Раздел «Общие положения»

     - Наименование должности в должностной инструкции должно быть указано в соответствии со штатным расписанием.

 -В соответствии с какими нормативно-правовыми актами разработана должностная инструкция.

 - Порядок приема и увольнения работника. Обратите внимание, если работник подчиняется, например, главного бухгалтера, то при описании порядка приёма и увольнения работника необходимо уточнить, что кандидатура согласовывается с главным бухгалтером. Пример предложения в ДИ: бухгалтер принимается и увольняется на основании приказа работодателя по согласованию или по ходатайству главного бухгалтера.

 -Подчиненность работника.

Несмотря на то, что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника. Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе, противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения. То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция.

  Уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных трудовых обязанностей.

  Требования к стажу работы по специальности.

Например, ФЗ «Об адвокатуре и адвокатской деятельности» от 2002 года устанавливает определенные требования к кандидатам, претендующие на получение статуса адвоката

Для информации. на сегодняшний день для отдельных категорий работников и работодателей действуют профессиональные стандарты. Данные профессиональные стандарты обязательны в части указанных квалификационных требованиях: образование, опыт работы, допуски. Следовательно, пи составлении должностных инструкций на должности для которых действуют профстандарты, должны быть указаны в инструкции, а работник обязан соответствовать квалификационным  требованиям.

Для тех категорий работников и работодателей профстандарты не обязательны, при описании данной позиции в должностной инструкции рекомендуется использовать соответствующие квалификационные справочники, при условии, что работодатель составляет должностные инструкции на должности, предусмотренные в штатном расписании и по установленным критериям принимают работников в штат.

Но как показывает практика, должностные инструкции составляются на работников,   с которыми уже заключены трудовые договоры и при их составлении работодатель допускает одну из грубых ошибок при описании квалификационных требований, а именно скачав инструкцию из интернета не вычитывают данный момент в части образования и опыта. О чем идет речь приведем пример.

Как правило, работник отдела кадров для составления должностной инструкции берет «рыбу» из интернета, меняет только название должности и компании и даёт на утверждение. Цель тут не составить правильную и грамотную инструкцию, а лижбо было, не вычитывая ее от корки до корки. Например, в штатном расписании предусмотрена должность бухгалтера без конкретизации. И на этой должности работают два работника. Работник отдела кадров или иное лицо, кому поручено составить инструкцию. скачал «рыбу» из интернета и вскаченном варианте предусмотрено следующее: образование высшее профессиональное и стаж работы от пяти лет. Иными словами, работники бухгалтера вашей компании должны соответствовать указанным требованиям в утвержденной инструкции.

По документам ваших бухгалтеров предусмотрено следующее: у одного бухгалтера – высшее профессиональное образование бухгалтерский учет и опыт работы в бухгалтерии по трудовым книжкам 10 лет. У другого бухгалтера в наличии только курсы по направлению «бухгалтерский учет с применением» и опыт работы по трудовой книжке 1 (один) год. Возникает вопрос, ка могли принять второго бухгалтера на работу? Вот чтобы таких вопросов не возникало, предлагается следующий выход. Вариант первый – Вы перерабатываете действующую утвержденную должностную инструкцию под действующих работников (делаете одну - общую), утвердив ее (отменив старую) и ознакомив работников под роспись. При описании квалификационных требований в части образования и опыта нужно указать нижний предел,  например: образование – не ниже среднего профессионального в области бухгалтерского учета/экономики и/или курсы по направлению бухгалтерский учет и опыт работы от полугода.

Вариант второй – на каждого бухгалтера составляете отдельную самостоятельную инструкцию (назовем ее «именную») и в части описании квалификационных требований прописываете то, что по документам у каждой.

Какой вариант применять Вам решаете самостоятельно.

  При описании квалификационных требований рекомендуется прописывать, такие моменты, как дополнительные требования, например, практический опыт работы в программном обеспечении, которое используется у Вас, пример – программа 1 С ЗУП 8.3 и тп.  

В разделе «Общие положения» также необходимо указать, что должен знать работник – для того, чтобы мог работать в тй или иной должности. Тут также допускается ряд ошибок. Например, во всех должностных инструкциях не важно какую должность/профессию работник занимает у всех указано:

- знать Устав при этом не важно кто работодатель – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель? Обратите внимание индивидуальный предприниматель не может иметь Устав. Далее, следуя содержанию инструкции все работники должны быть ознакомлены с Уставом. Вопрос – зачем уборщику, дворнику, механику, водителю и другим работникам знать Устав? Какую информацию работники могут почерпнуть из Устава? Есть ряд категорий работников, которые должны иметь в наличии Устав (хотя бы копию в полном объеме): юрист, главный бухгалтер и кадровик. Остальным Устав недоступен и в работе никак не пригодится.

Вывод – нужно понимать кому необходимо прописывать в инструкции, что работник обязан знать устав.

- у каждого работника в должностной инструкции предусмотрено – работник должен знать организационную структуру. Опять вопрос – зачем всем работникам знать организационную структуру и как она поможет при выполнении им трудовых обязанностей? Это первый момент. Примерный перечень работников, которые должны знать организационную структуру: руководитель организации (он сам потому что определяет структуру); его заместители; главный бухгалтер и его заместители; кадровик; секретарь (или офис-менеджер); юрист; руководители структурных подразделений – указанные работники должны знать и уметь правильно с ориентировать работника и (или) клиента по возникшему вопросу в какой отдел его направить.

Вывод: при описании, что «должен знать работник» в части организационной структуры не обязательно всем прописывать. Кроме того, организационная структура это необязательный документ, его вообще может не быть и за его отсутствие нет штрафов.

Однако, если Вы все же указали в каждой должностной инструкции информацию о том, что работник обязан знать устав и организационную структуру, значит они должны быть в наличии (при этом организационная структура должна соответствовать действительности на момент утверждения инструкции) и работники должны быть ознакомлены под роспись с данными документами.

В качестве подсказки для должностной инструкции в части «что должен знать работник» могут служить профстандарты; квалификационные справочники.

Раздел «Функции»

 Указывается основная задача работника в данной должности, участок работы. В качестве подсказки можно использовать те же самые профстандарты – раздел «Обобщенная трудовая функция».

Раздел "Обязанности".

Перечисляются обязанности по занимаемой должности.

При изложении данного раздела встречается ошибка в том, что перечисляют обязанности работника, взятые из ст. 21 ТК РФ.

Желательно, чтобы данный раздел был прописан более детально, а не общими фразами.

При описании данного раздела в качестве подсказок использовать: единые квалификационные справочники; профстандарты; ЕКТС. Необходимо учитывать при описании данного раздела – специфику организации. О чем идёт речь приведем пример. Например, работодатель решает выдавать работникам корпоративную связь необходимо в обязательном порядке распределить обязанности среди лиц, которые будут отвечать за корпоративную связь. Или другой пример, например, в обязанности работников входит работа с персональными данными, данную обязанность необходимо о работе с персональными данными прописать в должностной инструкции.

Однако, нельзя прописывать в должностную инструкцию дополнительные обязанности по другой должности, об этом свидетельствует и Конституционный суд РФ – постановление Конституционного суда РФ от 28.11.2019 № 37-П ссылка https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/IIP/ks_rf_predostereg_ot_vklyucheniya_dopolnitelnykh_obyazannostey_v_dolzhnostnye_instruktsii_rabotnikov/https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/IIP/ks_rf_predostereg_ot_vklyucheniya_dopolnitelnykh_obyazannostey_v_dolzhnostnye_instruktsii_rabotnikov/.

 

 Раздел "Права работника".

 В этом разделе перечислены права работника в рамках занимаемой должности. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет смысл указать только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему данную должность.

 Другими словами, например, работник отдела кадров назначен приказом «Ответственным лицом за ведение, учет и хранение трудовых книжек сотрудников». В инструкции можно прописать, что работник имеет право: заверять копии трудовых книжек и выписок из них своей подписью; имеет право заверять запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника и т.п.

Или, например, руководители структурных подразделений визируют все заявления своих подчиненных, это желательно закрепить в должностной инструкции и т.п.

 Раздел "Ответственность".

 В настоящем разделе уместно определить меру ответственности работника перед организацией, в том числе материальную. Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то здесь содержится указание на данный факт.