Проблема вдосконалення документообігу

Об'єм документації, створюваній в установах як всього світу, так і нашої країни, має тенденцію до постійного і все більш швидшаючого зростання. У зв'язку з науково-технічним прогресом збільшення об'ємів управлінської документації відбувається пропорційно зміні зростання об'ємів виробництва продукції і продуктивності праці. Це перша закономірність документообразовання.Зростання об'ємів виробництва приводить до стрімкого зростання об'ємів інформації. В той же час продуктивність праці у виробничій сфері росте набагато швидше продуктивності праці в управлінні. Цей розрив – одна з основних причин зростання апарату управління у всіх розвинутих країнах світу.Причини зростання об'єму документообігу підрозділяють на об'єктивні і суб'єктивні.Головними об'єктивними причинами збільшення об'ємів документів є вплив науково-технічного прогресу, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури продукції, що випускається, освоєння нових районів, будівництво нових об'єктів, ускладнення процесів управління. При цьому об'єми створюваних документів збільшуються із зростанням кількості документованих дій і кількості адресатів, яким ці дії направлені. Таким чином, зростання або скорочення об'ємів документів значним чином пов'язано з процесами документування.До суб'єктивних причин відносять:• бюрократизацію апарату управління, з якою пов'язано збільшення кількості перевіряючих інстанцій, розбухання контролюючих органів, утиск і ігнорування законних прав громадян. Все це приводить до створення документів, не обумовлених діловою необхідністю, для підстраховування, про всяк випадок;• незнання або недотримання працівниками управлінських структур законодавства, нормативних актів, що встановлюють юридичні вимоги до оформлення документів. В результаті виникає недовіра до документів і їх повторна перевірка, тобто створення нових документів;• некваліфіковане документування розпорядливої діяльності. Наприклад, наказ, що містить неясні завдання, нереальні терміни виконання, що суперечить виданим раніше наказам, обов'язково викличе потік листів або доповідних записок керованих організацій (структурних підрозділів) роз'яснювального характеру;• невчасне, неякісне виконання завдань, доручень, договірних зобов'язань, зрив термінів їх виконання породжує потоки документів з проханнями перенесення термінів, рекламаціями, поясненнями, претензіями і т.д.;• відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій в рішенні що стоять перед ними задач вимушує постійно звертатися до вищестоящих установ за роз'ясненнями або дозволами спірних питань;• некомпетентність управлінського персоналу в рішенні виробничих, економічних, управлінських задач приводить до вибору недоцільних варіантів їх рішень, що відображається на документуванні самих цих дій, а потім виправленні ухваленого рішення і т. д.;• відсутність в управлінському апараті регламентації документообразовання приводить до використовування значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документування ідентичних функцій і що містять аналогічну інформацію, але відмінних за формою представлення інформації або по складу показників;• широке розповсюдження копіювальної техніки і її безконтрольне використовування в установах приводить до створення величезної кількості копій документів, які використовуються в незначній мірі;• використовування в процесах створення і підготовки документів комп'ютерів, з одного боку, значно підвищило швидкість підготовки документів, скоротило трудомісткість цих операцій, але, з другого боку, привело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій і електронній формі.Таким чином, в числі суб'єктивних причин, що впливають на збільшення документообігу, ми бачимо як пов'язані з окремою особою (діяльність керівника, фахівця), так і з порушеннями вимог законодавства, з організацією документування. До суб'єктивних причин треба віднести і нові технології підготовки документів, які, скоротивши час на створення тексту, його роздрук і копіювання, збільшили їх потоки і видову різноманітність, але не розв'язали проблему управління цими потоками. Цей висновок зроблений і вітчизняним документоведами, і зарубіжними фахівцями в області управління документацією.