Понятие о документах. Требования к первичным документам

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого предприятия управленческих решений, фиксируемых в распорядительных документах, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а так же материалом для справочно–поисковой работы.

Официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др.

Реквизит- это обязательный элемент оформления официального документа.

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы. Они бывают: структурные и производственно-отраслевые.

По месту составления первичные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы поступают в организацию со стороны и составляются по типовым формам: платежные требования-поручения, счета-фактуры поставщиков, выписки банков и др.

Внутренние документы, например счета-фактуры покупателям, создаются внутри организации.

По назначению документы подразделяются на:

- распорядительные;

- оправдательные;

- комбинированные;

- документы бухгалтерского исполнения.

Распорядительные – это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций, например: распоряжение руководителей организации на совершении хозяйственной операции, приказ на командировку и т.д.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся приходные кассовые ордера, акты приемки материалов, акты приемки комплектующих основных средств и т.д.

Комбинированные – это документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты и др.

Документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием.

Накопительные документы, например лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада и т.п., составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения или сразу по ее окончании.

Сводные документы обобщают показатели, взятые из первичных, накопительных, документов, путем соответствующей их группировки и систематизации.

Материальные - это документы, которыми оформляются операции по движению товарно-материальных ценностей.

Денежные документы служат основанием для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации.

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам.

Для того, чтобы получить необходимые сведения о финансово-хозяйственной деятельности организации, надо данные о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, регистрировать и записать на соответствующих бухгалтерских счетах в учетных регистрах.