства, а неформальная - в результат те возникновения заинтересованности, симпатий тощ.

К основным характеристикам неформальных групп также относятся:

- социальный контроль, который осуществляется путем выработки и закрепления групповых элементов допустимого поведения, жестких санкций, отчуждения и т.п.;

- сопротивление изменениям, происходящим в связи с возможными угрозами существованию неформальной группы;

- наличие неформальных лидеров, которые занимают практически такое же положение, как и в формальных группах

Отличие состоит в том, что лидер формальной организации получает свои полномочия официально, а неформальной - путем признания его группой

К факторам, которые выделяют лидера неформальной группы, относятся: возраст, должность, профессиональная компетентность, опыт, знания, интеллект, пол, национальность, характер, расположение рабочего места, свобода передвижения, чуткость. Также следует учитывать, что в группе могут появиться два лидера: первый - для выполнения целей группы, другой - для социальной взаимодействующей.

Итак, в неформальных организаций и групп есть много общего с формальными (иерархия, лидеры, задачи, правила и нормы) Существенные отличия заключаются лишь в способах формирования и характере индивидуального взаимодействия их членов Учет роли и процессов взаимовлияния этих органических составляющих организации как целого является требованием современного менеджменту.

4. Трудовой коллектив представляет собой небольшую группу людей, которые выполняют определенные функции, направленные на достижение общих целей

В зависимости от количества людей, работающих на предприятии, выделяют:

1) малые предприятия – количество работников достигает 50 человек;

2) средние предприятия – количество работников составляет от 50 до 100 человек;

3) крупные предприятия – количество работников превышает 500 человек.

В состав любого коллектива входят такие категории работников:

1) постоянные работники. Такие люди составляют основу трудового коллектива;

2) временные работники. Такие люди принимаются на работу на небольшой срок (не более 2 месяцев);

3) сезонные работники. Таких людей предприятие нанимает на какой-либо период года; это особенно распространено в сельском хозяйстве.

Сам процесс формирования трудового коллектива является достаточно сложным. Он включает в себя 3–4 основных этапов развития.

1. Притирка – это этап, на котором трудовой коллектив не представляет собой не сплоченную группу людей.

2. Экспериментирование – это этап, на котором трудовой коллектив функционирует достаточно эффективно, его потенциал постоянно возрастает. На таком этапе целью менеджера становится разработка определенных методов руководства, которое было бы полностью направлено на раскрытие потенциала коллектива.

3. Эффективность – это такой этап, на котором люди уже получили определенные профессиональные навыки и опыт.

В любом трудовом коллективе присутствует свой лидер, которым является руководитель.

Лидер коллектива должен знать индивидуальные способности каждого сотрудника своего коллектива, стараться создавать возможности роста и развития более сильных сторон, уметь формировать коллектив при объединении большого числа людей и учить их эффективно.

Для того чтобы коллектив успешно прошел все эти этапы формирования, необходимо планировать его развитие. В программу создания коллектива входят следующие моменты:

1) выявление основных целей организации;

2) четкая постановка определенных задач, решение которых позволит добиться поставленных целей;

3) планирование временных рамок, необходимых для выполнения каждой из задач;

4) создание определенной системы мотивации персонала;

5) создание подходящей программы делегирования полномочий;

6) постоянное осуществление анализа процесса формирования коллектива.

 

2.2 Внешняя и внутренняя среда организации

Вопросы, которые рассматриваются:

1. Факторы внутренней среды организации: кадры, финансы, производство, маркетинг.

2. Факторы внешней среды организации: микросреда предприятия, макросреда предприятия.

3. Понятие SWOT- анализа

1, 2

Внутренняя среда организации - это все то, что составляет организацию и характеризует ее структуру: цели, структурные подразделения и их связи, ресурсы (капитал, сырье, имущество, рабочая сила) и т. д.

В структуре организации выделяют функциональные области и уровни управления.

Функциональные области - это виды работ, которые выполняют работники организации, ее подразделения или организация в целом. Функциональными областями являются: маркетинг, финансы, управление персоналом, инновации, производство; кроме того, особо иногда выделяют безопасность как. Особую функциональную область. Обычно функциональная область соответствует подразделению, которое обеспечивает ее нормальное функционирование.

Уровни управления - это звенья иерархической структуры управления. Обычно выделяют верхний, средний и низший уровень управления; соответственно, говорят о руководителях высшего, среднего и низшего звена.

Внешней средой принято называть внешние условия, которые оказывают влияние на деятельность организации. Не все ученые, изучавшие феномен управления, уделяли достаточное внимание внешней среде организации. В частности, школа научного менеджмента интересовалась в основном внутренней средой организации: именно ее правильное функционирование, по мнению представителей данной школы, непосредственно влияло на деятельность организации в целом. Признание важности внешней среды организации произошло примерно в 50-е годы XX века.

Внешняя среда - это источник очень важных воздействий на организацию. Значительная часть проблем, возникающих на пути организации к достижению стоящих перед ней целей, возникает из внешней среды. От того, насколько адаптивно поведение организации, то есть от того, насколько организация может приспособиться к внешним факторам, зависит ее выживание.

С этой точки зрения, организацию нередко сравнивают с живым организмом, который, приспосабливаясь к окружающей среде, меняет формы взаимодействия с внешней средой, причем эти изменения могут затрагивать даже внутреннюю структуру организации.

К среде прямого воздействия, то есть к факторам, которые непосредственно влияют на деятельность организации, относятся:

а) поставщики;

б) акционеры;

в) потребители;

г) трудовые ресурсы;..

д) учреждения государственного регулирования;

е) законы;

ж) профсоюзы;

з) конкуренты.

К среде косвенного воздействия, то есть к факторам, которые могут не оказывать прямого воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании, относятся:

а) состояние экономики;

б) научно-технический прогресс;

в) влияние групповых интересов;

г) социокультурные и политические изменения;

д) существенные для организации события в других странах.

Можно также перечислить свойства, которые присущи внешней среде организации в целом. Иногда определение этих свойств может существенно помочь при выработке конкретных мер.

1. Любая среда характеризуется сложностью. Под сложностью среды понимают совокупность действующих в ней факторов, которые оказывают воздействие на функционирование организации. Кроме того, сложность зависит от того, насколько изменчивы действующие в среде факторы, какие колебания в силе они допускают. Чем больше факторов, тем сложнее среда; чем более вариативны факторы, тем более сложной является среда.

2. Среда характеризуется также подвижностью. Подвижность указывает, насколько быстро изменяются факторы среды. В настоящее время наблюдается тенденция постоянного роста подвижности среды, что существенно осложняет деятельность организации. В то же время подвижность среды зависит от особенностей рынка, на котором действует организация, от состояния экономики, от поведения государства. Другими словами, среда различных организаций может существенно различаться в зависимости от того, в каком государстве они находятся.

Кроме того, подвижность среды - это не постоянная величина. Она может изменяться во времени. Однако гораздо более важной является неравномерность подвижности среды с точки зрения различных подразделений одного и того же предприятия. Нередко случается, что степень подвижности для одного подразделения ниже, чем для другого.

3. Для среды характерна взаимосвязанность факторов. Об этом качестве принято говорить в том случае, если изменение одного из факторов влечет за собой изменение другого фактора (других факторов).

4. Среда может обладать неопределенностью. О неопределенности говорят в том случае, если в распоряжении лица, принимающего решение, имеется слишком мало информации о среде, либо наличная информация может быть достоверной. При этом необходимо иметь в виду, что информации никогда не бывает достаточно - если бы это было так, мы могли бы предсказывать будущее.

3. SWOT-анализ - метод стратегического планирования, заключающийся в выявлении факторов внутренней и внешней среды организации и разделении их на четыре категории:

- S trengths (сильные стороны),

- W eaknesses (слабые стороны),

- O pportunities (возможности),

- T hreats (угрозы).

Сильные (S) и слабые (W) стороны являются факторами внутренней среды объекта анализа, (то есть тем, на что сам объект способен повлиять); возможности (O) и угрозы (T) являются факторами внешней среды (то есть тем, что может повлиять на объект извне и при этом не контролируется объектом). Например, предприятие управляет собственным торговым ассортиментом - это фактор внутренней среды, но законы о торговле не подконтрольны предприятию - это фактор внешней среды.

Объектом SWOT-анализа может быть не только организация, но и другие социально-экономические объекты: отрасли экономики, города, государственно-общественные институты, научная сфера, политические партии, некоммерческие организации (НКО), отдельные специалисты, персоны и т. д.