Это правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, и ответственности – должностную инструкцию.
Текст должностной инструкции включает следующие разделы:
1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Права;
4. Ответственность;
5. Взаимоотношения.
На основе должностной инструкции определяются: порядок назначения на должность и освобождения от нее, непосредственное подчинение работника, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); устанавливается конкретное содержание деятельности работника и его полномочия, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей, а именно право принимать определенные решения, самостоятельно подписывать документы в рамках его компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю и т.д. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Как показывает практика, расплывчатые формулировки должностных прав и обязанностей, а также элементарное незнание их работником часто служит предпосылкой конфликтных ситуаций в организации.
|
|
Задача должностных инструкций – максимальная конкретизация функций работников с учетом общего объема работы и оптимального распределения обязанностей между сотрудниками коллектива.
Методика составления должностных инструкций может быть различной, например следующей:
1) первый этап – беседа с персоналом организации, в ходе которой выясняются функции каждого сотрудника (как он себе их представляет);
2) второй этап – беседа менеджера с непосредственными руководителями о функциях;
3) третий этап – анализ полученных материалов каждого сотрудника. Возможен и другой вариант, когда вначале опрашивается руководитель подразделения, а затем – подчиненный.
На практике нередко руководитель сам составляет должностную инструкцию, учитывая индивидуальные способности работника. Если это не вакантная должность, целесообразно участие самого сотрудника в проектировании инструкции. С одной стороны, этого требует профессиональная этика, а с другой – непосредственный исполнитель обычно лучше, чем кто бы то ни был, знает в деталях содержание своей деятельности.
Должностная инструкция дает возможность получить статическую картину содержания труда работника. Однако не менее важно выяснить, как выглядят те или иные функции в действии, например, сколько рабочего времени занимает выполнение того или иного задания. Способом получения подобной информации является фотография рабочего дня. Результат подобных исследований представляет особый интерес для решения проблемы рационального распределения рабочего времени.
|
|
Фотография (или самофотография) рабочего времени – это последовательная регистрация в специальной карте затрат времени на все рабочие операции и перерывы. Хронометраж отдельных операций имеет важное значение для выработки оптимальных норм на их выполнение.
Теперь рассмотрим распорядительную документацию, в т.ч. плановые, распорядительные и отчетные документы.
Плановые документы
Любая деятельность, чтобы быть успешной, должна планироваться. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы всегда составляются на какой-либо определенный срок (например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц, или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором).
Планирование деятельности отдельной организации осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.
Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, служб, в форме планов командировок и графиков отпусков. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность также планируется.
План – документ, устанавливающийперечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той, или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графы таблицы – наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, отметка об исполнении.
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа («план»), дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.