Простейшей формой акта приема-передачи является опись дел, принимаемых главным бухгалтером. Однако, этого не вполне достаточно для дельнейшей работы главного бухгалтера, хотя выгодно уходящему бухгалтеру. Вступающий в должность многие вещи в процессе передачи дел воспринимает на слух, вследствие чего при составлении первого баланса окажется в затруднении из-за дефицита информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой. При необходимости всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.
За основу можно взять произвольную форму акта, в то время как составление содержательной части требует большего времени и вызывает определенные затруднения. Ниже приведен примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать акт приема-передачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.
|
|
1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии. Сведения об организации работы бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.
Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм банков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.
Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.
Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.
Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма учета (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.
2. Состояние учета денежных средств. Касса. Наличие кассира и действующего договора с ним на полную материальную ответственность. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.
Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банков, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.
|
|
Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.
3. Состояние учета расчетных операций. Наличие выписок со счетов в банках, договоров и других документов расчетного характера, инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с указанием виновных лиц.
Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.
Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.
4. Состояние и учет амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов). Дата последней инвентаризации имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Ответственные хранители ценностей, приказ об их назначении.
5. Состояние материального учета. Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально-ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальных ценностей, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не преданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.
6. Состояние расчетов с работниками. Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу.
7. Отчетность. Соблюдение требования к составлению месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.
8. Хранение документов. Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятия или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения. Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.
9. Перечень бухгалтерских и первичных документов описи. Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др. Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.
10. Остатки по проверенным счетам. Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также по счетам учета иного имущества.
11. Подписи. Подписи главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.
В случае несогласия сдающего дела с какими-либо положениями акта он вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.
Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.
|
|
О смене главного бухгалтера следует уведомить налоговые органы. Обычно они требуют сдать форму № Р14001, утвержденную постановлением Правительства РФ от 19.06.02 № 439, приказ о назначении, данные паспорта назначенного бухгалтера (ксерокопию).
В зависимости от стиля работы организации о смене главного бухгалтера сообщается постоянным партнерам и подразделениям.