Работа с данными таблицы в режиме формы

Завершив редактирование формы, приступим к работе с таблицей ПРЕДМЕТ через форму. Для перехода используются те же кнопки, что и для перехода в конструктор.

Для загрузки, просмотра и корректировки данных таблицы ПРЕДМЕТ через ранее сохраненную форму в левой панели следует выбрать Формы и найти нужный элемент.

Значения, вводимые в поля формы, должны соответствовать типам данных и их свойствам, заданным при определении структуры таблицы.

Для завершения создания (редактирования) записи таблицы ПРЕДМЕТ достаточно перейти к другой записи в поле номера записи внизу формы.

 

Упражнение

Создайте однотабличную форму для таблицы КАФЕДРА с помощью мастера и выполните добавление нескольких записей. Данные для добавления исполь­зуйте из соответствующей таблицы в приложении к главе 3.

Основы создания многотабличных форм

Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Многотабличная форма может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненных включаемых форм, то есть быть составной. Подчиненная форма может быть построена на основе как подчиненной, так и главной относительно таблицы-источника основной части формы.

Многотабличная форма может не иметь включаемых форм. В этом случае в форму кроме полей таблицы, на основе которой она строится, добавляются поля из связанной таблицы, являющейся главной относительно основной таблицы формы.

Многотабличная форма может быть создана в режиме конструктора или с помощью мастера форм.

При создании многотабличной формы средствами Access могут использоваться различные приемы. Наиболее технологичным является, очевидно, первоначальное создание форм с помощью мастера с последующей их доработкой в конструкторе. Мастер упрощает процесс создания формы, т. к. автоматически выполняет большинство требуемых операций.

Создание многотабличной формы с помощью мастера

Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц, а также запросов. При этом используются различные способы построения многотабличной формы.

Способы построения многотабличной формы

Явное включение подчиненной формы

При использовании мастера форм подчиненная форма строится только для таблицы, которая является подчиненной по отношению к таблице-источнику основной части. Подчиненная форма отображает данные из всех записей подчиненной таблицы, которые связаны с записью главной таблицы, отображаемой в основной части формы. С помощью мастера можно создать составную форму, включающую одну или несколько подчиненных форм стандартного вида с выбранными полями.

Вызов связанной формы по кнопке

Мастер форм позволяет создать связанные формы, которые не включаются непосредственно в главную форму. При этом вместо подчиненной формы включается лишь кнопка, представляющая ее. При необходимости связанная подчиненная форма вызывается на экран нажатием этой кнопки. Открывающееся содержимое связанной формы синхронизировано с текущей записью формы. Этот способ построения многотабличной формы удобен в сложных формах, перегруженных большим числом элементов управления, а также если пользователю нет необходимости постоянно видеть связанные данные.

Многотабличная форма без подчиненных и связанных форм

Составная многотабличная форма, построенная мастером, может не включать подчиненные и связанные формы. Такая форма создается, если необходимо отображать записи подчиненной таблицы, дополненные полями из одной или нескольких главных таблиц. В этом случае записеобразующим источником данных, выводимых в форме, является запись подчиненной таблицы. В одной записи, отображаемой в форме, содержатся значения полей из записи подчиненной таблицы и полей из единственной связанной с ней записи главной таблицы.

Замечание

Данные из главной таблицы, отображаемые в такой форме, будут повторяться, т. к. в результате объединения двух нормализованных таблиц образуется ненормализованная структура данных.

Многотабличная форма на основе запроса

Создание формы на основе полей из нескольких взаимосвязанных таблиц с помощью мастера является для пользователя достаточно простой процедурой. Однако, если в базе данных уже имеется запрос, в котором выбраны таблицы, нужные для получения результата, определены поля, которые необходимо включить в результат, целесообразно создавать форму на основе ранее созданного запроса. В этом случае мастер, использует результаты работы, проделанной пользователем ранее.

Для запроса, в котором записи создаются объединением записей главной таблицы с каждой из связанных записей подчиненной, мастер создает форму так же, как если бы ему были заданы исходные таблицы. Это связано с тем, что форма, обеспечивающая однократное отображение данных, должна базироваться на исходных нормализованных таблицах. Заметим, что результатом многотабличного запроса является ненормализованная таблица с повторяющимися значениями.

Полученная с помощью мастера составная форма при необходимости может быть отредактирована, в том числе дополнена другими включаемыми формами.