Методика аудиторской проверки кассовых операций

Вся деятельность компаний основывается на кругообороте капитала с целью извлечения прибыли. Единственным мерилом прибыли, как и самого капитала, выступают деньги.

Не случайно учету денежных средств в организации уделяется большое внимание со стороны государства, в связи с возможностями мошенничества и незаконного присвоения денежных средств, а также вывода их из-под налогообложения путем, так называемой, черной кассы. Государство предъявляет жесткие требования к обращению денежных средств наличному и безналичному. Не смотря на это, факты мошенничества, либо простые ошибки в оформлении документов и подсчетах, имеют место. Аудит операций с денежными средствами призван определить, на сколько достоверны в бухгалтерской отчетности данные о состоянии и движении денежных средств, и проверить правильность учета денежных средств.

Методику аудита операций с денежными средства целесообразно разбить на два больших этапа, а этапы рассмотреть более подробно, разбив их на под этапы.

Этими двумя большими этапами являются:

1. Аудит кассовых операций;

2. Аудит операций по расчетному и другим счетам в банках, лицевым счетам в казначействе.

Исходя из темы работы рассмотрим только аудит кассовых операций. Предлагаем блок-схему методики аудита кассовых операций в организации:

1.1. Проведение инвентаризации кассовой наличности.

1.2. Проверка состояния хранения денежных средств и других ценностей в кассе.

1.3. Проверка наличия и соответствия действующему законодательству внутренних нормативных документов по хранению, движению и учету денежных средств в кассе.

1.4. Проверка правильности документального оформления операций;

1.5. Проверка правильности ведения сводных бухгалтерских регистров по кассовым операциям.

1.6. Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в кассу.

1.7. Проверка правильности списания денежных средств на расход и их целевого назначения.

1.8. Проверка соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе.

1.9. Проверка соблюдения лимита наличных расчетов с юридическими лицами и ИП по одной сделке.

1.10. Проверка операций по применению ККТ.

1.11. Проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины.

1.12. Проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

1.13. Документирование материалов и результатов проверки.

1.14. Выводы и предложения по результатам проверки.

На 1 этапе приступая к проверке операций с денежными средствами аудитору целесообразно получить по возможности полную информацию о состоянии внутреннего контроля по данному участку учета. Нередко денежные средства являются объектом хищений и злоупотреблении со стороны кассира, бухгалтера и других должностных лиц. Выяснить, как на предприятии соблюдается кассовая дисциплина, на сколько жестко контролируется операции с денежной наличностью, можно путем фактической поверки, обследования и наблюдения. Полезным способом получения данных является тестирование по заранее подготовленному вопроснику. Аудитор с помощью специально составленному вопроснику определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые места, планирует контрольные процедуры.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроле за движением денежных средств в кассе предприятия для аудитора являются:

- отсутствие на предприятии налаженной системы    проведения внезапных проверок кассы с полным пересчетом денежной наличности;

- отсутствие    на    предприятии    приказа    руководителя, устанавливающего периодичность проверок;

- наличие признаков формального проведения проверок (назначение в комиссии по проведению проверок постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к Акту рабочих записей комиссии, проведение проверок кассы на отчетные даты);

- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых документов другим лицам, не отраженных в распоряжении руководителя;

- отсутствие в штате кассира;

- отсутствие в договоре с кассиром о полной материальной ответственности.

Далее необходимо провести инвентаризацию денежных средств в кассе и составить Акт инвентаризации кассы установленного образца. Результаты инвентаризации наличных денежных средств в кассе сопостав­ляются с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете (Кассовая книга, ведомость №1). Выявленные в ходе инвентаризации кассовой наличности излишки приходуются по ПКО в доходы организации Д-т 50 К-т 91.

При недостаче денежных средств в кассе делается запись Д-т 94 К-т 50 Недостача, отнесенная на виновное лицо Д-т73 К-т94 Внесены в кассу

денежные средства Д-т50 К-т70,73.

На 2-м этапе аудитору необходимо выяснить:

1) заключен ли с кассиром договор о материальной ответственности;

2) соответствует ли помещение кассы требованиям, установленным для работы кассира (по технической укрепленности, оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации);

3) обеспечена ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка во время выдачи заработной платы;

4) имеется ли для хранения денег в кассе сейф;

5) соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа;

6) создана ли на предприятии комиссия по проведению инвентаризации кассы и осуществляет ли она свои обязанности.

По результатам проверки данного участка рекомендуется составить перечень выявлены нарушений.

На третьем этапе необходимо наличия и соответствия действующему законодательству внутренних нормативных документов по хранению, движению и учету денежных средств в кассе.

Если на предприятии разработаны внутренние учетные документы, регулирующие хранение, движение и учет денежных средств в кассе, то аудитору рекомендуется изучить данные документов на предмет из соответствия действующему законодательству. При этом следует отметить, что некоторые требования законодательства должны соблюдаться неукоснительно, а по некоторым из них допускаются ужесточение требования во внутренних нормативных документах. Рекомендуется также подробно изучить должностные инструкции работников организации, непосредственно связанных с данным участком учета. Это необходимо также для понимания аудитором специфики деятельности предприятия и существующими в связи с этим особенностями организации учета кассовых операций.

Четвертый этап проверка правильности документального оформления операций.

Практика проверок показывает, что во многих организациях кассовые документы составляются некачественно часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются не действительными, а проведенные по ним операции необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру организации с цель. Принятия оперативных мер. Результаты проверки оформляются в рабочем документе аудитора.

На пятом этапе - проверка правильности ведения сводных бухгалтерских регистров по кассовым операциям, аудитору следует установить:

- ведутся ли в данной организации установленные формы журнала регистрации ПКО и РКО;

- все ли кассовые документы зарегистрированы в журнале, нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров;

- наличие и правильность ведения Кассовой книги (прошнурована, пронумерована, скреплена печатью предприятия, количество листов должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера).

На следующем шестом этапе проверяют полноту и своевременность оприходования денежных средств, поступивших в кассу.

Проверке подлежат все приходные и расходные денежные документы за проверяемый период. При проверке кассовых операций особое внимание аудитор должен уделить выявлению правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денег. Тщательной проверке аудитора подлежат:

1) полнота и своевременность полнота денег, полученных по каждому чеку из банка путем сверки одинаковых сумм, записанных на корешках чеков, выписке банка, ПКО и Кассовой книге.

2) полнота оприходования выручки от реализации продукции основного производства.

При проверке приема наличных денег следует сверить записи в Кассовой книге, ПКО, с накладными и счетами по реализации продукции, работ, услуг, а также с ведомостью учета реализации. Выявленные на данном этапе нарушения целесообразно отразить в рабочем документе.

Седьмой этап - проверка правильности списания денежных средств на расход и их целевого назначения.

Проверяя расходование наличных денег из кассы реализации, аудитор должен помнить, что эти операции оформляются РКО или другими надлежаще оформленными документами (платежная ведомость). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими уполномоченными.

При проверке необходимо убедиться в юридическом обосновании выдачи из кассы наличных денег (заработной платы, есть ли Приказ, трудовой договор, Акты выполненных работ; выдача в подотчет — Приказы на командировку; выдача сторонним лицам - доверенность). Во всех РКО должны быть поставлены паспортные данные.

Проверка соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе восьмой этап.

Здесь аудитор определяет соблюдается ли, установленный банком лимит хранения денежной наличности по отдельным датам. Лимит может быть превышен только в дни выдачи заработной платы на сумму не выданной заработной платы. Выявленные нарушения могут быть оформлены в рабочем документе.

Девятый этап - проверка соблюдения лимита наличных расчетов с юридическими лицами и ИП по одной сделке.

Аудитор выясняет соблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке.

Предельные размеры расчетов наличными деньгами юридическими лицами установлены правительством РФ в сумме 100000 руб. по одной сделке. При проверке необходимо изучить Кассовую книгу в части операций по «расходу денежных средств», посмотреть РКО.

Проверка операций по применению ККТ - этап десятый.

При проверке данного участка аудитору следует руководствоваться федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием пластиковых карт» №54-ФЗ от 22.05.2003 г. Особое внимание аудитор должен обратить на следующие моменты:

- применяется ли ККТ при осуществлении наличных расчетов с населением и юридическими лицами, соблюден ли порядок регистрации ККТ в налоговых органах;

- при работе ККТ проводится ли фиксация расчетных операций на контрольно-кассовой ленте и фискальной памяти;

- правильность оформления и ведения книги кассира-операциониста.

При проверке следует иметь в виду, что показатели счетчиков не действующих ККМ, находящихся в запасе, ремонте должны актироваться и заверяться подписями бригадира-механика, представителя администрации.

В организации допускается применение только исправленных ККТ, которые:

а) соответствуют техническим требованиям к ККТ;

б) допущены к использованию в соответствии с классификатором ККТ;

в) оснащены средствами визуального контроля;

г) находятся на техническом обслуживании в центрах технического обслуживания, утвержденных налоговыми органами.

За нарушение требований законодательства к предприятию применяются штрафные санкции в соответствии с КоАП.

Проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплин одиннадцатый этап.

В ходе проверки кассовых операций аудитор должен проверить: периодичность сдачи отчетов кассира в бухгалтерию, расписки главного бухгалтера или его заместителя о проверке и принятии отчетов и документов к ним; своевременно ли возвращаются в банк остатки денежных средств, полученные на организационно-хозяйственные расходы и на оплату труда; сдается ли в банк вся выручка; имеются ли случаи, когда незаполненные чеки были подписаны руководителем и главным бухгалтером организации; имеются ли случаи выдачи наличных денег в подотчет физическим лицам, не являющимся работниками данной организации.

Необходимо установить, имеются ли случаи, когда кассир самостоятельно передоверяет кому-либо выполнение порученной ему работы; работает ли кассир только на данной должности или совмещает работу бухгалтера и кассира или, кроме основной работы, по совместительству обслуживает другие организации; имеются ли случаи доступа посторонних лиц в кассу.

Проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета - двенадцатый этап аудиторской проверки на котором аудитор дает оценку правильности отражения кассовых операций и ведения бухгалтерских регистров.

Аудитор проверяет:

1) периодичность сдачи отчетов кассира в бухгалтерию, подписи главного бухгалтера или его заместителя о проверке и принятии отчетов и документов к ним.

2) своевременно ли возвращены в банк остатки денежных средств, полученных на организационно-хозяйственные расходы или оплату тру да.

3) сдается ли в банк вся выручка.

Далее аудитор проверяет правильность корреспонденции счетов:

- получены на расчетного счета денежные средства на выплату заработной платы Д-т50 К-т51;

- получена в кассу наличная выручка от реализации товаров, работ, услуг Д-т 50 К-т 62,90;

- сданы в кассу неиспользованные подотчетные суммы Д-т50К-т71;

поступили денежные средства от возмещения материального ущерба Д-т 50 К-т 73;

- выдана заработная плата Д-т 70 К-т 50;

- выдана премия Д-т 70 К-т 50;

- выданы в подотчет Д-т 71 К-т 50;

- сдана выручка Д-т 51 К-т 50;

- сдана депонированная заработная плата Д-т 51 К-т 50.

Важное значение для аудитора имеет взаимная сверка оборотов в регистрах соответствующих корреспондирующих счетов со счетом 50. Кредитовые обороты по журналу-ордеру №1- необходимо сверить по счету 5 1 с соответствующими данными дебетовых оборотов в ведомости №2. По счету 70 «расчетно-платежная ведомость» или «свод по удержа­ниям». ПО счету 71 журнал-ордер №7. Дебетовые обороты по счету 50(ведомость №1) необходимо сверить по счету 51 (журнал-ордер №2), счет 90,62 (журнал-ордер №11), счет 76 (журнал-ордер №8). Правильность остатков по счету 50 за проверяемый период можно установить при сравнении данных последнего отчета кассира, записи в Кассовой книге, ведомости №1, Главной книге, балансе. По результатам проверки целесообразно составить ведомость выявленных нарушений и рабочие документы по сверке оборотов и остатков.

Документирование материалов и результатов проверки осуществляется, как правило, на каждом этапе аудиторской проверки. В данном случае акцент делается на обобщении и группировке всех полученных в ходе проверки документов аудитора, и при необходимости, составление дополнительных с целью подтверждения мнения аудитора по результатам проверки.

Последний этап аудиторской проверки кассовых операций - выводы и предложения по результатам проверки. На данном этапе аудитор по результатам проверки, на основе имеющихся у него на руках доказательств обосновывает и выражает свое мнение о состоянии данного участка учета и организации, а также разрабатывает и представляет руководству аудируемого лица предложения и рекомендации по исправлению выявленных нарушений.