АСУ Полтавського національного університету імені Юрія Кондратюка

АСУ університету

 

Автоматизація схеми управління процесами у вищому навчальному закладі є виключно актуальним завданням, так як щоденне створення різноманітних документів, що мають загалом-то типову структуру, використання електронних таблиць для зберігання великого обсягу даних, паперові документообіг та звітності вимагають колосальних тимчасових і трудових витрат.

АСУ університету виконує наступні функції:

- комплексне, оперативне та ефективне автоматизоване управління навчально-методичним процесом, студентським контингентом від приймальної комісії до випуску студента;

-  можливість накопичення інформації для аналізу і подальшого прийняття ефективних управлінських рішень, що підвищує оперативність і якість наданих послуг;

-  забезпечує «прозорість» управління навчальним процесом;

-  можливість контролювати навчальний процес філій/представництв так як система через віддалений доступ створює передумови формування концепції єдиного навчального простору вузу.

Автоматизована система управління вузом має наступні підсистеми:

- приймальна комісія

-  деканат (кафедра)

-  навчальний відділ

-  особистий кабінет викладача

-  кадровий облік

-  інтеграція та інформаційні сервіси

Функціональні можливості

Функціональні можливості та операції, які можуть здійснювати в програмі АСУ ВУЗ представників різних структурних підрозділів через свої автоматизовані робочі місця.

1. Приймальна комісія

Прийом документів у абітурієнтів за допомогою АСУ вуз є повністю автоматизованим:

· Формує особову справу абітурієнта. Дані вводяться вручну співробітником приймальної комісії.

·   Контроль здачі необхідних документів (довільний набір).

·   Видача абітурієнту необхідного набору документів:

o розписка;

o контракт;

o екзаменаційний лист.

· Облік даних абітурієнтів.

·   Формування наказів про зарахування абітурієнтів у сформовані групи:

o за допомогою рейтингу;

o вручну.

2. Деканат (кафедра)

Підсистема Деканат дозволяє вести оперативний облік руху контингенту:

· Формування наказів про рух контингенту як індивідуально, так і списком.

·   Надання студентам і організаціям необхідних довідок.

·   Надання студентам і організаціям необхідних довідок.

В даній АСУ ВНЗ дуже зручно відстежувати і фіксувати успішність студентів:

· Облік і аналіз державних підсумкових випробувань, результатів заліково-екзаменаційних сесій, різних видів атестацій в тому числі практик (зведена відомість успішності).

·   Доступ студентів через інформаційно-довідкову систему.

Система дозволяє автоматизувати процес випуску студентів, здійснюючи такі дії:

· Затвердження тем дипломів.

·   Формування Державної Атестаційної Комісії (ДАК).

·   Автоматизована генерація екзаменаційних білетів для міждисциплінарного підсумкового державного іспиту.

·   Автоматизоване формування та облік протоколів роботи ДАК; протоколи оформляються під час засідання комісії.

·   Підготовка та перевірка даних для дипломів та академічних довідок.

За допомогою АСУ ВУЗ можна полегшити методистам планування навчального процесу і розподіл навантаження по кафедрі і факультету:

· Автоматизована генерація екзаменаційних білетів для поточного, проміжного та підсумкового контролю; виведення квитків на друк.

·   Автоматизоване формування та облік планів і протоколів роботи кафедри, факультету; протоколи оформляються під час засідань кафедри, факультету.

·   Розподіл в інтерактивному режимі навчального навантаження між викладачами кафедри.

·   Формування навчальних доручень викладачам і забезпечує кафедрам.

·   Організація перездачі заборгованостей студентів та документаційне оформлення цього процесу (графік перездачі, перелік заборгованостей у студента по семестру і року, формування напрямів на перездачу).

3. Навчальна частина (проректор з навчальної роботи). Особистий кабінет викладача

Планування:

· Ведення довідників зберігають основні параметри використовуваних державних освітніх стандартів, що використовуються в подальшому для підготовки робочих навчальних планів і друку диплома та додатка до диплома.

·   Підготовка, зберігання і друк робочих навчальних планів за напрямами і спеціальностями.

·   Планування навчального навантаження навчального закладу і по підрозділах.

·   Контроль навчальної роботи навчального закладу, кафедр, факультетів (успішність, заборгованості, відвідуваність занять і т.д.).

4. Особистий кабінет викладача

В особистому кабінеті викладача:

· Формує індивідуальний план своєї роботи на поточний навчальний рік.

·   Розробляє, коригує робочі навчальні програми з закріпленим на поточний навчальний рік дисциплін.

·   Розподіляє між студентами, за їх заявами, тематику курсових і дипломних робіт; документальне оформлення процедури розподілу.

·   Виконує автоматизовану генерацію екзаменаційних білетів для поточного, проміжного та підсумкового контролю; виведення квитків на друк.

5. Кадровий облік

Ця підсистема служить для організації кадрового обліку студентів і викладачів, навчально-допоміжного складу, врахування їх атестацій та підвищення кваліфікацій. Автоматизація кадрового обліку реалізована на рівні двох АРМ:

· АРМ студентів, реалізуються наступні функції:

o Оформлення та ведення особової картки студента від надходження до випуску.

o Військовий облік студентів, документальне оформлення цієї процедури.

o Надання студентам і організаціям необхідних довідок.

· АРМ викладачів, реалізуються наступні функції кадрового обліку:

o Облік викладачів, навчально-допоміжного складу кафедр інституту та аналіз кадрового забезпечення в розрізі організацій, місця роботи (штат, сумісництво), підрозділів, посад, учених звань і ступенів.

o Формування наказів на прийом, переміщення та звільнення.

o Інтеграція з програмними продуктами «1С».

o Облік підвищення кваліфікації

o Облік і планування атестацій по областям роботи (адміністративна та педагогічна).

o Військовий облік.

6. Інтеграція та інформаційні сервіси

Ця підсистема містить вбудовані в конфігурацію можливості по взаємодії з іншими програмними продуктами. Інтеграція з сучасними програмами дозволяє зробити розумну інформаційну загальнодоступність системи АСУ ВУЗ, а також представити більшість інформації в інтерактивному вигляді:

· Робота викладача в особистому кабінеті може здійснюватися через сайт навчального закладу.

·   Імпорт результатів успішності (тестування) отриманих через системи електронного (дистанційного) навчання в зведені відомості та особисту карту студента.

·   Інтеграція з «зарплатними» рішеннями фірми «1С». Кадровий облік можна вести безпосередньо в програмі АСУ ВУЗ і імпортувати дані з цих програм.