И автосохранение табличного документа, рабочей области

Один из самых популярных табличных процессор – Microsoft Excel. Excel имеет мощные средства для обработки данных.

Но иногда эти данные находятся не в рабочих книгах Excel, а в каких-либо внешних файлах. Программа предос­тавляет большие возможности по импортированию данных из различных источников.

Существует много способов внесения данных в рабочий лист Excel. Чаще всего данные вводятся вручную с клавиатуры прямо в ячейки рабочего листа. Но, если данные уже представ­лены в электронном виде в формате какой-либо программы (не только в формате Excel), можно сохранить свое время, не затрачивая его на повторный ввод данных, путем импортиро­вания их в рабочую книгу Excel.

Существует два основных способа импортирования данных в рабочий лист Excel.

ü Копирование данных из другого приложения с использованием буфера обмена Windows.

ü Импортирование данных из чужого (созданного не в Excel) файла.

Копирование данных – это наиболее "прямолинейный* способ обмена информацией между программами разных типов.

Импортирование данных из файлов, созданных в других программах, часто является наилучшим способом переноса больших объемов информации в Excel. Хотя идея импортирования данных как передачи их из одного файла в другой кажется простой, при импортировании необходимо учитывать такой фактор, как формат файла – уникальный способ организации и хранения данных, используемый той или иной программой. Различные форматы файлов определяют разные способы сохранения данных разных типов. Например, в рабочих книгах Excel одни данные являются формулами, другие – обычными числовыми значениями, третьи – датами и т.д., причем все они представляются по-разному во внутренних форматах Excel. Другие программы также используют свои специальные представления данных разного типа.

Excel может импортировать данные из файлов, созданных в программах очень многих типов, поскольку имеет встроенный транслятор, который "понимает" информацию, хранящеюся в файлах разных форматов. Поэтому, например, можно открыть файл, созданный, помощью какой-либо программы электронных таблиц, такой, как Lotus 1-2-3 или Quattro Pro.

Чтобы открыть файл, представленный в одном из указанных форматов, используется команда Excel Файл – Открыть. Затем выбирается из раскрывающегося списка Тип файла нужный тип. Это касается только файлов, представленных в одном из указанных в списке форматов. При попытке открыть текстовый файл автоматически появляется диалоговое окно средства Мастер текстов, с помощью которого можно правильно интерпретировать содержимое файла.

Однако важно понимать, что прочитать файл и правильно преобразовать данные – это не одно в то же. В некоторых случаях при считывании чужого файла в Excel может возникнуть ряд проблем.

ü Некоторыеформулы преобразуются неверно.

ü Неподдерживаемые функции не преобразуются.

ü Форматирование осуществляется неверно.

ü Ширина столбцов устанавливается неверно.

Еще один метод импортирования данных – это использование буфера обмена. Процесс начинается с выделения данных в другом приложении и копирования их в буфер обмена. Затем активизируется Excel, и информация вставляется в рабочий лист.

Буфер обмена Microsoft Office позволяет накапливать текстовые и графические элементы из любого числа документов Microsoft Office или других приложений, а затем вставлять их в любые документы Microsoft Office. Например, можно скопировать текст из документа Microsoft Word, данные из Microsoft Excel, маркированный список из Microsoft PowerPoint, текст из Microsoft FrontPage или Microsoft Internet Explorer и таблицу из Microsoft Access, а затем вернуться в Microsoft Word и разместить любые или все накопленные элементы в документе Microsoft Word.

Буфер обмена Microsoft Office использует стандартные команды Копировать и Вставить. При копировании элемент добавляется в буфера обмена Microsoft Office, после чего его можно в любое время вставить из буфера обмена Microsoft Office в любой документ Microsoft Office. Накопленные элементы остаются в буфере обмена Microsoft Office до закрытия всех приложений Microsoft Office.

Буфер обмена Microsoft Office связан с системным буфером обмена следующим образом:

ü при копировании нескольких элементов в буфер обмена Microsoft Office последний копированный элемент всегда копируется в системный буфер обмена;

ü при очистке буфера обмена Microsoft Office системный буфер обмена также очищается;

ü при использовании команды Вставить, кнопки Вставить или сочетания клавиш CTRL+V выполняется вставка содержимого системного буфера обмена, а не буфера обмена Microsoft Office.

Ассоциативный запуск программы. Многие типы файлов в Windows открываются в закрепленных за ними приложениях. Например, при открытии текстового файла (TXT) запускается блокнот. К таким программам относится и Microsoft Excel. При выполнении двойного щелчка по значку файла, открывается файл и приложение в котором данный файл был создан.

Резервное копирование. В диалоговом окне Сохранение документа предусмотрена специальная кнопка Сервис. После щелчка на ней на экране появляется меню со списком команд, среди которых присутствует команда Общие параметры. Выбор этой команды открывает диалоговое окно Параметры сохранения, которое содержит опцию Всегда создавать резервную копию:

Если эта опция активизирована, то перед сохранением рабочей книги ее существующая версия переименовывается в файл с расширением ВАК. Это позволяет в случае необходимости вернуться к ранее сохраненной версии рабочей книги. Некоторым пользователям нравится эта возможность, поскольку она дает еще один уровень защиты. Но следует помнить, что при выборе данной опции файлы рабочих книг будут занимать примерно в два раза больше дискового пространства.