2020-01-14
302
Организованная на предприятии автоматизированная форма учета позволяет программным путем получать данные синтетического и аналитического учета и регламентированных форм внешней отчетности.
В каждом отчетном периоде циклически повторяются следующие стадии обработки информации:
- документирование фактов хозяйственной деятельности и формирование внутримашинной базы данных;
- обобщение учетной информации, формирование текущих регистров и внутренних отчетов;
- завершение отчетного периода и изготовление бухгалтерской, налоговой статистической и других форм отчетности.
Основными документами для ввода первичной информации являются «Журнал операций» и «Журнал проводок». В «Журнале операций» фиксируются основные данные первичного документа. В «Журнале проводок» в хронологической последовательности в разделе каждого документа указывают содержание операции, дебетуемые и кредитуемые счета первого и второго порядка, суммы и количество учитываемого объекта.
Основным регистром для группировки и обобщения учетной информации является бухгалтерский счет. Информационная база состоит из входящих остатков, обороту по дебету и кредиту счетов, субсчетов, объектов аналитического учета и исходящего сальдо. Данные выдаются или в автоматическом режиме по мере регистрации записей или по запросу пользователя.
При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки, а при необходимости и накопительные итоги с начала года, квартала автоматически переносятся на следующую дату.
Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, создаваемые организацией для фиксирования факта совершения операции. Первичные учетные документы должны содержать достоверные данные и создаваться в момент совершения операции.
Первичные документы создаются на типовых бланках, бланках типовых межведомственных форм или на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых Росстатом и при необходимости - организацией. Самостоятельно разработанные организацией формы должны быть утверждены внутренним распорядительным документом организации, а их реквизиты соответствовать требованиям, содержащимся в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и других нормативных актах.
Первичные документы организации в обязательном порядке должны иметь следующие реквизиты:
- наименование документа (формы);
- дата составления;
- наименование и местонахождение организации;
- наименование организации плательщика и ее реквизиты;
- назначение операции;
- сумма операции;
- наименование лиц, уполномоченных на совершение хозяйственной операции, личные подписи и их расшифровки.
К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы прилагаются к банковским документам.
Записи в первичных документах должны производиться чернилами, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Документы, служащие основанием для бухгалтерских проводок, должны контироваться, т.е. иметь номера счетов по дебету и кредиту.
Свободные строки в первичных документах должны быть прочеркнуты.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяется внутренним распорядительным документом организации.
Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции.
Работники, которые подписали расчетно-денежный документ, не имея на то право, отвечают за свои действия в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники организации, имеющие право подписи, в случае превышения своих полномочий.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию организации, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату проводки, а при обработке на вычислительной технике - оттиск штампа сотрудника, ответственного за их обработку.
Для обмена информацией с банками по электронным каналам связи компания использует "Клиент банк". Специальный механизм позволяет:
- формировать платежные документы в информационной базе, затем выгружать их в программу типа "Клиент банка" для передачи в банк по электронным каналам связи;
- загружать в базу из программы типа "Клиент банка" информацию, поступившую из банка об операциях по расчетным счетам организации.
Обмен данными между конфигурацией и программой типа "Клиент банка" осуществляется через промежуточное хранилище информации, в качестве которого используется файл обмена специального формата.
Для отправки платежных документов подготовленные в конфигурации данные выгружаются в файл обмена. Программа типа "Клиент банка" этот файл читает и обрабатывает. Результат обработки передается по телекоммуникационным каналам в коммерческий банк. Допускается повторная выгрузка документов в программу типа "Клиент банка". Однако следует иметь в виду, что если документы уже были переданы программой в банк, то их изменение не даст нужного результата.
Рис. 2. Схема работы Клиент банка
Для получения банковских выписок программой типа "Клиент банка" инициируется прием данных из коммерческого банка и формирование файла обмена. Затем этот файл читается и обрабатывается.
