Анализ внутрифирменного контроля в Фитнес-клубе «TODAY»

Любой анализ рассматривается с точки зрения рисков. На данном предприятии существуют 3 контрольные среды:

1. Кадры

2. Материально-техническая база

3. Финансы

Кадры – от них зависит финансовый показатель предприятия, так же от профессионализма тренеров зависит рентабельность фитнес-клуба. Инструкторы и администраторы являются одним из решающих звеньев предприятия, так как именно сотрудники ответственны за встречу клиентов, работу с ними и результат.

 

Рассматривая контрольную среду кадры, сталкиваемся с рисками:

1 группа рисков - Дефицит высококвалифицированных специалистов, как следствие дефицита выявляется ряд рисков.

· Привлечение к работе специалистов без опыта работы требуют дополнительных инвестиций в рекламу, обучение.

 

· Нарабатывая опыт и профессиональные навыки, сотрудник может допустить ошибки в работе с клиентами, что может существенно отразиться на положительной репутации фитнес-клуба.

· В условиях конкуренции в фитнес-индустрии, наработав определенный опыт, появляется вероятность ухода кадров в другой фитнес-клуб, что является риском потери вложенных финансовых инвестиций в сотрудника, без получения прибыли.

· При увольнении тренера из организации, фитнес-клуб теряет часть клиентов, следовательно теряет часть прибыли.

2 группа рисков связана с личностными качествами и системой ценностей персонала.

· Сотрудники организации должны иметь единую систему ценностей и точку зрения относительно здорового образа жизни, быть примером для своих клиентов. В противном случае, возникает риск потери положительной репутации.

· Риск воровства.

 

Не смотря на все существующие риски, система управления персоналом в фитнес-клубе «TODAY» находится на очень низком уровне.

 

Главной составляющей системы внутреннего контроля является функция информирования персонала о его обязанностях, ответственности, значимости его участия в процессах и связи его действий с работой других сотрудников, а также понимание способов доведения до руководителя информации о каких-либо исключительных ситуациях.

 

В фитнес-клубе «TODAY» отсутствуют какие-либо нормативно-регламентационные документы, определяющие задачи, полномочия, ответственность работников. Сотрудники выполняет свои обязанности на основании устного инструктажа руководителя и личного понимания своих должностных обязанностей. Это является существенным недостатком на этапе предварительного контроля, цель которого организовать превентивные меры по предотвращению нарушений.

Полностью отсутствует контроль за осуществлением адаптации сотрудников, подготовки, обучения.

Управленческие решения, распоряжения передаются руководителем через личное общение, либо по телефону. Никаких других коммуникационных сетей для этих целей в фитнесс-клубе не используется.

 

При проведении внутрифирменного контроля, для выявления нарушений и недостатков в работе тренеров и администраторов в фитнес-клубе «TODAY» периодически используют следующие методы:

1. Метод «тайного клиента». Тайный клиент — это человек, который под видом обычного клиента приходит в фитнес-клуб и просит его проконсультировать и провести первую бесплатную тренировку. Всё своё общение с персоналом тайный клиент записывает на диктофон. Конечно же, делает это он незаметно для персонала. Чаще всего роль «тайного клиента» выполняют знакомые руководителя. При помощи данной проверки руководитель узнает, как его персонал обслуживает клиентов, качественно ли предоставляются услуги, и вообще — как сотрудники себя ведут, когда за ними не наблюдает начальство.

2. Анализ записей в «Книге жалоб и предложений». В качестве оценки профессионализма администраторов и тренеров руководство клуба использует книгу жалоб и предложений. С помощью отзывов клиентов, можно выявить нарушения, отметить лучшего работника, найти сильные и слабые стороны клуба.

3. Анализ отзывов о работе, полученных в социальных сетях.

Пользователи социальных сетей открыто высказывают свою точку зрения, свои эмоции. Чаще всего в социальных сетях делятся негативным опытом, но критика необходима для развития компании. Она указывает на недоработки, позволяет совершенствоваться, обходить конкурентов.

Руководитель оперативно реагирует на жалобы, прислушивается к пользователям и в устной форме высказываются замечания, либо благодарность.

 

Контрольная среда материально-техническая база.

К материально-технической базе относится помещения, оборудование и инвентарь.

Анализируя данную контрольную среду, выявляем следующие возможные риски:

· Любая эксплуатация оборудования, помещения, инвентаря приводит к его амортизации (износу), что со временем потребует дополнительных инвестиций.

· Фитнес - индустрия - это сфера, которая просто кипит от количества бизнес-идей и инноваций. Новые форматы и стартапы, приложения и тренажеры – это все необходимо учитывать для того, чтобы оставаться конкурентноспособным в этой сфере. То оборудование, инвентарь, интерьер которые сейчас считаются актуальными и современными, через какое-то время потребует обновления, т.е будет необходимо дополнительное финансовое инвестирование.

В обязанности инструкторов входит инструктирование посетителей фитнес-клуба о правилах эксплуатации тренажеров, оборудования, инвентаря, что является превентивной мерой для устранения данного риска. Кроме того, сотрудники постоянно наблюдают за техническим состоянием оборудования и инвентаря, в случае его неисправности прекращают их эксплуатацию. Вся информация о проблемах в данной конкретной среде передается руководителю через администратора. Периодически (один раз в два месяца) проводится техническое обслуживание оборудования, инвентаря специалистами.

Со стороны руководителя контроль за техническим состоянием оборудования осуществляется.

 

Контрольная среда финансы.

Финансовую отчетность ведет руководитель фитнес-клуба. Администраторы ежедневно заполняют сводную ведомость, в которой отражены основные финансовые поступления и расходы.

Так же администраторами ведется учет покупки абонементов на различные программы. Покупка абонемента фиксируется сотрудниками в таблице EXCEL, именно это может привести к различным ошибкам.

Рассматривая контрольную среду финансы, сталкиваемся с рисками:

Основной риск – предприятие должно быть экономически привлекательно, доходы должны превышать расходы.

Данный показатель - основной для руководителя, для возможности планирования и развития предприятия.

В фитнес-клубе «TODAY» для учета используется таблица EXCEL. Это является минусом, из-за которого возникает множество трудностей. Когда в клиентской базе уже несколько сотен человек, записать информацию о каждом клиенте, вовремя отследить дату его рождения, поздравить, сделать предложение по продлению абонемента довольно сложно, что-то да и упускается из виду. Эти упущения создают брешь в доходах. Автоматизация фитнес клуба исключает человеческий фактор и берёт на себя рутинные обязательства.

Отсутствие внутрифирменного финансового планирования и контроля приводят к финансовым трудностям.

В качестве методов в финансах используется экономический анализ- руководитель совмещает функции бухгалтера, так же используется эмпирический метод- ревизия, инвентаризация, контрольное взвешивание.

Чаще всего осуществляется документальный контроль.

 

 

Финансовый показатель фитнес-клуба:

Зарплата тренера зависит от количества, купленных к нему абонементов. Для стимулирования, используется система мотивации, согласно которой, если у тренера больше 15 клиентов, то процент от абонемента составляет 50%, если у тренера до 15 клиентов, то процент от абонемента составляет 40%.

Зарплата администратора зависит от количества смен, так же в нее входит процент от продажи спортивного питания и от посещения клиентами солярия.

Так же финансовый показатель фитнес-клуба зависит от такого явления, как сезонность. Самый высокий спрос наблюдается зимой и весной, так как люди начинают приводить тело в порядок перед пляжным сезоном. Причиной снижения летнего спроса выступают отпуска, занятость людьми хозяйственными делами.

 

Основной риск напрямую зависит от числа клиентов, которые посещают данный фитнес-клуб.

 

Виды контроля, осуществляемые в фитнес-клубе TODAY:

1. Внезапный – к нему относится проверка «тайный клиент»

2. Периодический – к нему относится проверка эксплуатации тренажеров и спортивного оборудование, прохождение медицинского осмотра персоналом, сверка спортивного питания с журналом.

3. Постоянный – к нему относится ежедневный подсчет выручки.

Рекомендации по улучшению системы контроля в фитнес-клубе TODAY:

1. Создание мобильного приложения, для автоматизации SMS- и email-рассылок. Таким образом, контакт с действующими клиентами можно поддерживать через уведомления, которые доступны в мобильном приложении.

2. Создание программы, для контроля спортивного питания и сопутствующих товаров фитнес-клуба.

3. Создание программы для учета посещаемости клиентами тренажерного зала.

4. Учет посещения пробных занятий фитнес-клуба с инструктором. Ведение статистики проданных абонементов с услугами персонального тренера и выявление наилучшего сотрудника.

5. Установление видеонаблюдения, с целью снижения воровства и мошенничества.

6. Найм управляющего для выполнения функции управления персоналом и контроля за выполнением задач.

7. Проведение регулярной аттестации сотрудников

8. Посещение различных курсов и семинаров, для повышения квалификации сотрудников.