Документооборот – движение документа с момента составления или получения от других предприятий до использования их для бухгалтерской записи и последующей передаче в архив.
Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников. Он предусмотрен учетной политикой.
Главный бухгалтер должен для каждого документа установить кратчайший путь и минимальный срок для прохождения. Исполнительные документы хранятся в архиве. Для передачи в архив документы располагаются в удобном для отыскания порядке и подписывается или переплетаются в особые папки “Дела”.
Архивы бывают текущие и постоянные. Текущие находятся в бухгалтерии и в них хранятся документы рабочего или текущего года.
В постоянных архивах хранят документы всех отделов предприятия за прошлые года. Каждому документу установлен свой срок хранения по истечению которых, особо важные документы сдают в государственный архив, а остальные на переработку.
|
|
Приемка и обработка документов
1. Приемка производится в присутствии материально-ответственного лица, ставится дата и подпись в приемке.
2. Документ проверяется.
3. Делается корреспонденция и производится запись в учетные регистры.
4. При записи документов в учетные регистры бухгалтер осуществляет учетные гашения.
Кроме учетного, различают оперативное гашение, ему подвергаются денежные и банковские документы. На кассовых документах оперативное гашение осуществляет кассир (штамп “оплачено” и дата). Банковские документы гасит бухгалтер штампом “погашено”.
Ошибки, допущенные в документах, исправляются корректурным способом: неправильно написанная запись зачеркивается, сверху пишется правильная, и рядом пишут “исправленному верить” и ставится подпись.
Сдача в архив
Все исполненные документы хранятся в архиве. Существует два вида архивов: текущий и постоянный.
В текущем архиве хранятся документы отчетного года. В постоянном архиве хранятся документы прошлых лет. Перед дачей документов в архив их пронумеровывают, подбирают в удобном для отыскания порядке, прошнуровывают, составляют акт на списание и передают на подпись руководителю. В архиве документы хранятся по установленным срокам, по истечению которых особо важные документы передаются в Госархив, а остальные уничтожаются.
7.4 Требования, предъявляемые к составлению документов:
1. Документы составляются синими или черными чернилами, на пишущей машине или на компьютере.
2. Документы должны составляться своевременно.
3. Соблюдать установленную форму документа, заполнять все реквизиты, в денежных документах незаполненные документы необходимо прочеркивать.
4. Четко и разборчиво писать текст и цифры.
5. В денежных документах сумму необходимо записывать цифрами и прописью с большой буквы.
6. Исправление в документах разрешается только корректурным способом, но эти исправления запрещены в денежных и банковских документах.
7. Подписывать документ нужно с указанием должности подписавшегося.