Информационные потоки предприятия

Предприятие можно рассматривать как эффективный информационный центр, в котором обрабатывается информация, содержащаяся как во внешнем, так и во внутреннем потоках, т.е. реализуется информационный процесс.

В организации имеются различные уровни управления, на которых циркулируют специфичные информационные потоки. Для обработки информации используются различные информационные технологии, которые реализуются с помощью соответствующих информационных систем, имеющих собственные названия.

Информационный процесс – это осуществление всей совокупности следующих элементарных информационных актов: прием или создание информации, ее хранение, передача и использование.

Внешние входящие информационные потоки представляют собой информацию, создаваемую вне предприятия во внешней деловой среде. Внешняя деловая среда – это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений, складывающихся между ними и предприятием.

Степень воздействия внешней деловой среды на бизнес различна. Наиболее важны субъекты внешней деловой среды, с которыми предприятие постоянно взаимодействует, образующие ближайшее окружение (или микроокружение) предприятия: клиенты, поставщики, партнеры, конкуренты, налоговые органы, органы власти, средства массовой информации. Поступающая из микроокружения информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятие использует в своей ежедневной деятельности.

Субъекты, которые, как правило, не оказывают непосредственного взаимодействия на функционирование, не определяют общие условия деловой среды, образуют макроокружение предприятия. Действие таких субъектов приводят возникновению факторов, характеризующих макроокружение. К таким факторам относятся: политическое, макроэкономическое, научно – техническое, производственные, демографические, правовые, экологические, социально-культурные. Эти потоки можно характеризовать как не регулярные входящие информационные потоки.

Внутренние информационные потоки образует информация, которая циркулирует внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и информацию, порожденную внутри предприятия. Таким образом, для обеспечения информационных потребностей работники предприятия могут использовать регулярные входящие, не регулярные входящие и внутренние информационные потоки.Внутренний поток включает в себя информацию, описывающую отношения в коллективе сотрудников (главный бухгалтер, генеральный директор, представитель головного предприятия, главный бухгалтер, менеджеры по продажам, заместитель директора, заведующий складом, бухгалтер, инженер – наладчик, секретарь, водитель, кладовщики, грузчики), а также знания, порождаемые в производстве.

ООО «Уралэнергоцентр» имеет и формирует свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой циркулируют потоки информации.

Рис 2. Информационные потоки ООО ”Уралэнергоцентр”

Таблица 1

Описание информационных потоков ООО «Уралэнергоцентр»

В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т.п.

Входной поток предприятия формируется на основании информации, поступающей из внешней среды.

Выходной информационный поток направляется предприятием внешнюю среду и содержит информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре, материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д.

Информационная система предприятия фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятия решений форму.

Основными задачами предприятия по формированию информационных потоков являются:

· формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

· оптимизация информационных потоков путем исключения дублирования информации;

· ликвидация разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).

Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятия) – потеря эффективности и управления. Поэтому главная цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

При обобщение данных о многих событиях или описание исходного события, данные превращаются в информацию. Информация может о различные сведения, о многих событиях. Однако при обобщение или, при укрупнение исходных данных и преобразование их в информацию могут возникнуть различного рода искажения. Тогда для того, чтобы провести проверку информации, требуется снова «спускаться» на уровень первичных данных. Если не принимать во внимание случаи умышленного искажения данных в первичных документах, то неправильные первичные данные могут возникнуть в результате ошибок в работе персонала или учетных систем, которые случаются чрезвычайно редко. Поскольку руководителю предприятия работать с каждым первичным документом неудобно, да и не целесообразно, первичные данные объединяются в журналы операций, сводные таблицы, базы данных.

База данных – это поименованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношение в рассматриваемой предметной области.