Следствия закона Парето

Лекция 5.

Таймменеджмент как наука .

Методы планирования времени

 

Тайм-менеджмент ‒ это искусство распоряжаться собственным рабочим временем. Тайм-менеджмент – это не просто составление списка неотложных дел, это и умение распределить время и нагрузку.

Известно, что на составление плана тратится около 8 минут, и при этом экономится час времени. При планировании нужно учесть следующее:

- план нужно составлять на бумаге или в виде электронного документа (а не в голове) и периодически с ним сверяться;

- оптимальный отдых – 10 минут после каждого часа работы;

- полезно и удобно использовать ежедневник.

Среди основных стратегий и правил организации времени можно выделить такие, как:

♦ способность к целеполаганию;

♦ установление временных приоритетов;

♦ делегирование полномочий;

♦ соотношение временных затрат и итоговых результатов;

♦ стратегии планирования и «резервирования» времени.

Рассмотрим психологическое содержание и значение стратегий и правил, способы реализации которых и составляют временной менеджмент.

Способность к целеполаганию. Предполагает развитие умений рационального перераспределения действий и планов во времени, готовность к разведению в пространственно-временном континууме целей реальных и целей идеальных.

Успешный тайм-менеджмент означает применение на практике методов планирования времени. Существует несколько методик планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.

Метод «Альпы» включает в себя пять стадий:

1. Составление заданий дня.

2. Оценка длительности акций.

3. Резервирование времени «про запас».

4. Принятие решений по приоритетным делам, сокращениям и перепоручению (делегирование).

5. Последующий контроль – перенос невыполненных дел.

Дневник времени представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

Этап №1. Формирование дневного задания, используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:

§ Не выполненные дела;

§ Добавившие новые задания;

§ Обязательные, важные дела;

§ Задания из плана недельного или ежемесячного планирования;

§ Непредвиденные задания.

При составлении необходимо соблюсти требованиям:

§ Важным и приоритетным делам предоставлять первые места;

§ Выделить дела непродолжительные и продолжительные;

§ Выбрать рациональный способ выполнения заданий (возможное решение по телефону, по скайпу, СМС).

Не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые задания.

Этап №2. Оцените примерное время выполнения каждого задания .
Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех.

Этап №3. Резервирование временного запаса. Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства.

Примеры:

Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете плановое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график). Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.

Допустим, заданий больше 60% спланированного времени. Для этого пересмотрите список всех дел. Выделите преимущества, делегируйте права, уменьшайте отведенное время. Если даже и после этого не удалось уменьшить до 60% спланированного времени, значит, переносите невыполненные дела на другой день.

Этап №4. Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела. Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнение.

Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и делегирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.

Этап №5 завершающая. Выполнение намеченного плана дел и контроль. Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день. Допустим, вы заметили, что какое- то дело периодически переносится. Существует два варианта: прекратить переносить — выполнить полностью. Или это задание стало не актуальным, стоит от него отказаться.

Область самоменеджмента развивается, его специалисты рекомендуют планированием дня проводить вечером, что способствует приобретению в себе уверенности и концентрирование сил на завтрашний день. Подсознательно человек перерабатывает задания и подготавливает конкретные решения. Значит, новый трудовой день будет управляемым, плодотворным, обозримым.

Таким образом, можно собственную полную жизнь рационально планировать и организовать.

Первая стадия – составление заданий. Для этого записывается под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что планируется сделать на следующий день:

- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

- невыполненное накануне;

- добавившиеся дела;

- сроки, которые надо соблюсти;

- периодически возникающие задачи.

Рекомендуется употребить при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например: В ‒ визиты, совещания; Д ‒ делегирование дел; К ‒ контроль; П ‒ в процессе, в деле; ПК ‒ поездки, командировки; ПР ‒ письменная работа, деловые письма, диктовка; С ‒ секретарь; Т ‒ телефонные разговоры; Ч ‒ процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.). Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что сотрудники фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий.

Пример метода Альпы

Допустим, вы бизнесмен, владелец крупной компанией. Невозможно, писать все поручения полностью. Поэтому, облегчаете свою работу и работу секретаря при помощи сокращенных букв, по виду конкретной деятельности.

Примеры:

В – заседание, визиты;
Д – делегирование задач;
К — проверка, наблюдение;
П- в работе, в процессе;
ПК- командировки, поездки;
ПР- диктование, рукописное деловое занятие;
С — личный секретарь;
Т — телефонные переговоры;
Ч — корреспонденция (газет, отчетов, циркуляров).

Планирование по методу Альпы список дел на день:

ПК — новое торговое место;
В — Петров (компьютерная услуга);
В — Серов (юридическая помощь);
П — изучение спроса рынка;
К — Матвеев (реализация продукции);
ПР – Черанев (запрос- письмо);
Ч — спец. журнал для руководителя:
Т — Удоев (не комплектность персонала);
Т — Денис (посещение сауны с другом).

 

Продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Отводя под определенную задачу определенное время, можно больше сосредоточиться на работе и более последовательно избавляться от помех.

Принцип Парето

При планировании рабочего дня полезно учитывать принцип дисбаланса, предложенный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Применение принципа Парето (соотношение 80:20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени. Таким образом, меньшая часть времени, усилий или ресурсов отвечает за большую часть результатов.

К примеру, люди тратят лишь 20 % времени на получение 80 % результатов работы. Получается, что целых 80 % своего времени работники тратят совершенно неэффективно. В качестве ресурсов могут выступать деньги, сотрудники, материалы или время, при этом соотношение сохраняется.

Из всех дел вашего ежедневного расписания только 20 процентов влияют на эффективность в целом. Необходимо выявить их и в первую очередь сосредоточиться на их выполнении. И эти 20% самых важных дел, которые в конечном счете дают 80% ваших результатов, но они в то же время потребляют и 80 процентов вашего времени и ресурсов.

Согласно принципу Парето - 20% товаров всего ассортимента приносят 80% прибыли компании. Очевидно, что в первую очередь стоит сконцентрироваться именно на них этих 20%.

Посчитайте, скорее всего, 80% ваших продаж приходится на 20% ваших клиентов, соответственно существуют те 20% клиентов, которые приносят 80% прибыли. Это клиенты, которые делают крупные покупки и постоянные (лояльные) клиенты.

20% усилий должно быть направлено на поиск новых покупателей, 80% на поддержание и развитие отношений с существующими покупателями,

- 80% усилий на 20% основных покупателей (дающих 80% выручки),

- 80% времени и внимания для 20% наиболее эффективных и результативных сотрудников.

Следствия закона Парето

Существует несколько следствий, естественным образом вытекающих из этого закона. Зная их, можно успешно применять принцип Парето на практике. Итак, рассмотрим эти следствия.

1. Большая часть задуманного достигается малыми усилиями.

2. Большая часть усилий или действий оказываются бесполезными для достижения желаемого результата.

3. То, что на первый взгляд выглядит логично, далеко не всегда оказывается правильным.

4. Для достижения хорошего результата чаще всего необходимо совсем немного действий.

5. Большая часть неудачных результатов зависит от малого процента неблагоприятных факторов.

6. Подавляющая часть усилий или затрат никак не влияют на достижение задуманного, по сути, являясь бесполезными.

7. Стремиться к стопроцентному результату нерационально, поскольку для этого придется затратить 100% усилий. Оптимальность – это 80% результата при 20% усилий.

Если проанализировать разные сферы жизни, то можно обнаружить закон Парето буквально везде – в экономике, в торговле, в социологии, политике, медицине и других областях. Примеры: 20% работников предприятия приносят ему 80% выгоды; 20% продаваемой продукции приносят магазину 80% прибыли; 80% времени человек использует 20% имеющихся у него вещей; 20% времени человек затрачивает на выполнение 80% дел. И таких примеров можно найти великое множество.

· Ненужные вещи. 80% всех вещей, окружающих человека (одежда в гардеробе, предметы обихода, книги, безделушки), являются абсолютно бесполезными, поскольку только захламляют квартиру и отвлекают. Заведите себе привычку безжалостно избавляться от ненужного, и вы почувствуете себя более свободно. Специалисты в области фен-шуй утверждают, что, освобождая жилище от лишних вещей, человек подготавливает место для приятных перемен в жизни.

· Расходы. Если вы серьезно проанализируете все свои финансовые затраты, то обнаружите, что только 20% всех приобретаемых вещей являются действительно необходимыми, а без остальных 80% можно спокойно обойтись. Таким образом можно существенно снизить свои расходы, направив сэкономленные средства на более важные вещи.

· Взаимоотношения. Из всего круга общения только 20% людей являются действительно важными для вас, а остальные 80% -малозначимые субъекты, с которыми вы нечасто пересекаетесь. Поэтому постарайтесь большую часть времени тратить на общение именно с этими 20% и поменьше внимания уделяйте случайным знакомым. К таким знакомым можно, например, отнести людей, с которыми вы переписываетесь в соцсетях, когда вам скучно или нечем заняться.

Задание

Попробуйте применить этот закон на практике, планируя свой день. Возьмите лист бумаги и составьте список дел на день. Сначала внесите в него дела, которые вы делаете постоянно – приготовление обеда, поход в магазин, выгуливание собаки. Перечислив все ежедневные дела, запишите задачи, которые можно выполнить сегодня, например, позвонить другу, оплатить коммунальные услуги, вымыть машину. Теперь дополните список делами, которые вы уже давно хотите сделать, но постоянно откладываете на потом. Например, разобрать завал в ящиках письменного стола, сводить ребенка в цирк, посмотреть фильм, который порекомендовали вам друзья.

После того как список составлен, рассортируйте все задачи по приоритетности – от наиболее важных к менее актуальным. Каждому делу присвойте оценку по 10-балльной шкале. Посмотрите, какие задачи для вас наиболее важны. Это и есть те дела, которые дадут вам 80% результата при затрате 20% усилий. Именно с них и нужно начинать свой день. Выполнив первостепенные дела, переходите к менее значимым. В конце дня подведите итоги. Применяя закон Парето в повседневной жизни, вы станете более организованными и научитесь затрачивать минимум усилий, получая при этом максимум результата.

 

АБВ-анализ

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:

1. Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %. Дела "А" ‒ это наиболее важные дела, которые можно выполнить только самостоятельно. Обычно они являются наиболее трудоемкими.

2. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач.

3. Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить. Нужно учесть, что установление приоритетов – важное правило эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

Анализ своих задач по методу АБВ Вы можете осуществлять следующим образом.

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т. д.) задач, для чего можно использовать схему, рекомендованную в разделе «план дня», или нижеследующий формуляр.