Формирование записей результата в запросе

В процессе формирования записей результата из таблицы СТУДЕНТ последовательно выбираются записи с заданным номером группы (НГ).

С каждой записью таблицы СТУДЕНТ объединяются связанные по номеру группы НГ записи из таблицы ИЗУЧЕНИЕ. Из таблицы ИЗУЧЕНИЕ в этом объединении участвуют только записи с заданным наименованием предмета.

Дополнение формируемых запросом записей полями из таблиц ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ не добавляет новых записей. Эти таблицы представляют сторону один в отношении один-ко-многим и служат лишь для расшифровки кодов КП и ТАБН из таблицы ИЗУЧЕНИЕ.

Если по заданному предмету проводится не одно, а два вида занятий: лекции и практика, то число формируемых записей удваивается. В этом случае должны быть сформированы две ведомости — одна для сдачи экзамена, другая для сдачи зачета.

Результаты запроса с данными для формирования отчета представлены на рис. 22.

Заметим, что таблица результатов запроса содержит ненормализованные данные, что проявляется в повторяемости значений в столбцах ГРУППА, НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДМЕТА, ФИО ПРЕПОД., УЧ. ЗВАНИЕ, ВИД ЗАНЯТИЙ и ВЫРАЖЕНИЕ!. Поэтому данная таблица не соответствует проекту макета отчетаи не может непосредственно использоваться как выходной документ.

Использование средств Access для подготовки отчёта обеспечивает преобра­зование получаемой таблицы результатов запроса в выходной документ нужной формы в соответствии с проектом макета отчета.

Рисунок 22

 Конструирование отчета на основе запроса

Рассмотрим технологию создания отчета на основе запроса Ведомость, подготовленного выше. В окне БД выберем запрос ВЕДОМОСТЬ, который будет служить источником данных для отчёта и на вкладке ленты Создание (Create) в группе Отчёты (Reports) выполним команду Отчет (Report). Access автоматически создаст отчет и отобразит его в режиме макета. Для перехода в режим Конструктор выполним команду контекстного меню Конструктор (Design).