Рекомендации по составлению документа
Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета на предприятии».
Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее.
Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью.
Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера.
Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. п.
Разновидностью инструкции является должностная инструкция.
Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом, максимально уточняются функциональные обязанности каждого работника. Должностная инструкция закрепляет организационно-правовое положение работника, содержит перечень основных направлений его деятельности, определяет ответственность работника на конкретном рабочем месте.
Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).
Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность независимо от того, к какой отрасли относится организация.
При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек.
Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой. Например: «Должностная инструкция бухгалтера».
Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Например: «Должностная инструкция бухгалтера по налогам».
Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе, организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Возможно создание индивидуальных (персональных) должностных инструкций для каждого работника. Такая инструкция не будет общей, следовательно, отношение к ней у работника будет более серьезным.
Должностная инструкция — документ длительного пользования и действует до тех пор, пока не будет заменена новой. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением технологии выполняемых работ, сокращением штата и др. Обычно должностные инструкции корректируются раз в 3-5 лет.
На заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве было принято решение внести изменения в статью 35 Перечня, устанавливающую сроки хранения должностных инструкций. Указанную статью решено дополнить требованием хранить индивидуальные (персональные) должностные инструкции в составе личных дел 75 лет.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации — куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов.
I. Общие положения.
В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно, кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).
II. Функции.
В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.