Запуск базы данных осуществляется двойным щелчком мыши по файлу «Отдел сбыта.mdb». При запуске программы открывается главная кнопочная форма.
В главной кнопочной форме, представлены кнопки, которые ссылаются на основные категории БД (отчеты, формы, запросы). Кнопка «Выход» позволяет закрыть данную форму и перейти в окно базы данных.
Для выполнения отчетов нужно перейти на вкладку «Отчеты» главного окна базы данных. Для просмотра отчета нужно щелкнуть по соответствующей кнопке левой кнопкой мыши.
Также с помощью главной кнопочной формы можно просмотреть созданные запросы. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Запросы», а затем в открывшемся списке выбрать нужный запрос.
Также с помощью главной кнопочной формы можно осуществить добавление новых данных в таблицы базы данных. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Формы» и в открывшемся списке выбрать нужную форму.
Для добавления данных нужно нажать кнопку с изображением стрелки со звездочкой (рис. 21), в результате чего поля формы очистятся для добавления данных.
Рис. 21. Добавление данных через форму
Ввод данных через другие формы осуществляется аналогичным образом.
Также можно добавлять новые данные непосредственно в таблицы. Для этого нужно в главном окне базы данных перейти на вкладку «Таблицы» и открыть нужную таблицу двойным щелчком левой кнопки мыши.
В результате откроется таблица. Новые данные нужно вводить в последнюю, как правило, пустую строку.
Для сортировки данных в таблице необходимо выделить заголовок столбца, по которому будет производиться сортировка, затем нажать правую кнопку мыши и выбрать нужный пункт – «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».
Рекомендации по дальнейшей модернизации системы
В качестве дальнейшей модернизации разработанной системы рекомендуются следующие усовершенствования:
- введение более удобного графического интерфейса системы, представляющего различное графическое представление данных в виде диаграмм и т.д.;
- введение системы расширенного поиска, позволяющей осуществлять поиск необходимых данных по различным параметрам или по группам параметров;
- введение системы разграничения доступа к базе данных, позволяющую осуществлять вход в базу с различными доступными возможностями, для предотвращения несанкционированного и случайного изменения, удаления, добавления данных.
Заключение
СУБД МS Ассеss является в настоящее время одной из самых популярных среди настольных систем. Среди причин такой популярности следует отметить:
- удобство ввода и редактирования данных таблиц, т.к. программа создает интерфейс по выбору пользователя;
- производит поиск данных в таблицах по определенным критериям;
- контролирует ключевые поля;
- создает любые формы отчетов, в которых можно менять содержание и стиль оформления;
- дает возможность пополнять базу данных новыми таблицами и решать новые задачи, т.е. составлять новые отчеты и формы.
Информационная система «Отдел сбыта» состоит из шести таблиц, содержащей сведения заданной тематики. Также подготовлены запросы различного типа, по которым созданы соответствующие отчеты, реализованы формы для ввода и редактирования данных, кнопочная навигационная форма.
Разработанная база данных существенно облегчит работу со сведениями о реализуемых материалах. Запросы позволят быстро вывести все необходимые сведения, начиная от простой сортировки и заканчивая расчетами. Формы обеспечат легкий и удобный ввод данных. Отчеты позволят выводить информацию на принтер в удобном оформлении.
В работе приведено подробное описание процесса разработки и создания информационной системы, представлены результаты, необходимые поясняющие иллюстрации. Выполненная работа позволила углубить знания в области информатики и использования современных информационных систем.
Список литературы
1. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access. - СПб: «Питер Пресс», 2006. - 856 стр.
2. Горев А., Макашарипов С., Ахаян Р. Эффективная работа с СУБД. - СПб: «Питер», 2004. - 704с.
3. Access – для самостоятельного освоения/ А.И.Бородина, Л.И. Крошинская, Е.Н. Лядинская. - Минск: НО ООО «БИП-С», 2002. - 236 с.
4. Гончаров А. Access в примерах. - СПб.: Питер, 2000. – 366 с.
5. Ботт Эд. Microsoft Office 4 (Серия "Без проблем!") / Пер. с англ. - М.: БИНОМ, 1996. – 561 с.
6. Алексеева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах. – М.: Экспресс, 1999. – 532 с.
7. Бемер С, Фратер Г. MS Access 2000 для пользователя. - Киев: BHV, 2001. – 624 с.
8. Биллинг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office 2000. Офисное программирование. - М.: Русская редакция, 2002. – 431 с.
9. Киммел П. Программирование для Microsoft Access 2000 за 24 часа. - Минск: Высшая школа, 2000. – 318 с.
10. Харитонова И.И. Самоучитель по Microsoft Access 2000. - СПб: Питер, 2001. – 472 с.