Сортировка данных в списках (самостоятельная работа)

Создание пользовательского списка (самостоятельная работа).

Фильтрация.

Чаще всего нужно видеть все данные в таблице. Однако иногда желательно, чтобы на экране отображалась только их часть. Такая необходимость возникает тем чаше, чем больше таблица. Excel позволяет временно "отфильтровать" данные, отобрав для визуализации только те, которые удовлетворяют определенным условиям.

Для отбора данных на основе более сложных критериев, использование которых не предусмотрено при работе с Формой (и для того, чтобы проводить расчеты только с определенными данными), в Excel включена команда Авто­ фильтр. С помощью этой команды определяются критерии, по которым будут отображаться только соответствующие этому критерию записи. Остальные записи Excel скрывает.

Для выполнения фильтрации в списке необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделите в списке любую ячейку.

2. Выполнить команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

После выполнения этих действий рядом с именем каждого поля появился элемент управления автофильтром — кнопка с изображением стрелки. Нажав на любой кнопке, раскроется список, в который входит содержимое всех ячеек в столбце, а также несколько специальных элементов, таких, как (Все), (Первые 10...) и (Условие...). С помощью этих элементе управления автофильтром можно фильтровать список по значениям соответствующих полей (столбцов). Если выбрать из списка некоторый элемент, все записи, не удовлетворяющие этому значению, будут "отфильтрованы" и станут невидимыми. Например, в исходной таблице можно сделать видимыми записи только тех студентов, у которых по предмету Информатика стоит оценка «8».

Рисунок 5 – Окно установки фильтра для отбора данных.

При автофильтрации не происходит удаления данных из таблицы. Они лишь становятся временно невидимыми. Если потребуется снова сделать видимыми все записи, нужно выбрать из списка, с помощью которого осуществлялась фильтрация данных, пункт (Все).

Чтобы вывести на экран первые 10 значений определенного поля — или первые 8, или первые 2, и т.п. (можно выбрать просмотр от 1 до 500 элементов) — нужно выбрать из соответствующего списка пункт Первые 10. Это может понадобиться, например, чтобы найти 5 студентов, получивших самые высокие оценки. При этом появляется диалоговое окно Наложение условия по списку, показанное на рисунке 6.

Рисунок 6 – Окно наложения условия.

В левом окне можно выбрать необходимое количество значений. Можно также просмотреть не начало списка, а конец, выбрав в среднем списке не наибольших, а наименьших, а также не абсолютное количество элементов списка, а долю в процентах (выбирается в правом списке).

После фильтрации базы данных можно еще более сузить список, отфильтровав его по другому столбцу.

После того, как база данных отфильтрована, оставшиеся записи можно просматривать, редактировать, копировать или печатать, как и целые таблицы Excel.

Чтобы отменить действие автофильтра — при этом станут видимыми все записи и исчезнут элементы управления в виде кнопок с изображением указывающих вниз стрелок рядом с именами полей — необходимо еще раз выбрать из меню Данные команду Фильтр - Автофильтр.