Еволюція інформаційної структури

З перших кроків розбудови ООН проблемі інформації, її впливу на суспільство і використання комунікаційних технологій для поліпшення життя людей надавалося першочергове значення. Генеральна Асамблея ООН (ГАООН) в одній зі своїх перших резолюцій відзначила, що свобода інформації входить у число основних прав людини, а це ^“припускає право збирати, передавати і публікувати зведення всюди і без перешкод”. Відповідно до цілей і принципів Статуту ООН право “шукати, одержувати і поширювати інформацію та ідеї будь-якими засобами” було урочисто закріплене в Загальній декларації прав людини 1948р.

Інформаційний механізм Секретаріату ООН формувався у 1946 р., коли була визначена загальна Організаційна структура Секретаріату ООН. Вона складалася з 8 департаментів і управлінь. Інформаційний механізм ООН і пов'язаних з нею міжнародних організацій із самого початку мав досить складну структуру і систему зв'язків. Він складався з ряду підрозділів: інформаційної служби Генерального секретаря ООН і його найближчого оточення, що грає в інформаційних справах дуже активну роль; інформаційних служб ряду головних департаментів і управлінь - політичного, економічного і т.п., спеціалізованих установ ООН - ЮНЕСКО, ПРООН, ЮНІТАР, МОП та інш. Координація їх дій здійснюється Об'єднаним інформаційним комітетом ООН (ОІКООН), заснованим в 1974 р., що включає в себе керівників усіх цих інформаційних підрозділів. Відповідно до мандата, ОІКООН відповідає також за розробку єдиного підходу до суспільної інформаційної діяльності в рамках системи ООН.

Треба відзначити, що практично кожний з департаментів Секретаріату ООН має в своєму складі ланку, яка тим чи іншим чином має відношення до інформаційної діяльності. Генеральний Секретар ООН (Генсек) К. Аннан величезну увагу приділяє розвитку сектора комунікацій та технологій, і після його реформи 1997р. в багатьох департаментах додалися інформаційні підрозділи чи робота старих була реорганізована таким чином, щоб відповідати стратегії Генсека в цій області. Наприклад, Департамент з Питань Роззброєння має ланку Моніторингу, Баз Даних та Інформації. В Офісі Координації Гуманітарних Справ діє підрозділ Політики, Адвокатури та Інформації. Крім того, в Департаменті Економічних та Соціальних Справ є підрозділ Аналізу Стратегій Розвитку; в Департаменті по справах Генеральної Асамблеї та Конференційних Служб – підрозділ Перекладу, Зустрічей та Публікацій; в Департаменті Управління таких ланок відразу три: Проект Об’єднаного Управління Інформаційними Системами, Служба Інформаційних Технологій та Секція Управління Архівами та Записами.

У доповіді про роботу Організації 1997р. Генсек визначив переорієнтування діяльності ООН в області суспільної інформації як одну з найбільш невідкладних вимог, запропонованих до процесу реформ. На чолі зусиль по здійсненню нової стратегії в області комунікації, згідно доповіді, стоїть Департамент публічної інформації. Крім того, для надання заступнику Генсека сприяння у визначенні цілей і стратегій, а також у налагодженні зв'язків із ЗМІ, НУО, навчальними закладами, діловими колами і молоддю в 1997р. в ДПІ була створена Група стратегічного планування в області комунікації. Вона сформована з відомих експертів в області комунікації для розгляду всіх аспектів мандатів, механізмів і діяльності Департаменту.

Основна функція групи полягає в представленні заступнику Генсека рекомендацій з найважливіших міждисциплінарних питань, що визначають вигляд Організації. Група консультує Генсека з питань: загального формування політики, координації, визначення пріоритетів і взаємодії з управліннями, департаментами і програмами Секретаріату і системою ООН; нагляду за впровадженням комунікаційних технологій, включаючи використання Інтернету; розробки з доручення ООН багатогалузевих міжустановчих планів, що передбачають використання різних комунікаційних засобів, і проведення кампаній по пріоритетних темах; виявлення моментів, що могли б породити критику чи ввести в оману, і мобілізації загальних ресурсів різних відділів і департаментів з метою усунення відповідних причин і наслідків за допомогою того, що можна було б визначити як "випереджаюча комунікація"; виконання функцій координаційного центра, відповідального за одержання інформації про здійснення програм і їхню оцінку; взаємодії з ГАООН і її головними комітетами, з департаментами Секретаріату й установами системи ООН; підготовки разом з Управлінням людських ресурсів програм навчання і підвищення кваліфікації всіх співробітників в області комунікації.

Групі надає підтримку підрозділ у складі Канцелярії заступника Генсека. Результатом цього нового підходу став більш чіткий взаємозв'язок і погодженість дій у рамках Департаменту одночасно з можливістю одержувати вказівки у відношенні стратегічних напрямків діяльності й обговоренні з боку старших керівників Організації.

Визначивши пріоритети істотної ролі комунікації "як складової частини основної програми ООН" та впровадження в структурі Організації культури комунікації, Генсек заклав основи для переорієнтації діяльності в області суспільної інформації і комунікації. Загальні цілі, визначені Генеральним секретарем у його доповіді 1998р. "Здійснення заходів в області інформації і комунікації". Вони містять у собі: необхідність формування уяви про Організацію як про відкриту і транспарентну публічну установу; необхідність посилення здатності Організації здійснювати комунікацію на рівні країн і регіонів в усьому світі і підвищувати її здатність використовувати у цих цілях новітні інформаційні технології; необхідність створення потенціалу гнучкого використання виділених ресурсів для рішення невідкладних проблем; необхідність подальшого посилення здатності Департаменту працювати в тісному співробітництві з іншими компонентами Організації над формуванням і здійсненням стратегій в області комунікації й інформації, що відповідали б їх основним і тематичним задачам; і необхідність виконання стратегічних рекомендацій і установок ГАООН у відношенні виконання мандатів.

Значна увага приділяється також проблемі ефективності управління, що значною мірою залежить від наявності інформації. Комплексна система управлінської інформації (англ. - ІМІС), охоплюючи всі адміністративні процеси Організації – персонал, фінанси, закупівлі, – швидко стає адміністративною опорою операцій, здійснюваних в усьому світі. В якості могутнього інструменту керування вона грає все більш важливу роль у централізованій адміністративній діяльності Організації.

ІМІС відкрила можливості для істотної реорганізації і стандартизації адміністративних процедур у рамках всієї Організації. В систему вбудовані механізми контролю і засоби моніторингу, тому керування програмами здійснюється ефективніше. В 2000 р. системою, що була впроваджена в 11 різних місцях світу, користувалося 7 організацій. Ряд інших організацій і спеціалізованих установ прийняли чи збираються прийняти ІМІС, вважаючи, що недалеко той час, коли керівники у всій системі ООН приймуть загальний, уніфікований і ефективний стандарт. Відбулося різке посилення потреби в електронних допоміжних послугах, що обумовлює необхідність наявності більш широкої і більш складної технічної інфраструктури. Крім ІМІС такі програми включають Інтернет і Інтранет та нові технології, наприклад проведення відеоконференцій і дистанційний переклад.

Однак, ця сфера потребує приділення особливої уваги, щоб у майбутньому розміри асигнувань були такими, щоб Організація могла не просто не допускати технічних збоїв і старіння, а мала б можливість вкладати кошти у свій технічний розвиток.

У своєму листі від 17 березня 1997р. на ім'я Голови Генеральної Асамблеї Генсек як головну задачу визначив необхідність зміцнення діяльності в області інформації, що сприяло б активізації глобальної підтримки Організації. Для досягнення цієї мети Генсек скликав Цільову групу з питань переорієнтації діяльності ООН в області суспільної інформації в складі експертів з питань комунікації як у рамках системи ООН, так і за її межами.

До основних рекомендацій доповіді Цільової групи "Глобальне бачення - місцеве звучання: стратегічна програма ООН в області комунікації" відносяться: розміщення функції комунікації в самому центрі стратегічного управління Організацією і зміцнення всієї діяльності в області комунікації під міцним керівництвом з боку старшої посадової особи, що входить у його безпосереднє оточення, для того щоб перетворити ООН в ефективну, сучасну, орієнтовану на масову комунікацію організацію; зміцнення потенціалу Організації в області комунікації на рівні країн, для того щоб глобальні установки, заходи й інформаційна діяльність ООН відбивали реальні місцеві умови і були приведені у відповідність з ними. Для цього необхідний творчий розвиток місцевих партнерських зв'язків у тісному співробітництві з урядами; завершення процесу інтеграції ІЦООН у відділення координаторів-резидентів ООН, однак при наявності значно більш ефективної системи зворотного зв'язку і звітності; створення культури комунікації у всій Організації, причому відповідальність за суспільну дипломатію повинні нести всі старші посадові особи, посли і вся система ООН; визнання ролі ГАООН в забезпеченні стратегічного керівництва і управління діяльністю по виконанню комунікаційних функцій, при цьому на Секретаріат варто покласти набагато більш значну відповідальність за визначення методів здійснення поставлених задач.

В реформі було запропоновано, щоб співробітник, що відає питаннями комунікації й інформації, обіймав посаду рівня заступника Генсека. Це говорить про те важливе значення, що Генсек додає комунікації не як допоміжної функції, а як невід'ємної частини основної програми ООН. Провідна роль, яку Генсек відводить комунікації й інформації, забезпечили реальне включення комунікаційного елемента в роботу всіх департаментів Організації.

Через те, що Генсек підтримує регулярні прямі контакти з Управлінням Прес-секретаря Генерального секретаря, канцелярією помічника Генерального секретаря по зв'язках із громадськістю і Групою по підготовці виступів, ці підрозділи як і раніше залишилися в його Канцелярії. Разом з тим, з огляду на необхідність створення Централізованої комунікаційної служби, в обов’язки заступника Генсека входять налагодження стратегічних і тісних робочих взаємин з цими підрозділами для того, щоб вони функціонували як елементи цілком централізованої комунікаційної служби за рахунок ефективної координації своїх основних функцій.

Канцелярія Прес-секретаря Генсека має дві функції: надавати і поширювати серед органів преси інформацію у відношенні пріоритетних питань, що стоять перед Організацією, і надавати підтримку Генсеку і його заступнику у виконанні їхніх функцій, зв'язаних із ЗМІ, таких, як інтерв'ю, прес-конференції й інші виступи в пресі.

Отже, в сфері стратегічного управління політикою Організації в області інформації і комунікації і розробки загальної стратегії в питаннях комунікації відбулися важливі структурні зміни. Щоб підкреслити свою особисту прихильність цим питанням, Генсек у 1998р. призначив одного зі співробітників своєї Канцелярії Директором по комунікації. Він уповноважений скликати на щотижневій основі засідання Групи по комунікації, у яких беруть участь заступник Генсека по комунікації і суспільній інформації, помічник Генсека по зв'язках із громадськістю, і т.п. Група по комунікації дозволяє усім постійно бути в курсі пріоритетів Генсека в цій області і забезпечує погодженість діяльності інформаційного сектору.

Серйозні зусилля додаються також у розробці комплексної інформаційної операції з використанням багатьох ЗМІ, у рамках якої новини ООН можуть передаватися ЗМІ в усьому світі. На початок ХХІ ст. ДПІ готує високоякісні матеріали про події, що відбуваються, для всіх традиційних ЗМІ, однак необхідно прийняти комплексний підхід, що включає в себе чотири основних елементи: телебачення, радіо, друковані матеріали й Інтернет. Підготовка інформаційних матеріалів на комплексній основі є кінцевою метою Служби новин ООН. На початковому етапі Служба новин має передавати по електронній пошті і, у разі потреби, по факсимільному зв'язку найбільш важливу інформацію ООН про події дня і повідомляти про наявність аудіо - і візуальних матеріалів. Служба новин організована по регіональних і тематичних напрямках для забезпечення того, щоб більшість елементів новин становили прямий інтерес для користувачів.

Що стосується інформаційних центрів (ІЦООН) і служб ООН, то інтеграцію намагаються проводити на основі принципів, визначених Асамблеєю, тобто приймаючи до уваги конкретні обставини і кожен випадок і думки приймаючої країни, і забезпечуючи, щоб це не робило негативного впливу на інформаційні функції і незалежність центрів. Як неодноразово вказував ГСООН, інтеграція припускає застосування єдиного підходу на місцях, з використанням загальних приміщень і одного прапора. В об'єднаних центрах координатори-резиденти будуть відповідати перед главою Управління комунікації і суспільної інформації за розробку і виконання планів роботи в області комунікації. У промислово розвинутих країнах, де ІЦООН є головною ланкою присутності Організації, огляд положення справ з урахуванням конкретних обставин припускає зміцнення партнерських зв'язків із членами системи ООН і групами, діяльність яких орієнтована на ООН, такими, як асоціації сприяння ООН, у міру їхніх можливостей. Повинен робитися упор на залучення національних кадрів до виконання програм, і у всіх цих місцевих відділеннях треба застосовувати критерії фінансової ефективності і професіоналізму. Крім того, ІЦООН варто надати достатні ресурси, особливо в тих країнах, де місцеві ЗМІ розвинуті в меншому ступені.