Подходы к исследованию кадрового обеспечения системы управления персоналом и методы расчета численности управленческих работников

На практике исследование  кадрового обеспечения включает в себя оценку по демографическим характеристикам (пол, возраст), по уровню образования работников, по степени заполненности вакантных рабочих мест в аппарате управления. Таким образом, создается картина, показывающая наличие кадров по их количеству и отчасти характеризующая его качество.

Если же стоит задача более подробной качественной оценки человеческих ресурсов организации, то, очевидно, что здесь нельзя ограничиваться одной кадровой статистикой. Особое внимание нужно уделить качественным характеристикам персонала. Качественная оценка кроме анкетно-биографических данных и профессионально-квалификационных характеристик может осуществляться, например, по следующим направлениям:

· психические свойства личности, важные для обеспечения профессиональной деятельности (способности, характер, темперамент, потребности);

· мотивированность к труду;

· социально значимые качества (умение общаться, владеть собой в стрессовых ситуациях, расположить к себе и др.);

·  потенциал развития работника и др.

При оценке личных качеств работников учитывается, что они важны не сами по себе, а в приложении к требованиям должности и рабочего места, которое занимает сотрудник. То есть в ходе оценки должен быть получен ответ на вопрос: соответствует ли работник требованиям именно «своей» должности.

В связи с тем, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

Анализ существующих методик расчета численности персонала и практики их использования различными учреждениями показывает, что в настоящее время оптимальной или универсальной методики для расчета управленческого численности персонала не существует. Поэтому возникает объективная потребность в разработке единой доступной методологии расчета. Существует несколько способов расчета численности состава системы управления:

1. Основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда, при котором учитываются специфические особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение метод нашел на крупных промышленных предприятиях. Однако следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики и конкуренции отсутствует жесткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала.

2. Экономико-математические методы. Предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.

3. Метод сравнений. С использованием этого метода на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы. Предпринимаются попытки использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделения в них типовых или передовых организаций.

4. Экспертный метод. Позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов.

5. Метод прямого расчета. Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета численности работников управленческого звена является ее определение через затраты труда (времени) на выполне­ние управленческих работ, т.е. через трудоемкость.

В свою очередь, трудоемкость работ по управлению можно определить, используя следующие методы: нормативный; с помощью фотографии рабочего времени или хронометража; расчетно-аналитический; метод аналогий; экспертный.

Нормы времени устанавливаются в основном для простых, повторяющихся видов работ (машинописные, учетные, оформление документов). В настоящее время разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава, по делопроизводству.

Зная нормативную (либо расчетную) трудоемкость работ, выполняемых в течение года в отделе, можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле:

Ч=	Т * К
	Фп

где Т - общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе, чел.-ч;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К≈1,15);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (в среднем принимается равным 1910 ч, но ежегодно уточняется). Расчет количественной потребности в специалистах по управлению проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалификации.

Внутри служб и подразделений организации в целях рациональной трудовой нагрузки и расстановки работников применяются нормативы соотношений. С помощью этих нормативов устанавливаются, прежде всего, оптимальные соотношения между численностью основных категорий управленческого персонала: руководителей, специалистов и других служащих, а также соотношения между отдельными должностными группами внутри этих категорий. Нормы соотношений выражают отношением, приведенным к единице, либо в виде размерных цепочек. К примеру, такое соотношение численности руководителей, специалистов и других служащих, как 1:6:10, означает, что в данном подразделении на одного руководителя приходится 6 специалистов и десять других служащих. Нормативы соотношений также служат для дальнейшей дифференциации числа работников, рассчитанным по нормативам численности.

Омельченко И.Б. в своей статье «Труд управленцев можно и нужно нормировать» предлагает разработанную им методику для расчета численности управленческого персонала.

Суть методологии состоит в следующем. Каждая трудовая функция подразделяется на подфункции и работы, которые в соответствии с процедурами их выполнения можно расчленить на операции. Разделение трудовых функций служащих на подфункции, работы и операции представляет особый интерес с точки зрения дальнейшего совершенствования нормирования численности служащих.

На основе такого разделения появляется возможность разрабатывать дифференцированные нормативы численности служащих, которые, несмотря на некоторое увеличение объема работ по созданию нормативов и усложнение самого процесса нормирования в связи с ростом числа нормируемых объектов, позволяют повысить точность и обоснованность расчета нормативной численности служащих.

Степень дифференциации трудовых функций служащих (вплоть до операций) зависит от того, какие нормативные материалы предполагается разрабатывать на основе этой классификации.

В общем виде формула для расчета численности служащих будет иметь следующий вид:

 

где Ч_об – общая численность служащих работодателя, занятых управлением, чел.;
Н_у – норма управляемости руководителей, осуществляющих общее руководство, чел.;
Ч_ф1, Ч_ф2, … Ч_фn – численность служащих по каждой функции управления, чел.

Численность служащих по каждой функции управления (от 1 до n) определяется по формулам:

где Н_уф1, Н_уф2, … Н_уфn – норма управляемости руководителей, осуществляющих функциональное руководство, чел.;
П_ф1i, П_ф2i, … П_фni – нормативы численности по всем подфункциям каждой функции управления (от 1 до n), рассчитываемые различными методами, чел.;
m, p, … t – количество подфункций в функциях управления.

Расчет нормативов численности по подфункциям (П_фni) осуществляется на базе расчетного метода, который имеет ряд преимуществ:
1) данный метод позволяет специалисту по нормированию установить нормы на основе нормативов, что исключает необходимость изучения процесса труда путем наблюдений на рабочем месте;
2) он менее трудоемок, чем исследовательский, так как не требует проведения фотографий рабочего времени, хронометражных наблюдений и других видов измерения и анализа затрат труда. В результате снижается трудоемкость нормировочной работы и высвобождается время у специалистов по нормированию для контроля за качеством применяемых норм;
3) обеспечивается возможность разработки равнонапряженных норм при одинаковых (или сходных) организационно-технических условиях, а также единого подхода к расчленению работы на элементы.

Методы расчета нормативов численности по подфункциям обладают некоторыми особенностями. Во-первых, каждая подфункция характеризуется конкретной работой, осуществляемой одним исполнителем или группой. Во-вторых, комбинация параметров каждой подфункции соответствует численности работников, определяемой различными методами с использованием двух видов коэффициентов: корректирующего (К_кор) и поправочного (К_попр).

К_кор >= 1, так как использование этого коэффициента связано с увеличением времени основных работ на долю ненормируемых или несвойственных работ, времени на отдых и личные надобности, потери рабочего времени и т. п.

К_попр >= 0,5, так как этот коэффициент является понижающим и применяется только к дополнительным работам, которые не могут составлять более 50 % от фонда рабочего времени.

Предлагаем следующие нормативные формулы для расчета численности работников по подфункциям.

По основным работам:

где N – количество объектов управления (работодателей), ед.;
Т_ср – средневзвешенные затраты рабочего времени на обслуживание одного объекта управления (работодателя), чел. - ч;
Ф_рв – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч;
К_кор – корректирующий коэффициент, учитывающий ненормируемые или несвойственные работы, время на отдых и личные надобности, потери рабочего времени и т. п.; он определяется по формуле:

где V_нен – удельный вес ненормируемых или несвойственных работ, времени на отдых и личные надобности и т. п. в фонде рабочего времени, определяется:

Вторая подфункция:

где N – общее количество выполненных работ за год, чел. - ч,
Н_н – среднегодовые нормы нагрузки на одного исполнителя, ч;
К_кор – корректирующий коэффициент, учитывающий ненормируемые или несвойственные работы, время на отдых и личные надобности и т. п. (см. комментарий к формуле 1).

По дополнительным работам:

где N – количество объектов управления, ед.;
К_попр – поправочный коэффициент, учитывающий дополнительные работы, обеспечивающие функционирование N -го количества объектов управления, определяемый по формуле:

где V_доп – удельный вес дополнительных работ, V_доп = % / 100.

Выбор метода расчета нормативной численности по подфункциям зависит от возможности определить следующие показатели:
Т_ср – средневзвешенные затраты рабочего времени на обслуживание одного объекта управления (работодателя), чел.-ч;
Н_н – среднегодовые нормы нагрузки на одного исполнителя, ч.

Расчет этих показателей целесообразно проводить следующими способами:

на основе статистических данных (по первичной документации, отчетам, записям);

на основе построения рациональных балансов затрат рабочего времени;

на основе экспертной оценки;

на основе метода многомерного статистического анализа.

Наряду с этим предлагаем применить формулы (1), (2), (3) в одном линейном уравнении. Тогда уравнение будет иметь вид:

Н_уф1, Н_уф2, … Н_уфn рассчитываются существующим методом определения нормативов управляемости, подробно описанным в различных научных работах и учебных сборниках, и входят в состав уравнения только в том случае, если занятость руководителя функционального подразделения исполнительскими функциями не более 50%. В остальных случаях этот показатель в расчетную формулу не входит, а определяется по нормативам соотношений.

Все представленные методики расчета нормативной численности персонала по функциям управления внедрены и используются в различных организациях и на предприятиях субъектов РФ [18;50].

Выводы к первой главе:

1. Система кадрового обеспечения включает в себя следующие элементы: планирование потребности в кадрах; набор, отбор кадров; развитие кадров; оценка кадров.

2. Управленческий труд имеет свои специфические особенности. Все указанные отличительные качества управленческого труда обусловливают особый подход к его организации и непосредственно к кадровому обеспечению системы управления.

3. Система кадрового обеспечения организации включает в себя следующие этапы:

1) Определение потребности в персонале;

2) Наем, отбор и прием персонала;

3) Обучение и переподготовка персонала;

4) Контроль и оценка результативности труда.

4. Свою работу органы системы кадрового обеспечения организации строят в соответствии с нормативно-методическими и правовыми документами, которые регулируют и создают условия для эффективного ее функционирования.

5. На практике исследование  кадрового обеспечения включает в себя оценку по демографическим характеристикам (пол, возраст), по уровню образования работников, по степени заполненности вакантных рабочих мест в аппарате управления. Таким образом, создается картина, показывающая наличие кадров по их количеству и отчасти характеризующая его качество.

6. В связи с тем, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер. Анализ существующих методик расчета численности персонала и практики их использования различными учреждениями показывает, что в настоящее время оптимальной или универсальной методики для расчета управленческого численности персонала не существует. Поэтому возникает объективная потребность в разработке единой доступной методологии расчета.