Управление несколькими проектами

Microsoft Project позволяет вставлять один проект внутрь другого. В любом представлении со списком задач подпроекты выглядят как суммарные задачи. Ко всем задачам подпроекта имеется полный доступ: Вы можете просматривать и изменять их содержимое, при этом меняются сведения о задачах в исходном файле проекта. Необходимость разбиения проекта на главный проект плюс подпроекты может быть вызвана как сложностью проекта и наличием подчиненных руководителей проекта, так и необходимостью переключаться между проектами с разными уровнями детализации.

Для создания главного проекта необходимо в проект, который станет главным, добавить все остальные подчиненные проекты. Для этого открываем проект, который будет главным и выбираем представление со списком задач, например диаграмму Ганта. Выделяем строку, под которой мы хотим вставить подпроект. Задача в этой строке может находиться на любом уровне существующей структуры.

Вставленный проект будет находиться

на том же уровне, что и выделенная задача. Выберите пункт Проект в меню Вставка. В появившемся окне (рис.22) выберите имя вставляемого проекта и нажмите кнопку Вставить. После вставки название проекта появится в выделенной строке списка задач и в столбце индикаторов будет отображаться значок вставленного проекта ). Повторяем вставку проекта для всех остальных подпроектов, относящихся к главному проекту.

Рисунок 22 – Вставка проекта.

Для контроля связей между проектами необходимо выбрать пункт Связи между проектами из меню «Сервис». В открывшемся диалоговом окне будут показаны сведения о всех внешних предшественниках и внешних последователях (рис.23). Также в любом представлении задач можно добавить в табличную часть поле

«Внешняя задача», в котором будет указана является ли данная задача внешней по отношению к данному проекту, и поле «Проект» в котором будет указано имя проекта, к которому относится задача.

Рисунок 23 – Окно настройки связей между проектами.

Для удаления связей между проектами можно использовать диалоговое окно

«Связи между проектами». Перейдя на вкладку внешних предшественников или последователей, выделите связь, которую необходимо удалить, и нажмите кнопку

«Удалить связь».

Сведения о ресурсах и задачах могут быть перенесены из одно проекта в другой. Для этого можно использовать стандартные команды «Копировать ячейку»,

«Вырезать ячейку» и «Вставить» из меню «Правка». При вырезании ячейки, она будет удалена из исходного проекта, это применимо, если необходимо разбить сложный проект на несколько подпроектов. Для копирования открываем проект, из которого необходимо скопировать данные и выбираем соответствующее представление данных. Например, для копирования информации о задачах можно использовать диаграмму Ганта. Выделив необходимые данные, выбираем пункт меню «Копировать» из меню «Правка». Далее открываем проект, куда необходимо скопировать данные, и выбираем аналогичное представление данных. Выделяем

строку, после которой мы хотим добавить копируемые данные. После этого выбираем пункт меню «Вставить» из меню «Правка».

В тех случаях, когда необходимость изменять данные подпроекта отсутствует, можно сделать подпроект доступным только для чтения. Для настройки доступа необходимо в диаграмме Ганта выделить суммарную задачу, относящуюся к подпроекту и нажать кнопку «Сведения о задаче» на панели инструментов

«Стандартная». В диалоговом окне (рис.24) переходим на вкладку Дополнительно и устанавливаем флажок «Только для чтения». В этом же окне можно разорвать связь между данным подпроектом и основным проектом, для этого убираем флажок

«Связь с проектом».

Рисунок 24 – Установка доступа только для чтения.

Кроме подхода «главного проекта плюс подпроекты» сведения из нескольких проектов также могут быть собраны в один объединенный проект. Такой проект также создается с помощью функции «Вставка проекта», но имеет следующие отличия:

- Объединенный проект не обязательно должен иметь иерархическую структуру. Все вложенные проекты могут находится на одном уровне;

- Проекты могут не иметь абсолютно никакого отношения друг к другу.

- Объединенный проект может быть только хранилищем нескольких файлов;

- Объединение проектов в одном файле может быть временным и применяться, например для формирования отчета.

Для объединения проекта необходимо создать новый проект, затем вставить в него все необходимые файлы проектов через пункт «Проект» меню «Вставка как и

для главного проекта». Специфическим вариантом объединенного проекта является пул ресурсов, такой проект служит исключительно для хранения сведений о ресурсах, их доступности, стоимости и текущем использовании. В качестве пула можно использовать как один из имеющихся проектов, содержащий все необходимые ресурсы, так и создать новый. Для создания нового пула ресурсов необходимо во вновь созданном проекте заполнить информацию о ресурсах, например, используя «Лист ресурсов». Необходимо ввести, по крайне мере имя ресурса, единицу измерения и стандартную ставку.

После сохранения пула ресурсов как обычного проекта, его можно подключать к другим файлам проектов. Для этого необходимо открыть файл пула ресурсов и файл проекта, к которому планируется добавить ресурсы. Далее в проекте выбираем пункт Доступ к ресурсам из меню «Сервис/Общие». В открывшемся диалоговом окне «Общий доступ к ресурсам» (рис.25) устанавливаем переключатель

«Использовать ресурсы». В списке из выбираем имя файла пула ресурсов. Указываем метод обработки конфликта ресурсов. После нажатия на кнопку «ОК» файл проекта станет клиентом пула ресурсов. Все сведения из пула отображаться в проекте, а информация о ресурсах из файла проекта будет добавлена в файл пула.

Рисунок 25 – Общий доступ к ресурсам.

При следующем открытии файла проекта, Вам будет предложено открыть и файл пула. Если пул ресурсов не будет открыт, то доступа к его ресурсам тоже не будет. В следующем окне (рис.26) можно выбрать режим доступа к файлу пула, включая только чтение, чтение и запись, а также чтение и запись с созданием главного проекта для всех файлов связанных с пулом ресурсов.

Рисунок 26 – Выбор режима доступа к ресурсам пула.

При использовании пула ресурсов в нескольких проектах, необходимо периодически обновлять информацию о его состоянии. Для этого необходимо выбрать пункт «Обновить пул ресурсов» меню «Сервис/общие ресурсы».

Для отключения использования пула ресурсов необходимо в окне «Общий доступ к ресурсам» установить переключатель «Использовать собственные ресурсы».