Порядок документального оформления получения, приемки и хранения товаров

Как и любые другие операции в бухгалтерском учете, опе­рации, связанные с оборотом товара, должны подтверждать­ся первичными документами. Относиться к оформлению до­кументов, связанных с поступлением и выбытием товара, следует очень внимательно, так как здесь напрямую затрагивается материальная сторона деятельности торговой организации.

Порядок и сроки приема товаров на ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи (Приложение №8), договорами поставки (Приложение №9),договор оказания услуг (Приложение №10).

Основными реквизитами договоров являются наименование сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество товара), имущественная ответственность сторон за невыполнение или ненадлежащее выполнение договора, цены, сроки поставки, порядок расчета, тара и упаковка и т.д. За невыполнение условий договора предусматриваются штрафные санкции.

Движение товара от поставщика к ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» сопровож­дается товаросопроводительными документами, предусмот­ренными условиями поставки товаров и правилами перевоз­ки грузов. Такими документами для ООО «ТД «Мегаполис-Псков» являются: товарно-транспортная накладная (Приложение №11), товарная накладная (Приложение №12), счет-фак­тура (Приложение №13).

Так как закупаемый товар на ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» в основном доставляется автомобильным транспортом, чаще используется товарно-транспортная накладная. Товарно-транспорт­ная накладная состоит из товарного и транспортного разде­лов. К ней могут прилагаться и другие документы, следующие с грузом.

Одна и та же товарная накладная выступает и как при­ходный, и как расходный документ. Для поставщика наклад­ная служит документом, обосновывающим выбытие товаров, а для ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» та же накладная является основанием для оприходования товара. Накладная выписывается материаль­но-ответственным лицом организации-поставщика при от­грузке товаров со склада. Обязательными реквизитами товарно-транспортной на­кладной являются номер и дата составления документа, наименование поставщика и покупателя, наименование (крат­кое описание) товара, количество в единицах измерения, цена на единицу товара, общая сумма отпущенного товара с учетом налога на добавленную стоимость. Накладная подписывается со стороны поставщика материально ответственным лицом, сдавшим товар, а при приеме товара — материально ответ­ственным лицом со стороны покупателя, принявшим товар.

Документ должен быть заве­рен круглыми печатями поставщика и покупателя. Подпись покупателя на накладной является подтверждением того, что товар принят в количестве, ассортименте и по ценам, которые указаны в накладной. Предъявить претензии к поставщику по поводу каких-либо расхождений между фактически получен­ным товаром и данными накладной после того, как документ подписан покупателем, практически невозможно. Исключение составляют случаи, когда количественные или качественные недостатки товара не могут быть обнаружены при первона­чальном осмотре. Например, при правильно указанном коли­честве больших запечатанных упаковок (коробок) покупатель расписывается в накладной за их прием, а при вскрытии коро­ток обнаруживается недовложение. Накладная заверяется подписями материально ответственных лиц с обеих сторон и круглыми печатями.

 Проверка соответствия количества, номенклатуры и ка­чества товара при поступлении на склад покупателя осуществ­ляется путем внешнего осмотра и подсчета. Если при при­емке товара обнаруживаются расхождения, они должны быть внесены в товаросопроводительный документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к внесению исправлений в первичные документы.

Исправления подтверждаются подписями материально-ответственных лиц поставщика и покупателя, причем ответ­ственным лицом от ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» выступает сотрудник склада, непосредственно принимающий товар, а от продавца (если сотрудник, выписывавший накладную, не сопровождает груз) — экспе­дитор или другое лицо, сопровождающее товар до склада по­купателя.

Одновременно с этим, поставщики при отпуске товаров на основании накладных выписываю счета-фактуры.

Счет-фактура – это документ, выписываемый поставщиком при отпуске товаров, готовой продукции и других материально-производственных ценностей.

Счета-фактуры составляются в двух экземплярах, первый из которых предоставляется поставщиком в ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» и дает право на зачет сумм НДС в порядке установленном федеральным законом.

Второй экземпляр (копия) счета-фактуры остается у поставщика для производства записи в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость при реализации товаров.

В счет-фактуре должны быть указаны: порядковый номер и дата выписки, адрес и идентификационные номера продавца и покупателя, номер платежно-расчетного документа, наименование поставляемых товаров, цена за единицу без учета налога, стоимость товаров без и с учетом налога, налоговая ставка и сумма налога и др. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказам организации, заверяется печать организации.

На основании выше указанных документов поступивший товар приходуется на счет 41/1 «Товары на складе», который предназначен для обобщения информации о нали­чии и движении товарно-материальных ценностей, приобре­тенных в качестве товаров для продажи.

ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» полученные товары распределяет непосредственно по 3 складам:

1. Склад хранения продуктов питания

2. Склад хранения кондитерских изделий

3. Склад хранения товаров поставщика фирмы «Нестле».

На каждом складе материально ответственные лица ведут складской учет товаров независимо от способа хранения в натуральном выражении по наименованиям, количеству и цене товара на основании приходных и расходных товарных документов.

На складах ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» применяется сортовой методхранения товара. На каждое наименование товара открываются карточки количественного учета. В адресной части карточки указываются наименование организации и название товара, артикул, сорт, цена и др. отличительные признаки товара. В предметной части – отражаются остаток, приход, расход, наименование поставщика, покупателя, номер и дата документов, на основании которых сделаны записи. Записи в карточки производятся по каждому документу материально-ответственными лицами в день совершения операции. В конце рабочего дня исчисляется остаток товаров на конец дня.

Аналитический учет товаров бухгалтерии также ведется по наименования товаров. В целях сокращения объема учетных работ применяется сальдовый способ учета товаров. Сущность данного способа состоит в том, что бухгалтерия не ведет карточек количественно-стоимостного учета. Бухгалтер периодически (ежедневно или раз в несколько дней) проверяет правильность записей в карточках складского учета, которые ведут материально-ответственные лица, с данными приходных-расходных документов, представленным в бухгалтерию при товарном отчете.

При реализации товаров со складов ООО «ТД «Мегаполис-Псков» применяются те же документы, что и при поступлении, только в качестве поставщика в данном случае выступает сам ООО «ТД «Мегаполис-Псков».

 2.2.2. Учет поступления товаров и их оценка.

На ООО «ТД «Мегаполис-Псков»» учет товаров ведется, и на складе (по месту непосредственной приемки и хранения), и в бухгалтерском учете. В бухгалтерском учете используется и синтетический и аналитический метод учета.

Синтетический учет поступления товаров на ООО «ТД «Мегаполис- Псков»» осуществляется на активном счете 41 «Товары», к которому открыт субсчет 1 «Товары на складах». Товары, поступившие на склад ООО «ТД «Мегаполис-Псков»», отражаются по дебету счета 41 «Товары на складах» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по стоимости их приобретения.