Направленность информационных потоков в организациях

Место внутриорганизационных коммуникаций в системе коммуникаций.

 Согласно проведенным исследованиям, руководитель от 50 до 90% времени тратит на коммуникации. Коммуникации – процесс обмена информацией между двумя и более людьми, связующая функция управления. Информация является основой для принятия решений руководителем. Информация – это данные, отобранные для конкретных людей, проблем, целей и ситуаций.

Характеристики внутриорганизационных коммуникаций

 

Внутриорганизационные коммуникации, создающие репутацию, обладают рядом характеристик:

• Они должны быть ясными и точными. У менеджера, придерживающегося этого правила, меньше шансов быть неверно интерпретированным. Поэтому говорите то, что вы имеете в виду и наоборот.

• Они дают информацию. Они правдивы, понятны и основаны на фактах, а сама информация помогает людям сделать хороший выбор.

• Они взывают к лучшим интересам людей и борются против атмосферы недоверия.

• Они всячески обыгрывают слово «вы» и преуменьшают слово «я». То, что я думаю, гораздо менее важно, чем то, что вы делаете.

• Они радуют глаз и ухо. В следующий раз, когда вам придется что-либо писать, прочтите это вслух. Если оно хорошо звучит, то и читаться будет легко. Подвергните свое сообщение тесту на заборе заднего двора. Если оно будет понято вашим соседом (а узнаете вы об этом в разговоре с ним), то сообщение пройдет.

Типы внутриорганизационных коммуникаций

Функция коммуникации, как и все другие, характеризуется множественностью типов и форм, способов и методов ее реализации. Рассмотрим, как данная функция классифицируется в деятельности руководителя.

 

 По признаку ориентации коммуникаций руководителя они подразделяются на внешне- и внутриорганизационные. Во внешнеорганизационных коммуникациях руководителя особую роль играет представительская функция. Руководитель, контактируя с паритетными ему руководителями смежных организаций и с вышестоящими руководителями, персонифицирует (олицетворяет) организацию в целом, представляет ее во внешней среде. Это специфичный тип коммуникаций. Руководитель выступает при участии в работе вышестоящих инстанций в качестве подчиненного (явление маргинальности его коммуникативного поведения).

 

 Внутриорганизационные коммуникации делятся на вертикальные и горизонтальные. Вертикальные — это обмен информацией между иерархическими уровнями организации, горизонтальные — обмен в пределах паритетных уровней. Вертикальные коммуникации подразделяются на нисходящие и восходящие. Первые — распоряжения и приказы руководителя, вторые — система каналов движения «снизу вверх». Определяющее значение для функционирования организации имеет сочетание вертикальных и горизонтальных коммуникаций.

 

 Коммуникации традиционно подразделяются на формальные и неформальные. Формальные каналы определяются структурой организации, ее целями и задачами. Неформальные — это те контакты, которые реализуются помимо формальных каналов. Они имеют ряд разновидностей: неформальные контакты между рядовыми членами организации, между руководителем и исполнителями, связи руководителя с внешней средой (феномен «больших связей»). Особая роль принадлежит слухам, создающим социальную микросреду организации. Специальные исследования показали, что, несмотря на стойкое предубеждение против такого рода коммуникативного явления, слухи достоверны не менее чем в 80% случаев, а относительно внутриорганизационных дел этот показатель достигает 99% (!). По форме организационные коммуникации разделяются на вербальные (устные), письменные, комбинированные, визуальные, аудиоционные и др.

 

 Классифицируются также коммуникации по признаку того этапа организационного функционирования, где они имеют преобладающее значение. Это — коммуникации при приеме на работу, при ориентировке в круге обязанностей, в процессе деятельности, ее оценки и в ходе контроля над ней.

 

Виды внутриорганизационных коммуникаций

 -   между организацией и внешней средой

 -   коммуникации в организациях между уровнями и подразделениями

 -   руководитель – подчиненный

 -   руководитель – рабочая группа

 -   неформальные коммуникации

 Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в обмене людей.

 

Направленность информационных потоков в организациях

Одной из существенных черт любой современной организации является характер информационных потоков, отражающий ее внутренние взаимосвязи.

 

Для организации так называемого классического типа — с четким разделением труда, жесткой вертикальной структурой подчинения и развитой бюрократией — свойственно преобладание информационного потока сверху вниз.

 

Для организаций современного, горизонтального и сетевого типа — с активным участием сотрудников разных рангов в принятии решений, с функциональной подвижностью ролей и позиций, с самоуправляемыми командами — характерно сосуществование потоков разных направлений: не только сверху вниз, но и снизу вверх, горизонтально, по диагонали и т. д.

 

При этом всесторонний обмен идеями и информацией поощряется как способ повысить эффективность организационной системы в целом или как способ наиболее полно удовлетворить потребности членов организации 1.                       

 

В российских организациях наблюдается чаще всего вертикальная направленность информационных потоков. Так, исследование коммуникативной компетентности, проведенное мною в двух сибирских организациях, показало, что в ситуациях групповых рабочих обсуждений наибольшее количество речевых действий (значащих высказываний) приходилось на долю руководителей и/или участников с более высоким административным положением 2.

 

Естественно предположить, что преобладание в организациях вертикально направленных информационных потоков отражает нашу многолетнюю российскую практику с ее сильной вертикалью власти, централизованным управлением организациями и администрированием. Можно также предположить, что в этом проявляются и другие особенности русской национальной культуры, в частности то, что западные исследователи называют различием между поведением человека в обществе и в частной жизни.

 

Сегодня, однако, вопрос состоит не только в том, как объяснить эту практику, но и как изменить ее — как создавать организации с более открытыми и разнонаправленными каналами общения. И как в сегодняшних условиях действовать современному руководителю, заинтересованному в расширении и разнообразии информационных взаимодействий в своей организации, как находить стимулы, которые бы побуждали членов организации действовать более открыто и инициативно.