Внутримашинное информационное обеспечение

 

Создание автоматизированных систем нового поколения связано с широким внедрением ЭВМ, распределенных баз данных и систем передачи информации, а также с широким внедрением ПЭВМ, «интеллектуальных терминалов», резким снижением стоимости элементной базы и затрат на функционирование распределенных систем. Поэтому при описании внутримашинного информационного обеспечения мы остановимся на составе и обеспечении локальных и распределенных баз данных.

На Украине и за рубежом в настоящее время насчитывается около 1500 автоматизированных банков данных и около 10 тысяч предприятий, использующих вычислительные сети и распределенную обработку информации.

Распределенный банк данных представляет собой систему логически интегрированных и территориально распределенных баз данных, языковых, программных, технических и организационных средств, предназначенных для создания, ведения и обработки распределенной информации. Для распределенных баз данных характерно накопление, обновление и хранение данных в географически распределенных узлах вычислительной сети, логическая интеграция территориально распределенных данных, процессов обработки, обновления и поиска информации, обеспечение автоматизированного взаимодействия между локальными базами данных в процессе решения задач пользователя.

Основой концепции функционирования распределенных баз данных является реализация многоуровневого подхода, обеспечивающего интеграцию и независимость различных способов представления данных о предметной области пользователя. Выделяют три основных уровня представления информации в базе данных – внешний, логический и физический.

На внешнем уровне задается интегрированное описание совокупности данных в терминах предметных областей пользователей. На логическом и физическом уровнях используются логические и физические структуры локальных баз данных.

В современных распределенных базах данных на внешнем и логическом уровнях используются иерархические, сетевые и реляционные модели данных. Иерархические и сетевые модели данных получили распространение благодаря их удобству, простоте и возможности эффективной реализации на современных ЭВМ. Реляционная модель данных была представлена как альтернатива сетевой и иерархической с целью обеспечения независимости данных и максимальной гибкости при формировании ответа на недетерминированный запрос.

Применение ПЭВМ в информационных системах позволило внедрить высокоскоростные, помехоустойчивые и надежные вычислительные сети. Для оптимизации передачи данных в вычислительных сетях используются «файл-сервера». Они реализуются в виде отдельных блоков, работающих под управлением специального программного обеспечения. Применение «файл-серверов» позволяет отказаться от использования мощностей ЭВМ для реализации функций по управлению передачей данных, эффективно использовать операционные ресурсы, обеспечить качественно новый уровень создаваемых локальных и глобальных вычислительных систем.

 

Информационные взаимосвязи задач учета, контроля и аудита в условиях функционирования автоматизированной обработки информации

 

В настоящее время бухгалтерский учет играет одну ив основных функций управления в условиях функционирования автоматизированных систем.

Успех в осуществлении управленческой функции в таком случае во многом зависит от правильного построения взаимосвязей задач. Однако, несмотря на огромное их значение, данные вопросы не нашли теоретического и практического отражения в бухгалтерском учете. Только в некоторых работах (Гильде Э.К., Соколова Я.В., Якубовой Б.А., Парецкой И.В., Нарибаева К.Н.) описаны информационные взаимосвязи внутри информационной системы учета, но и здесь не затрагиваются вопросы информационных взаимосвязей с точки зрения управления всей информационной системой предприятия в целом.

Разработка учетной информации является не конечной целью, а лишь частью учетной функции системы. Важной задачей становится такой способ передачи информации конкретным потребителям, который позволяет им правильно воспринять информацию и понять ее потенциальную полезность. Это насущная задача, так как при плохом представлении данных даже самая ценная информация может оказаться бесполезной. В таком случае успех в осуществлении учетной функции во многом зависит от правильного построения коммуникационных процессов. Однако эта проблема не нашла ни теоретического, ни широкого практического применения в бухгалтерском учете. Лишь в некоторых работах рассматриваются внутренние связи в учете, а коммуникационные аспекты учета с точки зрения целей управления вообще не исследованы.

Главную причину такого положения следует искать впрактике организации учетной деятельности и в истории ее развития. Большинство учетных данных остается в бухгалтерии, только небольшая их часть выходит во внешнюю среду в виде отчетности. Порядок составления и представления отчетности регламентированы соответствующими инструкциями. Таким образом, бухгалтера, как правило, освобождены от забот по коммуникационным процессам. В условиях распределенной обработки данных на организацию учета существенное влияние оказывает теория коммуникации. Сам учет может быть представлен как интегрированная система сбора, обработки, хранения и передачи учетной информации, а основные принципы теории коммуникации позволяют выработать наиболее оптимальные объемы, сроки и направления информационных потоков в учете.

Как единица коммуникации работник учета несет ответственность за создание учетных показателей и передачу их потребителям. Для этого он, прежде всего, должен определить тип необходимых блоков информации, так как фактически только потребность в информации является оправданием для установления коммуникации.

Как единица РСОД учетный работник в одно и то же время функционирует и как источник информации, и как передатчик, и как приемник и потребитель передаваемых блоков информации при помощи различных механизмов обратной связи.

Как коммуникационная единица потребитель учетных сообщений тоже сочетает в себе все части коммуникационной системы. Потребитель учетных сообщений выполняет две первостепенные функции –интерпретирование учетных сообщений и их использование.

От других функций управления бухгалтерский учет отличается своими целями, задачами и методами решения. Это позволяет разграничить различные функции учета, что следует учитывать при организации АРМ бухгалтера, чтобы избежать дублирования решения одних и тех же задач.

Задача представляет собой совокупность исходных данных, их обработку с целью преобразования в выходные показатели.

Каждая задача характеризуется функцией управления, в рамках которой она решается, ресурсом, который она отражает, его состоянием, подразделением, к которому относится ресурс, периодом времени, за который отражается движение ресурса.

Совокупность выходных показателей однозначно определяет содержание задачи.

Взаимодействие функциональных задач осуществляется на информационной основе. Обмен информацией между задачами при функционировании АРМБ возможен при наличии классификационного перечня задач, без которого описать информационные взаимосвязи весьма затруднительно.

Классификация задач содействует методологии учета, что, в свою очередь, благоприятно влияет на технологию обработки данных на АРМБ.

Разграничение по классификационным признакам позволяет локализовать однородные задачи с целью типизации их обработки, удобства изучения особенностей и использования в управлении, установления закономерностей информационных связей.

Задачи бухгалтерского учета можно классифицировать по ряду признаков, в зависимости от практических потребностей. Наиболее важной для практических целей является группировка задач по экономическому содержанию выходных показателей. Такая группировка служит основанием для выделения следующих типов АРМ бухгалтера:

1) АРМ бухгалтера по учету основных средств;

2) АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей;

3) АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы;

4) АРМ бухгалтера по учету готовой продукции, ее отгрузки и реализации;

5) АРМ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций;

6) АРМ бухгалтера по учету затрат на производство;

7) АРМ бухгалтера сводного учета и составления отчетности.

При определении перечня задач, подлежащих решению на АРМ бухгалтера, следует учитывать:

– отраслевые факторы;

– факторы, связанные с характером производства;

– факторы, связанные со смежными задачами;

– факторы, связанные с методическими вариантами решения задач бухгалтерского учета, контроля и анализа.

В условиях децентрализованной автоматизации учета с использованием АРМБ практически все указанные задачи могут быть решены как в подразделении (АРМБ I категории), так и в бухгалтерии (АРМВ II категории), т.е. ни одна из задач этого участка не относится к стационарным. Возможность и целесообразность решения этих задач в подразделениях (АРМБ I категории) обусловлена тем, что там возникает большая часть исходной информации и в значительной степени используется результатная информация. При этом возможны различные варианты распределения задач между бухгалтерией (АРМБ II категории) и подразделениями (АРМВ I категории).

При использовании АРМБ необходимо учитывать ряд конкретных условий решения задач, таких как:

– численность работающих, условия оплаты труда бухгалтерии и подразделений;

– способ документирования первичной информации, используемой в учете труда и заработной платы;

– состав других задач, учета труда и заработной платы между бухгалтерией и подразделениями.

Задачи учета, контроля, анализа и аудита информационно взаимосвязаны между собой, а также с задачами других подсистем информационной системы предприятия, поскольку функции управления имеют общий управляемый объект – производственные ресурсы. Один и тот же ресурс одновременно может фигурировать в нескольких подсистемах, отражая в каждой из них определенную функциональную нагрузку. Используемая в различных подсистемах информация об однородных ресурсах служит фактором стыковки разных функциональных задач. Как правило, источником такой информации является управляемый объект, и поэтому ее основу составляют первичные сведения об объекте, фиксируемые в первичном документе. Взаимодействие задач осуществляется через взаимосвязь показателей посредством их единства, совместимости и сопоставимости.

Информационная увязка задач учета, контроля и аудита с другими подсистемами информационной системы предприятия в условиях функционирования АРМ бухгалтера осуществляется на базе следующих принципов:

– использование взаимной информации;

– общность отдельных источников информации;

– общность отдельных первичных носителей информации;

– единство системы кодирования информации;

– наличие обратной связи;

– единство системы показателей.

Таким образом, организацию учетного процесса в условиях использования АРМБ можно охарактеризовать как цепочку взаимоувязанных рабочих мест. В эту цепочку включают рабочие места бухгалтера и рабочие места работников, связанных с организацией бухгалтерского учета.

Автоматизация последовательности решения задач обеспечивает четкую организацию технологического процесса, позволяет избежать нежелательного повторного выполнения отдельных задач.