2018-02-14
541
Туристсько-краєзнавча діяльність характеризується надзвичайною різноманітністю її організаційних форм. Найпоширеніші з них - гурток, секція, клуб, суспільство. І кожен добре організований туристський колектив обов'язково веде необхідну документацію.
Комплект первісної, «базової» документації туристської групи (секції, гуртка) включає:
1)У протоколах зборів (засідань, конференцій, з'їздів) записуються дата і місце проведення, кількість присутніх, прізвища виступаючих та тези їхнього виступу, результати голосування по кожному обговорюваному пункту, прийняте рішення. Протокол підписують голова та секретар зборів. Головою зборів зазвичай обирають людину, здатну «постояти» за дотримання порядку та регламенту виступів.
2)Статут зазвичай містить розділи: цілі та завдання організації; зміст і методи роботи; керівництво та структура організації, права та обов'язки членів. Проект статуту готується заздалегідь, на зборах обговорюється кожен його розділ, приймається з урахуванням внесених додатків. Оскільки ваша організація самодіяльна, ви маєте право включати до статуту досить жорсткі моральні та дисциплінарні умови. Наявність статуту має величезне організуюче та виховне значення: він зобов'язує членів колективу серйозно ставитися до дотримання всіх його положень.
У статуті також зазначається назва (ім'я) колективу, емблема (герб, прапор, значок), девіз (як елемент лицарської культури), гімн (пісня власна чи запозичена), уніформа (цілком достатньо точно однаковою для всіх нашивки, пов'язки, майки тощо). Наявність цих символів завжди викликає почуття гордості за колектив, прагнення не впустити його авторитет і бути достатнім його членом. І туристська група в уніформі сприймається оточуючими зовсім інакше, ніж у різному вбранні.
3)Список членів організації складається за розгорнутій формі, яка включає: повне ім'я, дата народження, домашня адреса і телефон, імена та адреси близьких, медичні дані (перш за все група крові, наявність хронічних захворювань і алергії).
4)Подорожуючі завжди розбиваються по парах; це називається компанійством. У кожній парі завжди виявляється, що один з них - ведучий, другий - ведений. Від того, наскільки дружні компаньйони-напарники, залежить результат їх діяльності та групи (гуртка, секції) в цілому. Тому облік компанійства та аналіз сумісності пар для туристського колективу і його керівника життєво необхідний.
5)Компанійські пари туристів потім об'єднують в бригади по 4, іноді по 6 чоловік в залежності від конкретних умов подорожі - місткості наметів, байдарок, автомобілів, вікового складу, кількості ліжок в номері готелю, місць за обіднім столом і т. д. Завжди призначається (обирається) бригадир (ланковий), який організовує роботу своєї бригади і фактично стає заступником керівника групи.
6)Посадова інструкція на підприємстві - це офіційний документ, в якому докладно викладені обов'язки і права працівника і під яким працівник розписується. Туристська группа - це добровільне об'єднання, але не кожен його учасник досконально знає доручену йому справу. Тому краще розписати обов’язки кожного члена групи на папері і вручити виконавцю. Складені «посадові» інструкції треба підтверджувати протоколом на загальних зборах.
7)Без планування організація туристської роботи неможлива. До планування роботи обов'язково залучається весь актив туристського колективу. План має включати пункти: зміст роботи, терміни її виконання, хто керує роботою, результат роботи та її оформлення. У системі планування, як правило, виділяють декілька етапів. Перший етап - перспективне планування на кілька років, що передбачає розгортання діяльності колективу. Другий етап включає складання річного плану, в якому визначається мета і конкретні завдання туристської роботи. На третьому етапі розробляються конкретні туристські заходи (екскурсії, експедиції, вечори, конференції).
8)Відповідно до затверджених планів роботи складаються кошториси доходів-витрат туристської організації. Як і плани, кошториси складаються перспективні, річні та поточні.
9)Звітні фінансові документи (відомості сплати внесків, виплат за рахунками тощо) в хронологічному порядку підшиваються у спеціальні папки та зберігаються протягом встановленого терміну. Від-відповідальних за бухгалтерію не слід викидати навіть дріб'язкові рахунки до затвердження фінансового звіту на зборах колективу.
Відомості обліку групового спорядження містять перелік всіх предметів, що знаходяться у спільній власності, відомості про вартість кожного з них, технічний стан і знаходження. Оскільки зазвичай невеликий туристський колектив не має спеціального приміщення, то інвентар та обладнання зберігається по домівках.
У процесі діяльності колективу з'являються і додаються:
10)документація про легалізацію колективу;
11)плани і програми проведення конкретних заходів;
12)плани і програми тренувань і змагань;
13)списки партнерів і клієнтів групи;
14)маршрутна документація для проведення подорожей;
15)щоденники подорожей і звіти про подорожі.
