Информационная база как основа современной технологии управления

Развитие современного общества сопровождается огромными темпами увеличения объемов информации, используемой для управления. Так, в настоящее время период удвоения объемов хранимой во всем мире информации составляет три года и описывается экспоненциальным законом. До недавнего времени бумага являлась практически единственным носителем управленческой информации. С точки зрения процессов управления положительной стороной информационных технологий, использующих хранение документов на бумаге, является наглядность, то есть отсутствие между человеком и носителем (бумагой) специальных устройств преобразования информации. К недостаткам следует отнести, во-первых, присутствие постоянного запаздывания готовящейся на бумаге информации и ее отставание по времени от принимаемых решений. Например, на крупных предприятиях, применяющих бумажные информационные технологии, директора при принятии решений используют около 5-7% необходимой для этого информации. Во-вторых, поиск информации, хранимой на бумаге, существенно затруднен. В силу того, что основным устройством поиска является, как правило, человек, который накладывает в силу своих физиологических особенностей существенные ограничения на такие параметры поиска как скорость и объем.

Ситуация существенно меняется если информацию хранить не на бумаге, а в памяти вычислительных машин в электронном виде (магнитные, оптические и магнитооптические диски, магнитные ленты, и др.). Например, современные поисковые системы - browsers, работающие в сетях Internet и Intranet, осуществляют поиск информации с огромной скоростью - миллионы слов в секунду и могут "прочитать" за одну секунду 4 тыс. страниц или 2 тома энциклопедии. Поэтому основу современной технологии управления составляют информационные банки, содержащие

огромную массу всевозможной информации. При этом хранение информации не является самоцелью, а предназначено для обеспечения решения задач управления.

Информационный банк является современной формой хранения информации, представленной в электронном виде. Его описание может быть получено с помощью следующих трех соотношений (2.1) - (2.2). Эти соотношения положены в основу приводимой ниже классификации, которая опирается на признак сложности (здесь проводится только по составу), не претендует на полноту и предназначена для краткого, а главное, наглядного изложения знаний этой области. С одной стороны, информация, хранимая в электронном виде, может быть описана как совокупность данных (Д), знаний (З) и программ (П):

И = Д + З + П; (2.1)

Под информацией будем понимать совокупность сведений, воспринимаемых из окружающей среды, выдаваемых в окружающую среду либо хранимых внутри информационной системы. Данные - это информация, представленная в виде, позволяющем автоматизировать ее сбор, хранение и обработку, как человеком, так и другими информационными системами [9].

Знания - это информация, потенциально необходимая обществу или индивидууму. Знания (в узком смысле) - это информация о некоторой предметной области, ситуации, проблеме, правилах ее решения и ограничениях, накладываемых на решение. Знания отличаются от данных тем, что в понятие знаний включаются данные и правила манипулирования ими, а также информация о структуре знаний и о правилах их применения.

Программы - совокупность команд, предназначенных для сбора, хранения, обработки и выдачи информации и реализуемых в компьютере. Различают программы системные и прикладные. Системные программы - это программы, обеспечивающие работу конкретного компьютера. Они включают операционные системы, трансляторы, тесты и т.д. Прикладные программы обеспечивают решение задач в выбранной предметной области.

С другой стороны, взаимодействие человека с информацией, представленной в электронном виде, требует использование соответствующих инструментальных средств, оформленных в виде банка (Бн.), содержащего систему управления (У) и базу (Б) - совокупность правил организации, хранения и представления информации:

Бн. = У + Б; (2.2)

Используя соотношения (2.1) - (2.2), можно произвести классификацию систем и подсистем хранения информации. Разберем некоторые из них, наиболее часто встречающиеся в литературе. Современные информационные банки стремительно развиваются. Их число растет, а их характеристики могут быть описаны следующими цифрами. Объем хранимой информации достигает 1012 символов, что соответствует примерно 1 терабайту, или 500 миллионам страниц, или 250 000 томам энциклопедии. Ежедневное обновление информации происходит в объеме 109 символов, (1 гигабайт, или 500 тысяч страниц, или 250 новых томов). Количество обслуживаемых пользователей лежит в пределах 1 миллиона. Причем увеличение объемов, хранимой в банках информации, увеличивает в развитых странах ежегодно примерно на 25%.

Банк данных - это система специальным образом организованных данных (Баз Данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных" [2]. Банк Знаний "следует рассматривать как совокупность машинных сведений о некоторой предметной области, включающую не только фактические данные об объектах, их свойствах и отношениях, но и более сложные обобщающие концептуальные понятия и зависимости, что позволяет осуществлять относительно более гибкую и глубокую переработку этих данных в процессе решения поставленной проблемы" [4].

Таким образом, предложенная на основе соотношений (2.1) - (2.2) классификация подсистем хранения электронной информации, хотя и является в известной степени условной, описывает основные варианты их построения. Рассмотрим более подробно базы данных, как наиболее часто используемые в управленческих технологиях. База данных - "это объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ" [8]. Данные представляют собой запись в определенном коде, удобном для ее дальнейшего преобразования.

База данных является динамической информационной моделью некоторой предметной области объекта. Свойства объекта описываются с помощью переменных величин, которые являются элементарными единицами информации и называются атрибутами - логически неделимыми элементами. Для атрибута определяется множество его значений. Например, атрибут МЕСЯ Ц может иметь двенадцать значений. В Базе Данных атрибуты состоят из атрибутов-признаков и атрибутов-оснований. Атрибуты-признаки (ключи) являются качественной характеристикой объекта. Например, ФАМИЛИЯ, НОМЕР ЗАЧЕТНОЙ КНИЖКИ, КАФЕДРА и т.д. Атрибуты-основания характеризуют количественную сторону объекта и зависят от атрибутов-признаков. Например, ЧИСЛО, ВЕС, ДАТА. Основным же элементом Базы Данных является показатель. Показатель - составная единица информации, включающая один атрибут-основание и несколько присущих ему атрибутов-признаков.