Створення звіту за допомогою Майстра звітів

Звіти найчастіше створюються на основі запитів, оскільки дуже часто необхідні поля присутні в різних таблицях, Нехай, наприклад, на основі значень запиту "Реалізація_Сума" потрібно сформувати звіт, де б було розраховано загальну (мінімальну, максимальну) суму покупки з кожного Покупця, а також загальну суму продажу. Для цього в основному вікні БД на панелі об'єктів активізують об'єкт Звіти клацнувши на ньому лівою клавішею миші:

а) в робочому полі вікна вибрати ярлик Створення звіту за допомогою майстра і двічі клацнути на ньому лівою клавішею миші;

б) у першому діалоговому вікні Майстра вибрати у списку Таблиці і запити запит "Реалізація_Сума". Після цього із групи Доступні поля за допомогою кнопок перенести всі поля у групу Обрані поля і натиснути кнопку Далі. Якщо звіт створюється на основі значень двох і більше зв'язаних таблиць, то на екрані з'являється вікно, в якому необхідно зазначити вигляд подання даних у звіті й натиснути кнопку Далі;

Рис. 32. Діалогове вікно Майстра Звітів де визначаються рівні Групування

в) у наступному вікні (рис. 32) майстер пропонує додати рівні групування, тобто потрібно вибрати поле (зі значеннями, що повторюються), в якому будуть групуватися дані (це поле КодПок). Спочатку активізують поле КодПок, а потім кнопку із стрілкою. У цьому самому вікні після активізації кнопки Групування..., можна визначити, яким чином відбуватиметься групування значень. Для текстових полів це може бути одна літера, перші три тощо, а для числових - інтервали по 10, 50 типів у групі. За замовчуванням активним є параметр Звичайний. Після цього необхідно натиснути кнопку Далі.

г) У наступному вікні (рис. 33) можна встановити порядок сортування. Для першого ключа відкривають список полів і вибирають потрібне поле (наприклад, Дата), за допомогою кнопки-перемикача визначають вид сортування - за спаданням чи за зростанням. Аналогічні дії виконують для створення інших ключів сортування.

Рис. 33. Діалогове вікно Майстра Звітів де визначається порядок Сортування

Потім потрібно визначити, які підсумки будуть розраховані у звіті. Для цього активізують кнопку Підсумки..., яка викликає діалогове вікно (рис.34), в якому активізують відповідні перемикачі (суму, максимальне та мінімальне значення у полі Сума). У групі Показати визначають, що саме буде поміщено у звіті: тільки підсумки чи значення разом із підсумками. Параметр Обчислити проценти розраховує відсоток підсумку групи щодо загального підсумку за полем. Після цього натискають кнопку OK і Далі.

Рис. 34. Діалогове вікно Підсумки де визначаються підсумкові значення

д) У наступних двох вікнах вибирають вид макету і стиль звіту. В останньому вікні майстра створення звітів вказують назву звіту, під якою він зберігатиметься у БД, і активізують кнопку Готово. Створений звіт має вигляд, поданий на рис. 35.

Редагують звіт у режимі Конструктора (рис.36). Він складається з таких частин:

> Заголовок звіту - містить назву звіту ("Реалізація...");

> Верхній колонтитул - містить назви полів звіту;

> Заголовок групи - містить ім'я поля зі значеннями, що повторюються і використовуються для розрахунку підсумків у групах значень звіту;

Рис. 35. Звіт реалізації продукції в розрізі покупців

> Область даних - містить імена полів, значення яких є у звіті (в цій самій області створюють додаткові розрахункові поля);

> Нижній колонтитул - містить поточну дату (функція Now), номер поточної сторінки, кількість усіх сторінок звіту;

> Примітки звіту — містить загальний підсумок звіту (загальну суму). До звіту можуть бути застосовані такі самі дії, як і до форми, тобто вилучення (додання) колонтитулів, створення розрахункових полів, розрахунок загальних функцій та ін.

Рис. 36. Звіт у режимі Конструктора

Завдання для практичної та самостійної роботи

Задача: В базі даних Realiz.mdb створити звіти:

> відомість реалізації продукції в хронологічному порядку;

> відомість реалізації продукції в розрізі найменувань продукції;

> відомість реалізації продукції в розрізі покупців;

> створити звіт з декількома рівнями групування і розрахунковими підсумками.

1. Створити відомість реалізації продукції в хронологічному порядку за допомогою Майстра на основі таблиці Реалізація.

2. Створити відомість реалізації продукції в розрізі найменувань продукції на основі запиту Реалізація_Сума.

3. Створити відомість реалізації продукції в розрізі покупців.

4. Створити відомість реалізації продукції для конкретного покупця.

5. Створити звіт, який би підраховував суму реалізації продукції за конкретний день, місяць і рік.

У цьому звіті буде використано декілька рівнів групування. Звіт буде ґрунтуватися на основі запиту, тому розпочнемо зі створення запиту:

1. Створюємо запит за допомогою Майстра на основі таблиць Реалізація і Продукція.

Із таблиці Реалізація переносимо два поля: Дата і Кількість, а з таблиці Продукція - поле Ціна. Назва запиту Сума реалізації за період.

2. Переходимо в режим Конструктора. Створюємо розрахункове поле Сума:[Кількість]*[Ціна].

Бажано, щоб дані в майбутньому звіті групувалися за роками, місяцями та днями. Для цього потрібно створити в запиті обчислювальні поля: Рік, Місяць і День. Ці поля будуть розраховуватись на основі значення поля Дата. Із кожної дати необхідно виділити рік, місяць і день, тоді ми зможемо за цими полями зробити потрібне нам групування.

3. Створюємо в бланку запиту розрахункове поле Рік і вводимо в перший рядок наступний вираз: Рік:Format([Дата];"уууу").

4. Створюємо поле Місяць і вводимо вираз: Micяць:Format ([Дата];"mmmm").

5. Створюємо поле День і вводимо вираз: День:Format([Дата];"dd").

У всіх трьох випадках використана функція Format(), щоб відобразити дату в потрібному вигляді: "уууу" - 4 цифри року; "mmmm" - повна назва місяця; "dd"- число дня 01, 02,..., або "d" - 1, 2,... ("dddd" – назва дня тижня Понеділок, Вівторок,... або "ddd" – Пн, Вв,...).

Ще створимо поле НомерМісяця, воно необхідне для сортування за місяцями, тому що при сортуванні за полем Місяць ми б одержали місяці, відсортовані в алфавітному порядку.

6. Вводимо вираз для поля НомерМісяця:Month([Дата]).

Функція Month повертає номер місяця в даті (Січень - 1, Лютий - 2,..., або вираз НомерМісяця:Format([Дата];"mm") - Січень - 01, Лютий - 02,...).

7. Встановлюємо сортування за зростанням в полях: Рік, НомерМісяця і День. Звіт повинен відображати дані тільки за період, який цікавить користувача. Тому необхідно задати в запиті параметри, які дозволять ввести початок і кінець періоду.

8. Вводимо в рядок Умова вибору поля Дата вираз: >=[Початок періоду] and <=[Кінець періоду], або Between [Початок періоду] and [Кінець періоду].

9. Збережіть запит і перевірте його на виконання.

10. Створюємо звіт за допомогою Майстра на основі запиту Сума реалізації за період і в режимі Конструктора вдосконалюємо вигляд звіту.

Контрольні запитання

1. Яке призначення звітів?

2. Які є способи створення звітів?

3. З яких частин складається звіт?

4. Який спосіб створення звітів є оптимальним для початківців?

5. Для чого призначений верхній колонтитул?

6. Як вибрати об'єкт у полі конструктора звіту?

7. Як змінити шрифт тексту всередині об'єкта?

8. Що таке групування записів у звіті?