Организация работ на стадии исполнения проекта

Стадия исполнения проекта включает следующие действия:

· Выполнение задач согласно намеченному плану.

· Постоянное сопоставление проводимых работ с утвержденным планом. Сбор информации о полученных результатах, выполнении графика работ и проведенных расходах. Определение отклонений от плана и при необходимости принятие соответствующих мер.

· Выявление возникающих проблем. Изменение постановки задач, графика работ и распределения ресурсов с тем, чтобы реализовать проект в соответствии с планом; согласование внесения в него необходимых изменений.

Реализуя поставленные задачи, надо помнить, что в последующем будет необходимо оценить их эффективность. Одним из заметных направлений в бизнесе в последнее время стало стремление к реконструкции и модернизации. Это позволяет снизить затраты, обеспечить экономию времени, повысить качество продукции. Однако любая система, включая сферу бизнеса, подвержены энтропии – естественной деградации, наступающей с течением времени. Чтобы удержать свой бизнес хотя бы на сегодняшнем уровне, для своего выживания компании придется поглощать собственные ресурсы. Поэтому необходимы постоянные меры по внедрению инновационных методов в разных направлениях деятельности. 

 Способов оценки успеха в бизнесе много. Для компаний, осуществляющих модернизацию своего производства, проблемой часто является использование при такой оценке устаревших способов оценки. Например, многие компании до сих пор ориентируются, главным образом, на стратегию экономии масштабов. Такая стратегия предполагает сокращение производственных затрат за счет увеличения объемов производства. Бесспорно, экономию масштабов учитывать надо, но сегодня наиболее эффективны конкурентно-рыночные преимущества – инновации, дифференциация, снижение затрат при продвижении продукта. Именно такими понятиями надо считать главными при оценке успеха компании в реализации проекта.

 

 

Тема 5. Методы организации проектной деятельности

         В отечественной практике распространены следующие методы организации проектной деятельности

Централизованная структура

Традиционная централизованная структура проектной организации предусматривает иерархическое подчинение специализированных подразделений, например, отдела кадров, бухгалтерии (рис.5) — центральному руководству. Все задачи организации выполняются в соответствующих подразделениях. Такую структуру еще называют фиксированной. Каждое подразделение имеет свою специализацию и постоянный персонал с соответствующей профессиональной подготовкой.

Преимущества централизованной структуры управления

• Централизованное управление выбором проектов.

• Единство методов руководства и отчетности по всем проектам.

• Стабильность взаимоотношений в коллективе.

• Четкость структуры полномочий при расстановке приоритетов и решении спорных вопросов.

• Постоянство руководства позволяет работникам рассчитывать на оценку своих заслуг

Однако централизованной структуре присущ и ряд недостатков:

• Замедленная реакция на проектные инициативы.

• Неравномерность загрузки персонала.

• Незнание специалистами сфер деятельности, в которых может понадобиться их экспертиза.

 

Функциональная структура

Разработанная для повышения оперативности, функциональная структура предусматривает деление организации на группы по назначению, с наличием в каждой из них своих специализированных подразделений. Хотя специализация таких подразделений может совпадать, каждое из них подчиняется руководству своей функциональной группы. Например, группы продаж, производства и администрация могут иметь свои информационные отделы, отделы кадров и др.

Как и централизованная, функциональная структура относится к типу фиксированных, и ей, в основном, присущи те же достоинства, но есть и некоторые свои:

~ Лучшее понимание персоналом задач своей функциональной группы.

~ Отсутствие конкуренции за услуги специализированных подразделений.

Однако у такой структуры есть и недостатки:

~ Разнобой в методах работы и отчетности одноименных подразделений разных групп.

~ Сложности эффективного использования крупных инвестиций.

~ Вероятность дублирования работ разными подразделениями.

 

Матричная структура

Проникновение современных проектов в разнообразные сферы деятельности организаций постоянно расширяется, причем влияние часто взаимное. Поэтому особую важность приобретает слаженность работы специалистов разных профессий.

Для ускорения реакции на возникающие задачи и повышения эффективности труда применяется матричная структура организации труда. Для выполнения каждого проекта привлекаются специалисты разных подразделений организации. Это дает возможность практически полностью обеспечить занятость персонала.

Отметим следующие преимущества данной структуры:

~ Оперативная комплектация временных команд.

~ Возможность краткосрочного привлечения высококвалифицированного специалиста.

~ Легче расположить к себе руководителей специалистов, назначенных данному проекту.

~ Возможность использовать одинаковые подходы и методы работ в однотипных проектах.

Матричной структуре присущи также и недостатки:

~ Двойное подчинение работников.

~ Проблемы участников нескольких проектов с распределением времени.

~ Отсутствие "сработанности" членов команды проекта.

~ Вероятность конфликта мотивов участия в различных проектах.

~ Несогласованность методов работы и отчетности участников проекта.

 

Тема 6. Планирование и контроль в проектной деятельности

Детальная проработка бюджета проводится на стадии разра­ботки, когда будет полный перечень работ проекта.

Уверенность в том, что планы соблюдаются, а цели будут достигнуты, можно получить только благо­даря контролю. При этом необходимо ответить на сле­дующие вопросы:

• Соблюдаются ли сроки?

 • Удерживаются ли расходы в запланированных рамках?

•Соответствуют ли получаемые результаты нашим ожиданиям
и ожиданиям заказчика?

 • Как высока вероятность, с учетом имеющейся динамики, достигнуть цели в срок?

Выполнение договорных работ

Как правило, выполнение проектных работ производится на основе договоров подряда. К договорам подряда относятся договоры на оказание услуг, непосредственно связанные с сооружением объектов, оказанием услуг по управлению проектом.

Исполнение договоров подряда может длиться несколько лет, в течение которых подрядчик несет затраты и выставляет счета заказчику.

В целях финансового учета возможны такие подходы:

- Признание всей выручки и связанных с нею затрат только на дату завершения договора;

- Признание выручки и затрат по мере выполнения договорных работ.

В соответствии с принятым в финансовом учете методом начисления:

- Выручка и затраты должны признаваться по мере их возникновения;

- Прибыль должна признаваться только тогда, когда существует достаточная вероятность ее реализации в виде получения денежных средств.

Доходы по договору подряда должны включать:

- первоначальную сумму дохода, согласованную в контракте;

- отклонения от условий договора, претензии и поощрительные выплаты – в той степени, в какой они могут привести к возникновению дохода и если они поддаются надежному измерению.

Например, отклонения могут возникнуть, если инфляция оказалась более высокой, чем предполагалось на момент начала выполнения договора.

Подрядчик и заказчик могут согласовать отклонения или претензии, которые увеличат или уменьшат доход по договору подряда уже после заключения договора. Доход по договору подряда может уменьшиться в результате штрафных санкций, возникших в результате задержки выполнения договорных обязательств по вине подрядчика.

Затраты по договору подряда должны включать только затраты, непосредственно относящиеся к конкретному договору. Эти затраты включают:

- заработную плату рабочих, выполняющих проектные работы;

- стоимость материалов, использованных для выполнения договора;

- затраты на аренду машин и оборудования;

- амортизацию основных средств, использованных для выполнения договора;

- транспортные расходы в связи с выполнением работ;

- затраты на конструкторскую, дизайнерскую поддержку, непосредственно связанную с договором;

- затраты на гарантийный ремонт и претензии третьих сторон.

Когда результат договора может быть надежно оценен, доходы и затраты по нему должны признаваться в соответствии со стадией завершенности работ по договору подряда на отчетную дату. (В период экономического спада компании иногда берут заведомо убыточные подряды, чтобы сохранить квалифицированные кадры).

Результат договора с фиксированной ценой может быть оценен надежно при соблюдении всех следующих условий:

• Общий доход по договору может быть надежно измерен;

• Существует вероятность получения фирмой экономических выгод от данного договора подряда;

• Затраты по договору подряда, необходимые для его завершения, и стадия завершенности работ по нему на отчетную дату могут быть надежно определены.

Признание доходов и расходов в соответствии со стадией завершенности работ по договору подряда часто называют методом процента выполнения. При этом доходы по договору ставятся в соответствие с расходами, понесенными вплоть до достижения данной стадии завершенности.