2020-01-14
373
Для управления деятельностью ведутся документы организационного и распорядительного характера, призванные регулировать вопросы планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, работы с кадрами, социального обеспечения, оперативного управления и т.п. В их состав входят:
а) документы организационного характера:
устав организации;
структура и штатная численность аппарата управления;
должностные инструкции работников;
б) распорядительные документы:
приказ;
распоряжение;
инструкция;
в) информационно-справочные документы:
акт;
протокол;
письмо;
объяснительная записка;
докладная записка;
справка;
служебная записка;
3. Юридически правильно оформленный документ должен иметь не менее пяти реквизитов:
указание автора документа;
наименование формы;
удостоверение подлинности документа;
дата;
регистрационный индекс.
3.1. Наименование организации – автора документа печатается на бланке документа в именительном падеже в следующей последовательности:
Авторами таких документов как заявление, докладная, отзыв могут быть и отдельные должностные лица. В этих документах реквизит “автор” совпадает с реквизитом “подпись”, удостоверяющим происхождение и подлинность документа.
3.2. Наименование формы указывает на место документа в классификаторе управленческих документов. Наименование образуется из номинала (приказ, заявление и т.п.) и обобщенной характеристики его назначения (прикадровый, заявление об отпуске и т.п.).
3.3 Подлинность документа может быть удостоверена посредством его подписания, а для особо важных – и проставлением оттиска печати. Проставление оттиска печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Место хранения печати и лицо ответственное за её хранение определяются ректором-президентом института.
Дата подписания (утверждения), согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым или буквенно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. При цифровом способе все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделёнными точками. Первая пара цифр – день месяца, вторая – порядковый номер месяца, последние четыре цифры – год (без буквы “г”). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц – прописью, например, 06.02.1997 – 6 февраля 1997 г.
Документы подписываются должностными лицами регуправлени в соответствии с распределением обязанностей, составляемые от имени структурного подразделения – руководителем этого подразделения. Отдельные документы (доклады, докладные записки, справки) могут подписываться исполнителями при условии, что разрешаемые вопросы не выходят за пределы их полномочий.
В состав подписи входят:
наименование должности лица;
личная подпись;
расшифровка личной подписи.
Для некоторых категорий сотрудников, имеющих персональные звания, обязательно их указание (например, Ректор, профессор В.С. Романов).
Две подписи проставляются на документах коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы подписываются председателем и секретарём). Несколько подписей имеют акты, в составлении которых участвуют несколько лиц, и другие документы, например, справки.
3.4. Датирование документа является обязательным реквизитом в первую очередь как юридическое требование. Дата обозначает начало действия документа или время принятия решения.
Дата проставляется лицом, подписавшим или утвердившим документ, одновременно с его подписанием или утверждением.
3.5.Организационно-распорядительные документы приобретают юридическую силу только после их регистрации.
Регистрация означает включение документа в систему действия и исполнения и заключается в записи в учетных формах сведений о документе и присвоении ему регистрационного индекса как факта документирования, придания документу юридической силы.
Регистрационный индекс документа состоит из двух частей, проставляемых через косую черту: первая – порядковый номер по журналам регистрации.
3.6. Текст документа должен быть кратким, не допускать различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.
Текст следует начинать с указания причины (основания) для составления документа, затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.
3.7. При наличии к документу приложений, после текста (отдельным реквизитом) помещается отметка о приложении.
Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого:
Приложение: Справка о готовности фонда к зимней эксплуатации на 10 л. в 1 экз.
3.8. Отметка об исполнителе документа содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя. Например: Василевич 236 45 12. Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля. Номера телефонов указываются без черточек.
3.9. Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, её следует оформлять на бланке или обычном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается слово “копия” или “выписка” (без кавычек).
Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом “подпись”, отметка оформляется по образцу:
Верно
ст. инспектор
отдела кадров (подпись) и.о. фамилия
06.06.1998
При пересылке копии документа в другие организации или передаче его на руки, заверительную подпись удостоверяют печатью института (отдела кадров).
3.10. Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа; штамп содержит наименование института, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа.
3.11. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.
3.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа, слева. Отметка включает: номер дела, в которое и подшивается документ, личную подпись исполнителя (руководителя подразделения) и дату направления документа в дело. Например: В дело 18-6
13.06.1998 отправлено
письмо исх. № 02/18
личная подпись
дата.
