ИС современной организации одна из самых затратных частей бизнеса компании с высокой степенью информатизации бизнеса, выделяют на содержание ИС до 30% бюджета фирмы.
Многие фирмы, специализирующиеся на финансовых услугах, полностью осуществляют свою деятельность на базе ИС.
Управление инвестициями в ИС.
Расходы на создание ИС (приобретение технических средств, развитие компьютерных сетей, приобретения лицензионного программного обеспечения, внедрение интернет- ресурсов) должны рассматриваться как внутренние инвестиции организации.
Инвестиционные проекты в сфере ИС должны документально оформляться и финансово- экономически обосновываться. Необходимо также рассчитывать риски по инвестициям в ИС.
Для управления ИС проектами в организации создаются рабочие группы, в которые входят бизнес- руководители подразделений, ИС-специалисты, финансовые работники.
Следует осуществлять контроль за ИС проектами:
- исполнение бюджета;
-достижение проектной эффективности;
|
|
-соблюдение проектных сроков и тд.
В конце года рекомендуется определять долю проектов с превышающим бюджетом, долю незаконченных проектов, долю нерентабельных проектов. Рассчитанные показатели должны быть проанализированы.
Бюджет ИС.
Рекомендуется формировать бюджет ИС на каждый год. Бюджет рекомендуется детализировать на каждый квартал, а в рамках квартала- помесячно.
В бюджете ИС выделяют следующие статьи:
1)технические средства:
-ПК(приобретение, обновление, содержание,ремонт);
-серверы (приобретение, обновление, содержание, ремонт);
-прочее оборудование (банкоматы и тд).
2)Телекоммуникации:
- локальная сеть организации;
- внутренняя региональная сеть;
-телефонная связь (абонентская плата);
-интернет (абонентская плата провайдеру, обслуживание шлюзов);
- Интернет-проекты (Ozon).
3)Лицензированное программное обеспечение:
-системное ПО;
- пользовательское ПО.
4)Персонал ИС:
-зарплата персонала;
-социальные выплаты;
-повышение квалификации;
-переподготовка.
5) Инфраструктура ИС(помещения,в котором размещается ИС):
- арендная плата;
- затраты на текущее обслуживание и ремонт помещений);
- мебель.
6)Консалтинговые услуги (услуги приглашенных специалистов);
7) прочие административные издержки.
При создании бюджета ИС российские компании чаще всего используют 2 способа:
· создание самостоятельного бюджета ИС.
В данном случае все ИС расходы списываются на ИС-подразделение, которое исполняет данный бюджет и отвечает за его соблюдению. Бюджет ИС оформляется как отдельный финансовый документ, утверждается руководителем компании и исполняется наряду с другими бюджетами.
|
|
· Отдельные статьи ИС бюджета включается в бюджет бизнес-подразделений организаций. Исполняют бюджет ИС и отвечают за него руководители бизнес- подразделений. Бюджет ИС в отдельные финансовые документы не оформляются.
Распределение ИС расходов.
В российской практике сложилось 3 способа распределения ИС расходов:
1.Все расходы списываются на ИС –подразделения,соответствующие расчеты и их обоснование осуществляют ИС- специалисты. В организации создается отдельный документ- бюджет ИС.
Преимущества: достаточно простой и доступный способ управления ИС расходами.
Недостатки:
- отсутствует взаимосвязь между бизнес- подразделениями и ИС-специалистами;
- ИС –подразделения становятся самым затратным в организации, что может привести к определенным конфликтам внутри организации;
-непрозрачность ИС расходов,возможность финансовых злоупотреблений.
2.ИС расходы распределяются между бизнес-подразделениями организации. Каждое бизнес- подразделение определяет долю собственных ИИ ресурсов,стоимость их обслуживания и обновления, включают данные расходы в свой бюджет,
Самостоятельно управляет ИС расходами. В случае крупных ИС расходов, связанных с созданием ИС инвестиций, проект также осуществляется специалистами бизнес- подразделений.
Преимущества:
-взаимосвязь ИС персонала и бизнес-подразделений;
- повышение прозрачности ИС расходов, двойной контроль расходов.
Недостатки: сложность определения доли ресурсов ИС,а так же стоимости их обслуживания и содержания. Нельзя просто пропорционально распределить расходы между бизнес- подразделениями.
3.ИС-подразделения включает бизнес – подразделения и продает свои сервис-услуги как внутренним пользователям, а также и внешним пользователям.
Перед ИС- подразделениями ставиться задача получение прибыли. При оказании соответствующих услуг ИС- специалисты выписывают соответственные счета как внутренним так и внешним клиентам. Данный способ является наиболее эффективным, но возможен лишь в крупных расчетах взаимоотношений между бизнес- подразделениями.
Анализ ИС расходов.
При анализе ИС расходов можно использовать следующие методы:
1)сравнительный анализ – собственные расходы ИС организации можно сравнивать с данными прошлых лет,с данными конкурентов, лидеров отрасли и др.
2)структурный анализ- изучение структуры ИС расходов, их сбалансированности и адекватности.
В российской практике часто чрезмерно завышаются расходы на технические средства.
3) трендовый анализ - те изучение изменений динамики и структуры ИС расходов, выявление тенденций, расчет последних выявленных отклонений.